Briefing

Inhalt

• Was ist ein Briefing?
• Wozu ist ein Briefing notwendig?
• Arten von Briefings
• Was sollte beim Briefing besprochen werden?
• Fehler, die vermieden werden sollten

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing ist die erste Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer, während der die wichtigsten Details des bevorstehenden Projekts besprochen werden. Dieser Prozess kann in verschiedenen Formaten stattfinden, wie zum Beispiel Befragungen, persönliche Treffen, Videoanrufe, Telefonate oder Korrespondenz über Messenger und E-Mail. Die Fragen, die für die Diskussion des Projekts formuliert werden, sind als Brief bekannt.

Interessanterweise hat der Begriff „Briefing“ für die Medien eine etwas andere Bedeutung. Es handelt sich um ein öffentliches Treffen mit Journalisten, bei dem Vertreter von Unternehmen oder Behörden wichtige Themen wie Veränderungen im Unternehmen oder politische Entscheidungen diskutieren. Solche Briefings werden durchgeführt, um aktuelle Informationen an die Medien und die Öffentlichkeit zu vermitteln.

Wozu ist ein Briefing notwendig?

Im Marketingkontext spielt das Briefing mehrere Schlüsselrollen:

• Definition des Projekts: Der Auftraggeber liefert dem Auftragnehmer wichtige Daten über sein Unternehmen, die Zielgruppe, Wettbewerber und die zu lösenden Aufgaben.
• Kalkulation von Kosten und Fristen: Basierend auf der Diskussion erstellt der Auftragnehmer ein Angebot, stimmt Rabatte ab und legt die Fristen für die Ausführung der Arbeiten fest.
• Bestimmung des Vertragspartners und Erstellung des Lastenhefts: Nach dem Briefing entscheiden die Parteien über die weitere Zusammenarbeit. Wenn eine Einigung erzielt wird, wird auf Grundlage des Briefs ein technisches Lastenheft (TLH) erstellt, das alle Details des Projekts festhält.

Zur rechtlichen Absicherung ist es ratsam, das TLH dem Vertrag beizufügen, was dem Dokument rechtliche Gültigkeit verleiht und es ermöglicht, im Falle von Streitigkeiten darauf zu verweisen.

Arten von Briefings

Briefings können nach Kommunikationsmethode klassifiziert werden:

• Persönliches Offline-Treffen: An diesem nehmen Vertreter beider Seiten teil, was es den Teilnehmern ermöglicht, sich kennenzulernen, Fragen zu stellen und das Projekt zu besprechen. Die Rollen im Team sollten im Voraus verteilt werden, um die Kommunikation effizienter zu gestalten.
• Fernkommunikation: Dazu gehören Videoanrufe, Telefonate und Korrespondenz, wobei Befragungen eines der bequemsten Formate sind. Es ist jedoch zu beachten, dass schriftliche Befragungen manchmal unzureichende Informationen liefern können.

Was sollte beim Briefing besprochen werden?

Die Themen für die Diskussion beim Briefing können je nach Art des Projekts variieren, jedoch gibt es einige allgemeine Punkte, die für alle wichtig sind:

• Allgemeine Informationen über das Unternehmen: Name, Art der Tätigkeit, Erfolge und Besonderheiten der Marke.
• Zielgruppe: Detailliertes Profil der potenziellen Kunden, einschließlich ihrer Interessen und Bedürfnisse.
• Aktuelle Probleme: Gründe für die Kontaktaufnahme mit dem Auftragnehmer.
• Ziele und Aufgaben des Projekts: Klare Definition des gewünschten Ergebnisses und der zu lösenden Aufgaben.
• Fristen und Budget: Festlegung der zeitlichen Rahmenbedingungen und Abstimmung der Honorare.
• Rollenverteilung: Klärung der Befugnisse und Verantwortlichkeiten jeder Partei.
• Risiken: Diskussion möglicher unvorhergesehener Umstände.
• Beschränkungen und Wünsche: Festlegung von Grenzen hinsichtlich zulässiger Lösungen.
• Ergebnisbewertung: Festlegung von Kriterien zur Bewertung der Effektivität der Arbeit.
• Organisatorische Punkte: Abstimmung der Kommunikationswege und -zeiten.

Fehler, die vermieden werden sollten

Eine der häufigsten Fehler ist die unzureichende Vorbereitung auf das Briefing. Der Auftraggeber sollte die Aufgaben und Probleme klar formulieren, während der Auftragnehmer möglichst viele Informationen über den Kunden sammeln sollte. Zudem sollte Kritik an der Arbeit des jeweils anderen vermieden werden, und es sollten keine Fachbegriffe verwendet werden, um die Kommunikation für alle Teilnehmer so verständlich wie möglich zu gestalten.

Darüber hinaus wird den Auftragnehmern empfohlen, im Voraus Fragen vorzubereiten, die den Anforderungen des Kunden entsprechen, insbesondere wenn das Projekt einen individuellen Ansatz erfordert. So können die Fragen für das Briefing in Content-Agenturen je nach Projektspezifik variieren.