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Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali rappresenta il processo di delega di compiti lavorativi di routine a servizi di automazione specializzati. Secondo un recente sondaggio, il 74% delle aziende russe sta attivamente implementando progetti di automazione, il che testimonia un crescente interesse per il miglioramento dell'efficienza operativa.
Le aree più popolari da automatizzare includono:
- Gestione documentale (ad esempio, Diadoc, Directum)
- Contabilità (come 1C)
- Interazione con i clienti e il pubblico di riferimento (ad esempio, Bitrix24, amoCRM, Megaplan)
- Gestione dei progetti (come Jira, Asana, Trello)
Il servizio "Megaplan" offre agli utenti la possibilità di scegliere modelli per la creazione e l'automazione dei processi aziendali in base alla specificità delle loro attività.
Perché è necessaria l'automazione?
La necessità di automazione di solito sorge in condizioni di crescita aziendale. Ad esempio, se la gestione di 10 richieste al giorno può essere effettuata da un solo manager, la gestione di 100 richieste diventa un compito impegnativo che richiede l'assunzione di ulteriori dipendenti. Invece, è più efficace utilizzare l'automazione: garantisce che nessuna richiesta venga persa e consente di ridurre i costi del lavoro.
L'automazione offre una serie di vantaggi chiave:
- Aumento dei profitti: Prima di implementare l'automazione, è importante analizzare i processi aziendali attuali, identificare i punti deboli e scegliere gli strumenti necessari. Anche se i costi iniziali possono essere significativi, i benefici a lungo termine superano spesso gli investimenti.
- Ottimizzazione del lavoro dei dipendenti: Liberare tempo per compiti strategici consente all'azienda di crescere e innovare.
- Riduzione degli errori: Configurare gli algoritmi una volta consente di escludere il fattore umano dalle operazioni successive.
- Creazione di una rendicontazione finanziaria trasparente: I moderni servizi di automazione aiutano a monitorare le metriche aziendali in tempo reale e a generare report basati su dati attuali.
Automazione dei processi di marketing
L'automazione svolge un ruolo chiave nel marketing, consentendo di:
- Ottimizzare la gestione delle richieste in entrata;
- Raccogliere dati sui clienti e segmentare i pubblici;
- Gestire campagne pubblicitarie;
- Stabilire comunicazioni efficaci con i clienti.
Tutte queste azioni sono mirate a creare un efficace funnel automatizzato, che guida l'utente dalla scoperta del prodotto all'acquisto. Gli strumenti di automazione aiutano in questo processo, sostituendo i compiti di routine dei manager con algoritmi automatici.
Ad esempio, per automatizzare l'accettazione delle richieste, i marketer utilizzano strumenti come popup, chat online e chatbot. I popup sono finestre a comparsa sul sito con moduli o offerte che aiutano a raccogliere contatti per ulteriori interazioni. Le chat online e i chatbot aumentano significativamente l'efficacia del lavoro dei manager, consentendo loro di comunicare con più clienti contemporaneamente e di elaborare più richieste.
Automazione della gestione dei progetti
La gestione dei progetti senza strumenti di automazione può essere un processo laborioso. I moderni sistemi di gestione dei progetti offrono numerose possibilità di automazione, come:
- Assegnazione di compiti tramite modelli o trigger;
- Reportistica automatica sui compiti completati e scaduti;
- Notifiche ai membri del progetto su nuovi compiti e modifiche nei piani.
Queste funzioni non solo semplificano l'esecuzione dei compiti, ma aiutano anche il team a concentrarsi su aspetti più importanti del lavoro.
Come implementare l'automazione dei processi aziendali?
Per una riuscita implementazione dell'automazione, è necessario che essa porti benefici sia per l'azienda che per i dipendenti. Prima di iniziare il processo, è importante assicurarsi sui seguenti aspetti:
- Chiarezza sugli obiettivi e sugli aspetti da migliorare;
- I costi previsti per strumenti e formazione non superano il profitto atteso;
- Stabilità e chiarezza dei processi aziendali.
Dopo di che, si può passare alla fase di pianificazione. È importante analizzare il percorso del cliente e determinare quali fasi possono essere automatizzate per aumentare le vendite. Ad esempio, se un'azienda vende fiori tramite i social media, l'implementazione di un chatbot con funzione di pagamento online può semplificare notevolmente il lavoro dei manager e aumentare il numero di vendite.
In caso di difficoltà nel processo di automazione, si consiglia di contattare specialisti che possono aiutare ad analizzare i processi aziendali attuali e sviluppare un piano di automazione personalizzato.
