PDCA (Deming-Kreis)

Inhalt

• Einführung in PDCA
• Phasen des PDCA-Zyklus
• Anwendung des Deming-Zyklus
• Vorteile und Nachteile von PDCA

Einführung in PDCA

Der PDCA-Zyklus, auch bekannt als Deming-Zyklus, ist eine Methodologie, die darauf abzielt, Produkte kontinuierlich zu verbessern und Geschäftsprozesse zu optimieren. Benannt nach seinem Schöpfer Edward Deming, wurde dieser Zyklus in den 1950er Jahren entwickelt und basiert auf der von einem anderen berühmten Ökonomen, William Shewhart, vorgeschlagenen Geschäftswirtschaftskonzeption. Die Hauptidee dieses Ansatzes ist, dass Qualität der entscheidende Faktor für den Geschäftserfolg ist. Um die Qualität zu steigern, müssen die einzelnen Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Zum Beispiel ist es wichtig, alle Phasen des Verkaufstrichters zu verbessern, die Einstellungs- und Schulungsprozesse der Mitarbeiter zu optimieren und neue Werkzeuge zu testen, um den Umsatz zu steigern.

Der PDCA-Zyklus umfasst vier wesentliche Schritte: Planen (Plan), Ausführen (Do), Überprüfen (Check) und Handeln (Action). Deming schlug auch vor, die Überprüfungsphase (Check) durch die Untersuchung der Ergebnisse (Study) zu ersetzen, was manchmal dazu führt, dass der Zyklus als PDSA bezeichnet wird: „Planen, Machen, Lernen, Handeln“. Es ist wichtig zu beachten, dass PDCA nicht mit einem anderen vierstufigen Zyklus, der als HADI („Hypothese, Aktion, Daten, Schlussfolgerungen“) bekannt ist, verwechselt werden sollte, der verwendet wird, um neue Ideen zu testen und Wachstumsbereiche zu finden, jedoch nicht für die Optimierung komplexer Geschäftsprozesse geeignet ist.

Phasen des PDCA-Zyklus

1. Planen (Plan)

In der ersten Phase des PDCA-Zyklus müssen die folgenden Aspekte festgelegt werden:

• Ziel festlegen: Was und warum muss im Geschäftsbetrieb geändert werden;
• Ursachen identifizieren, die der Erreichung des gewünschten Ergebnisses im Wege stehen;
• Hypothese formulieren;
• Aktionsplan erstellen;
• Kennzahlen zur Bewertung des Fortschritts und Ergebnisses (KPI) festlegen.

Beispielsweise, wenn ein Unternehmen seine Dienstleistungen über soziale Medien bewirbt, aber einen Rückgang der Effizienz des Kanals bemerkt, könnte es eine Untersuchung durchführen, um herauszufinden, was die Besucher stört. Basierend darauf kann der Inhaltsplan aktualisiert werden, indem mehr visuelle Inhalte hinzugefügt werden, um den Umsatz auf frühere Niveaus zurückzubringen.

2. Ausführen (Do)

In dieser Phase ist es wichtig, die Ziele und die Hauptideen des Plans den Mitarbeitern zu vermitteln. Die Schlüsselpunkte der Durchführung umfassen:

• Änderungen im kleinen Maßstab vornehmen (Testgruppe und kleines Budget);
• Erfolge sowie Fehler festhalten;
• Plan anpassen, wenn einige Entscheidungen nicht funktionieren.

Zum Beispiel könnte ein Unternehmen einen neuen Inhaltsplan erstellen und zur Testung des neuen Formats den Inhalt zweimal pro Woche veröffentlichen und Statistiken zu Aufrufen und Konversionen sammeln.

3. Überprüfen (Check) oder Studieren (Study)

In dieser Phase erfolgt die Analyse der Zwischenergebnisse:

• Erhebung der Kennzahlen der Testimplementierung;
• Vergleich der Ergebnisse mit den erwarteten KPIs;
• Fortsetzung der Durchführung des Plans, wenn die KPIs erreicht wurden, andernfalls Rückkehr zum Ausgangspunkt zur Entwicklung eines neuen Plans.

Beispielsweise kann das Unternehmen nach einem Monat Arbeit Daten sammeln und feststellen, dass, obwohl die Aufrufe gestiegen sind, die gewünschten Kennzahlen nicht erreicht wurden. In diesem Fall können Analysten herausfinden, dass das Problem im unpassenden Ton des Inhalts liegt, was eine Anpassung erfordert.

4. Handeln (Action)

In der finalen Phase muss die Effektivität der Änderungen bewertet werden. Wenn die Ergebnisse positiv sind, dann:

• Die Ergebnisse in Standards und Anleitungen festhalten;
• Ein System zur Aufrechterhaltung neuer Funktionen entwickeln;
• Weitere Bereiche zur Verbesserung suchen.

Wenn die Ergebnisse unzufriedenstellend sind, sollten die Ressourcen neu verteilt und eine erneute Iteration unter Berücksichtigung neuer Daten vorbereitet werden. Beispielsweise könnte das Unternehmen neue Formate beibehalten, aber den Inhalt ändern, um besser auf die Erwartungen der Zielgruppe einzugehen.

Anwendung des Deming-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist ein universelles Modell, das es ermöglicht, große Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen, was die Überwachung ihrer Ausführung erleichtert. PDCA wird in verschiedenen Szenarien angewendet:

• Markteinführung eines neuen Produkts: Konzeptentwicklung, Implementierung auf Prototyp, Feedback sammeln und optimieren.
• Einführung neuer Geschäftswerzeuge: Testen in einer kleinen Gruppe zur Minimierung von Risiken.
• Verbesserung bestehender Prozesse: Prozesse optimieren, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Der PDCA-Zyklus kann nicht nur im Geschäft, sondern auch zur Erreichung persönlicher Ziele, wie z.B. zur Verbesserung des Zeitmanagements, angewendet werden.

Vorteile und Nachteile von PDCA

Vorteile

• Universell: In jedem Bereich anwendbar.
• Einfachheit: Besteht aus nur vier Phasen.
• Flexibilität: Ermöglicht schnelles Korrigieren von Fehlern.
• Mitarbeiterbeteiligung: Mitarbeiter sind am Verbesserungsprozess beteiligt.

Nachteile

• Dauer: Es kann viele Iterationen erfordern, um die Ziele zu erreichen.
• Keine Garantie: Nicht geeignet für Projekte, bei denen Genauigkeit beim ersten Versuch wichtig ist.