Contenuto
- Che cos'è il BPM?
- Vantaggi dei sistemi BPM
- A chi servono i sistemi BPM?
- Come funzionano i sistemi BPM?
- Come scegliere un sistema BPM?
- Differenze tra BPM e altri sistemi
Che cos'è il BPM?
BPM (Business Process Management) è un sistema progettato per organizzare e ottimizzare i processi aziendali in un'azienda. In parole semplici, è una piattaforma che consente di suddividere processi complessi in fasi comprensibili, nominare responsabili, creare promemoria e monitorare lo stato di avanzamento delle attività. Ad esempio, nel sistema BPM "Bitrix24" è possibile gestire il processo di "Approvazione delle fatture", aggiungendo partecipanti e definendo i risultati in ciascuna fase. La principale caratteristica del BPM è l'automazione dei processi aziendali, rendendoli più strutturati ed efficaci. Il sistema garantisce che il passaggio alla fase successiva avvenga solo dopo il completamento della fase precedente e ricorda i passaggi importanti che non possono essere trascurati.
Vantaggi dei sistemi BPM
Implementare soluzioni BPM può portare numerosi vantaggi per le aziende. Esaminiamo i principali vantaggi:
- Sistematizzazione del lavoro: Il BPM consente di visualizzare e strutturare i processi, aiutando a comprendere la sequenza delle attività e le loro scadenze.
- Precisione e trasparenza dei processi: La standardizzazione dei processi lavorativi riduce il numero di errori e consente di monitorare lo stato delle attività, semplificando la raccolta di informazioni per i dirigenti.
- Aumento della gestibilità: Il BPM semplifica il coordinamento del lavoro tra i reparti, fornendo a ciascun dipendente accesso alle informazioni aggiornate sul processo.
- Automazione delle attività ripetitive: La piattaforma può automatizzare molte attività ripetitive, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su progetti più significativi.
- Analisi e controllo: Il sistema BPM raccoglie dati su tutte le fasi di lavoro, identificando i punti deboli e consentendo di apportare correzioni.
- Flessibilità: I sistemi BPM si adattano facilmente alle esigenze dell'azienda e si integrano con altri servizi, garantendo il trasferimento automatico dei dati.
A chi servono i sistemi BPM?
I sistemi BPM sono richiesti in vari settori aziendali e sono particolarmente utili per grandi e medie imprese con una struttura complessa. Esaminiamo in quali ambiti il loro utilizzo è più attuale:
- Produzione: Per controllare tutte le fasi della produzione e gestire le scorte di materie prime.
- E-commerce: Per organizzare i processi di vendita, logistica e analisi delle performance.
- Commercio al dettaglio: Per ottimizzare la catena di approvvigionamento e migliorare il servizio clienti.
- Settore IT: Per controllare lo sviluppo di progetti e la distribuzione delle risorse.
- Settore finanziario: Per automatizzare l'elaborazione delle richieste e semplificare il lavoro con i dati dei clienti.
Come funzionano i sistemi BPM?
I sistemi BPM sono composti da tre componenti principali:
- Pannello di amministrazione: Per configurare i processi da parte degli specialisti.
- Core del sistema: Per eseguire tutti i processi definiti.
- Interfaccia utente: Per l'interazione dei dipendenti con il sistema.
Il lavoro con il BPM inizia con la modellazione dei processi utilizzando strumenti intuitivi. Successivamente, il sistema monitora l'esecuzione delle attività, invia notifiche e aggiorna i database. In tempo reale, gli utenti possono vedere gli stati di avanzamento delle attività e ricevere avvisi sulle deviazioni.
Come scegliere un sistema BPM?
Quando si sceglie un sistema BPM, è importante considerare i seguenti criteri:
- Esigenze dell'azienda: Definire quali processi richiedono ottimizzazione.
- Funzionalità: Assicurarsi che il sistema supporti le necessarie funzioni di modellazione e automazione.
- Facilità d'uso: L'interfaccia deve essere intuitiva per tutti i dipendenti.
- Flessibilità e scalabilità: Valutare quanto sia facile adattare il sistema alle specifiche esigenze dell'azienda.
- Sicurezza dei dati: Assicurarsi che il sistema garantisca la protezione delle informazioni.
- Assistenza tecnica: Prestare attenzione alla disponibilità di supporto e materiali di formazione.
- Costo: Considerare diversi formati di fornitura e i relativi costi.
Differenze tra BPM e altri sistemi
La principale differenza tra i sistemi BPM e altre soluzioni software risiede nel loro focus sui processi aziendali nel complesso. A differenza dei CRM, che sono orientati alle vendite e al marketing, il BPM copre tutti gli aspetti del processo, inclusi assunzioni, marketing, comunicazioni e logistica. Questo consente ai sistemi BPM di adattarsi flessibilmente alle esigenze dell'organizzazione e di ottimizzare l'intera azienda.
