Immaginate: il copywriter scrive il testo in Google Docs, il designer invia il layout su Telegram, il manager fissa le scadenze in Excel e il cliente chiede di inviare tutto in un unico file via email. Risultato: il post esce dopo la scadenza, le modifiche si perdono nella corrispondenza e lo specialista SMM, invece di essere creativo, cerca di capire quale versione del testo pubblicare.
Eppure si può lavorare diversamente: senza continui passaggi tra i servizi e senza errori. È sufficiente organizzare il processo in modo che ognuno conosca il proprio ruolo e le attività si muovano secondo un sistema chiaro. Nell'articolo analizzeremo come riunire il team in un unico spazio di lavoro e trasformare il caos in un processo consolidato.
La bacheca in Postmypost
Se avete mai utilizzato Trello, il formato delle bacheche vi sarà familiare: le attività sono visualizzate come schede e si muovono tra colonne da una fase all'altra. Ma questi strumenti hanno un difetto: non sono collegati alla pubblicazione sui social media. Cioè, è comodo pianificare, ma poi bisogna tornare a correre tra i servizi: tabelle separate, messaggeri separati, un servizio separato per la pubblicazione programmata.
In Postmypost abbiamo unito tutte le fasi in un unico posto e creato una bacheca progettata per il lavoro del team SMM. Crei un post, scrivi un brief per il copywriter e il designer, approvi il materiale all'interno del team, lo mostri al cliente o al responsabile e subito fissate la data di pubblicazione. Cioè, non è necessario passare tra le applicazioni.
Ogni post sulla bacheca vive nella sua colonna. Le colonne rappresentano le fasi del processo lavorativo: "Bozza", "Creazione", "Approvazione", "Pianificazione", "Pubblicato". Ma la cosa più comoda è che possono essere personalizzate secondo il vostro formato. Ad esempio, aggiungere un passaggio separato per "Design" o "Verifica legale".
In sostanza, la bacheca in Postmypost è il percorso del post, dall'idea all'uscita sui social media. Vedi sempre in quale fase si trova e chi è responsabile. Maggiori dettagli su come lavorare con la bacheca - in questo materiale.
Fasi di lavoro
Puoi configurare le fasi da solo, ma esiste un'opzione di base - che si adatta alla maggior parte dei team.
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Bozza. Qui il project manager o lo specialista SMM raccoglie tutte le idee e le bozze. Nella scheda puoi scrivere i punti chiave, la struttura del post o un brief per il copywriter e il designer. Queste sono note rapide che in seguito si trasformeranno in contenuti. Puoi subito scegliere la data e l'ora di pubblicazione.
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Copywriting. In questa fase lo specialista scrive il testo, basandosi sul brief fornito.
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Design. Il designer, vedendo il compito dallo specialista SMM e dal copywriter, crea e allega le immagini.
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Approvazione. Quando il team è pronto a mostrare il risultato, il post viene inviato per approvazione al cliente. Lui vede solo questa fase - non si intromette nelle bozze e nelle discussioni interne.
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Pianificazione. Se al cliente piace tutto, clicca sul pulsante "Approvare" e il post passa alla fase pianificata - non è necessario pubblicare manualmente. Il servizio di autopubblicazione Postmypost farà tutto per te.
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Pubblicazione. Se il post è in questa fase, significa che è stato pubblicato con successo.
Nella sezione "Processo di lavoro" puoi modificare le fasi secondo le tue esigenze.
Affinché nessuno salti la propria fase, puoi attivare le notifiche tramite Telegram, email e push nell'app. Maggiori dettagli su questo - nelle istruzioni.
Quando il post passa, ad esempio, alla fase "Design", il designer riceve immediatamente un messaggio al riguardo. Lo stesso vale per il cliente nella fase di approvazione - riceve una notifica e può subito seguire il link.
Le notifiche possono essere impostate nella sezione "Team" nel menu a destra.
Ruoli e diritti di accesso
In Postmypost esiste un sistema di ruoli e diritti di accesso. Ogni specialista lavora nella propria area di responsabilità - il processo generale è gestito dall'amministratore.
Manager crea e modifica i post, li pubblica, lavora con l'analisi e il monitoraggio. Ma non può saltare le fasi di approvazione.
Amministratore ha il controllo completo. Gestione del progetto, accesso a tutte le funzioni e impostazioni.
Creatore è responsabile dei contenuti. Scrive testi, carica visual e partecipa alle discussioni. Ma non può pubblicare i post.
C'è anche il giudice - la persona che si occupa solo di approvare o rifiutare i materiali. Ad esempio, un avvocato.
Se i ruoli disponibili non sono sufficienti, è possibile impostare diritti flessibili.
Puoi configurare i ruoli nella sezione "Team".
Perché è vantaggioso per il team
Quando tutti lavorano in un unico spazio, il caos semplicemente non ha il tempo di sorgere. Quali altri vantaggi ci sono?
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Un servizio invece di tre. Non è più necessario saltare tra tabelle, messaggeri e Trello. Tutto vive in Postmypost.
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Risparmio di tempo. Meno passaggi e azioni superflue ci sono, più tempo rimane per la creatività e la strategia.
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Sicurezza. Le password dei social media non vengono passate di mano in mano. Tutti lavorano tramite Postmypost con il livello di accesso di cui hanno bisogno.
Prova a configurare i ruoli e le fasi di lavoro in Postmypost e noterai subito la differenza. Invece di approvazioni infinite e tabelle, avrai un sistema chiaro che risparmia tempo e nervi a tutto il team.
