Inhalt
- Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
- Arten von Bestätigungs-E-Mails
- Warum Bestätigungs-E-Mails versenden?
- Marketingmöglichkeiten
- Wie erstellt man eine Bestätigungs-E-Mail?
Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
Eine Bestätigungs-E-Mail, auch bekannt als Confirmation Email, ist eine automatische Transaktionsnachricht, die als Antwort auf eine Aktion des Kunden gesendet wird. Diese E-Mails dienen dazu, den Empfänger zu benachrichtigen, dass seine Aktion bemerkt, akzeptiert und bearbeitet wurde. Benutzer erwarten normalerweise, solche E-Mails zu erhalten, und öffnen sie häufig, was sie zu einem wichtigen Werkzeug in der Kommunikation mit Kunden macht.
Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Benutzer gesendet, wenn er:
- sich für einen E-Mail-Newsletter angemeldet hat;
- eine Bestellung in einem Online-Shop aufgegeben hat;
- eine Anfrage zur Teilnahme an einem Webinar hinterlassen hat;
- sich für einen Kurs angemeldet hat;
- den technischen Support kontaktiert hat.
Es ist wichtig, dass die Bestätigungs-E-Mail einfach und klar ist, alle notwendigen Informationen enthält und, wenn möglich, dem Kunden den nächsten Schritt anbietet, zum Beispiel das Abonnieren zu bestätigen, die Bestellung zu bezahlen oder zusätzliche Produkte auszuwählen.
Arten von Bestätigungs-E-Mails
Es gibt mehrere verschiedene Arten von Bestätigungs-E-Mails, von denen jede eine einzigartige Funktion erfüllt:
Bestätigung der Bestellung
Diese E-Mail wird sofort nach der Aufgabe einer Bestellung auf der Website an den Kunden gesendet. Sie enthält die wichtigsten Informationen zur Bestellung, einschließlich der Bestellnummer, der Liste der Produkte, des Betrags und des Datums der Bestellung. Es kann auch Kontaktinformationen für den Kontakt zum Geschäft angegeben werden.
Bestätigung der Zahlung
Nach der Bestätigung der Bestellung erhält der Kunde eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass seine Zahlung erfolgreich verarbeitet wurde. In dieser E-Mail kann ein Beleg oder ein Link zu einem elektronischen Dokument, das die Zahlung bestätigt, angehängt sein.
Bestätigung der Lieferung
Diese E-Mail erhält der Kunde nach Abschluss des Zahlungsprozesses. Sie enthält das Datum und den Ort der Lieferung der Bestellung sowie eine Sendungsverfolgungsnummer, falls erforderlich.
Bestätigung der Buchung
Diese E-Mail wird nach erfolgreicher Buchung einer Dienstleistung oder eines Produkts, wie z.B. eines Flugtickets oder eines Hotelzimmers, gesendet. Sie enthält wichtige Details wie das Anreise- und Abreisedatum, die Adresse des Hotels und einen Link zur Karte.
Bestätigung der Registrierung
Der Kunde erhält diese E-Mail nach der Registrierung auf der Website, die Benutzername und Passwort enthält. Sie wird auch bei der Registrierung für eine Veranstaltung, wie z.B. ein Webinar, gesendet.
Bestätigung des Abonnements
Diese Nachricht kommt, nachdem der Kunde sich für den E-Mail-Newsletter angemeldet hat. Das wichtigste Element der E-Mail ist die Schaltfläche zur Bestätigung der E-Mail-Adresse.
Bestätigung des Eingangs der Anfrage
Eine solche E-Mail wird an den Kunden gesendet, der den Support kontaktiert hat. Es ist wichtig, nicht nur den Erhalt der Anfrage zu bestätigen, sondern auch mitzuteilen, wann der Kunde mit einer Antwort rechnen kann.
Warum Bestätigungs-E-Mails versenden?
Bestätigungs-E-Mails spielen eine Schlüsselrolle in der Geschäftskommunikation und erfüllen mehrere wichtige Funktionen:
- Reduzierung der Belastung des Callcenters;
- Bereitstellung von Zuversicht für den Kunden, dass seine Bestellung oder Aktion aufgezeichnet wurde;
- Hinweis auf den nächsten Schritt im Prozess der Interaktion mit dem Unternehmen;
- Demonstration der Fürsorge um den Kunden und der Zuverlässigkeit des Unternehmens.
Marketingmöglichkeiten
Bestätigungs-E-Mails informieren nicht nur die Kunden, sondern können auch zur Erreichung von Marketingzielen eingesetzt werden:
- Start oder Steigerung von Upselling. In die E-Mail kann ein kleiner Werbeblock mit Angeboten zusätzlicher Produkte eingefügt werden;
- Persönlichen Kontakt zum Kunden herstellen durch Anfragen nach Feedback oder Erlaubnis zum Versand weiterer E-Mails;
- Datensammlung zu den Vorlieben der Kunden für besser optimierte Mailings;
- Steigerung der Markenbekanntheit durch einen einheitlichen Stil der E-Mail-Gestaltung.
Wie erstellt man eine Bestätigungs-E-Mail?
Die Erstellung einer Bestätigungs-E-Mail erfolgt in der Regel über CRM-Systeme oder spezialisierte Dienste. Der Prozess kann automatisiert werden, sodass die E-Mail sofort nach der Aktion des Kunden versendet wird. Wenn Sie sich entscheiden, sie selbst zu erstellen, folgen Sie diesen Empfehlungen:
- Wählen Sie ein einfaches und zugängliches Thema, damit der Leser sofort versteht, worum es geht;
- Erstellen Sie eine Vorlage, die zu Ihrer Marke passt, indem Sie das Logo und die Unternehmensfarben hinzufügen;
- Verfassen Sie einen kurzen und informativen Text, vermeiden Sie übermäßige Werbung;
- Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu, zum Beispiel, indem Sie dem Kunden zusätzliche Produkte anbieten;
- Geben Sie Kontaktdaten und Möglichkeiten zur Rückmeldung an;
- Überprüfen Sie, wie die E-Mail auf verschiedenen Geräten aussieht, bevor Sie sie versenden.
