Inhalt
- Was ist eine Rechnung?
- Wer muss eine Rechnung ausstellen?
- Arten und Formate von Rechnungen
- Beispiel für das Ausfüllen einer Rechnung
- Häufige Fehler bei der Ausstellung von Rechnungen
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Buchhaltungsdokument, das den Erhalt von Waren durch den Käufer bestätigt. Sie ist ein wichtiges Instrument im Geschäft und spielt eine Schlüsselrolle bei den finanziellen Transaktionen zwischen den Parteien des Geschäfts. Für den Käufer ist dieses Dokument notwendig, um eine Mehrwertsteuerrückerstattung (MwSt) zu erhalten, während der Verkäufer es verwendet, um den Betrag der MwSt, die an das staatliche Budget zu zahlen ist, zu bestimmen.
Die Rechnung enthält Informationen über die Parteien des Geschäfts, einschließlich Daten über den Käufer und den Verkäufer, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, deren Kosten sowie die Höhe der MwSt und andere wichtige Punkte. Alle angegebenen Informationen müssen aktuell sein und mit den Daten anderer Dokumente, die mit dem Geschäft verbunden sind, übereinstimmen. Es ist wichtig zu beachten, dass das Formular der Rechnung den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen muss.
Wer muss eine Rechnung ausstellen?
Wenn ein Unternehmer eine neue juristische Person registriert oder den Status eines Einzelunternehmers annehmen möchte, muss er ein Steuersystem wählen, nach dem er seine Zahlungen leisten wird. Der Staat bietet verschiedene Optionen an, wie das allgemeine Steuersystem, vereinfachte, patentierte und einheitliche landwirtschaftliche Steuer. Die Wahl des Systems hängt vom rechtlichen Status des Unternehmens und der Höhe des Einkommens im Jahr ab.
Die meisten dieser Systeme umfassen die MwSt, die eine Steuer auf den Mehrwert ist. Alle Unternehmen und Einzelunternehmer, die zur Zahlung der MwSt verpflichtet sind, müssen Rechnungen ausstellen. Die Zahlung der MwSt erfolgt auf der Grundlage der Differenz zwischen dem Preis der Ware oder Dienstleistung und den Herstellungskosten. Die Steuer wird in das Budget gezahlt, indem der Betrag der an die Lieferanten gezahlten MwSt von der Gesamtsumme der Steuerschuld abgezogen wird.
Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen bleibt bei allen Unternehmen bestehen, es sei denn, sie verkaufen Waren oder Dienstleistungen, die von der Besteuerung befreit sind. Die Liste solcher Waren und Dienstleistungen ist begrenzt und in Artikel 149 des Steuergesetzbuchs Russlands aufgeführt.
Arten und Formate von Rechnungen
Es gibt vier Hauptarten von Rechnungen: Lieferrechnung, Vorschussrechnung, Korrekturrechnung und berichtigte Rechnung. Der Lieferant ist verpflichtet, je nach konkreter Situation die entsprechende Art von Dokument auszuwählen. Zum Beispiel wird eine Vorschussrechnung ausgestellt, wenn die Zahlung vor der Lieferung der Ware eingegangen ist, während die Lieferrechnung nach der Lieferung ausgestellt wird. Im Falle von Fehlern in der ausgestellten Rechnung muss ein Korrektur- oder berichtigtes Dokument erstellt werden.
Für alle Arten, außer der Korrekturrechnung, wird dasselbe Formular verwendet. Das Korrektur-Dokument hat eine separate Vorlage. Die Gesetzgebung erlaubt die Ausstellung von Rechnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form. In der Regel wird die Erstellung dieser Dokumentation von der Buchhaltung des Unternehmens durchgeführt. Bei der Erstellung einer Papierrechnung müssen zwei Exemplare angefertigt werden, die vom Hauptbuchhalter und dem Geschäftsführer des Unternehmens unterschrieben werden.
Nach der Unterschrift wird ein Exemplar dem Käufer übergeben, während das zweite beim Verkäufer verbleibt. Beide Parteien sind verpflichtet, die Ausstellung des Dokuments in ihren Verkaufs- und Einkauf Büchern zu vermerken.
Beispiel für das Ausfüllen einer Rechnung
Die Ausstellung von Rechnungen kann unter Verwendung des elektronischen Dokumentenverkehrs (EDV) erfolgen. Dies sind spezialisierte Programme, die von den von der Föderalen Steuerbehörde (FNS) genehmigten Betreibergesellschaften verwaltet werden. Die Anbindung an die EDV ist jederzeit nach der Registrierung der juristischen Person oder des Einzelunternehmers möglich.
Der Prozess des elektronischen Dokumentenverkehrs umfasst mehrere Schritte: Der Initiator erstellt die Rechnung, signiert sie mit einer elektronischen Unterschrift und sendet sie über das EDV-Programm an den Käufer. Der Käufer erhält das Dokument, überprüft es und, wenn alles in Ordnung ist, unterschreibt es ebenfalls. Andernfalls kann er das Dokument mit Angabe der Gründe zurücksenden. Nach der Einigung über die Rechnung fügt das EDV-Programm es in die Einkaufs- und Verkaufsbücher ein.
Häufige Fehler bei der Ausstellung von Rechnungen
Es gibt häufige Fehler, die zu einer Ablehnung der MwSt-Rückerstattung führen können. Dazu gehören falsche Daten, die es der FNS erschweren, die Parteien des Geschäfts zu identifizieren oder den Namen und Preis der Waren korrekt zu bestimmen. Die häufigsten Fehler sind:
- Veraltete Daten des Käufers, z.B. falsche Adresse.
- Verwendung von Preisen aus alten Versionen von Verträgen oder Vereinbarungen.
- Falsche Wahl des Steuersatzes, z.B. 20% statt 10%.
- Nichtübereinstimmung des Namens der Ware oder Dienstleistung mit anderen Dokumenten.
- Falscher Währungscode.
Buchhalter sollten alle Angaben sorgfältig überprüfen und mit aktuellen Dokumenten abgleichen, da Fehler zu einer Ablehnung des Steuerabzugs führen können. Wenn der Käufer eine fehlerhafte Rechnung erhält, sollte er sich umgehend an den Verkäufer wenden, um die Fehler zu korrigieren.
