Contenuto
- Che cos'è un briefing?
- A cosa serve un briefing?
- Tipi di briefing
- Cosa discutere durante il briefing?
- Errori da evitare
Che cos'è un briefing?
Il briefing rappresenta la comunicazione iniziale tra il committente e il fornitore, durante la quale vengono discussi i dettagli chiave del progetto imminente. Questo processo può avvenire in vari formati, come sondaggi, incontri di persona, videochiamate, telefonate o corrispondenza tramite messaggeri ed email. Le domande formulate per discutere il progetto sono conosciute come briefing.
È interessante notare che per i mezzi di comunicazione il termine "briefing" ha un significato leggermente diverso. Si tratta di un incontro pubblico con i giornalisti, in cui i rappresentanti delle imprese o delle autorità discutono temi importanti, come cambiamenti aziendali o decisioni politiche. Questi briefing si svolgono con l'obiettivo di comunicare informazioni rilevanti ai media e al pubblico.
A cosa serve un briefing?
Nel contesto del marketing, il briefing svolge diverse funzioni chiave:
- Definizione dell'essenza del progetto: Il committente fornisce al fornitore dati chiave sulla propria azienda, sul pubblico target, sui concorrenti e sulle problematiche da risolvere.
- Calcolo dei costi e dei tempi: Sulla base della discussione, il fornitore elabora un'offerta commerciale, concorda sconti e stabilisce le tempistiche di esecuzione.
- Definizione del contraente e redazione del capitolato: Al termine del briefing, le parti decidono riguardo alla futura collaborazione. Se si raggiunge un accordo, viene elaborato un capitolato tecnico basato sul briefing, che fissa tutti i dettagli del progetto.
Per protezione legale, è consigliabile allegare il capitolato al contratto, il che conferisce al documento valore legale e consente di fare riferimento ad esso in caso di controversie.
Tipi di briefing
I briefing possono essere classificati in base al modo di comunicare:
- Incontro di persona offline: In questo incontro sono presenti rappresentanti di entrambe le parti, il che consente ai partecipanti di conoscersi, porre domande e discutere il progetto. È opportuno suddividere i ruoli nel team in anticipo per una comunicazione più efficace.
- Interazione a distanza: Include videochiamate, telefonate e corrispondenza, con i sondaggi che rappresentano uno dei formati più comodi. Tuttavia, vale la pena notare che i sondaggi testuali possono talvolta fornire informazioni insufficienti.
Cosa discutere durante il briefing?
Le tematiche da discutere durante il briefing possono variare a seconda del tipo di progetto, tuttavia ci sono alcuni punti comuni che sono importanti per tutti:
- Informazioni generali sull'azienda: Nome, tipo di attività, traguardi e peculiarità del brand.
- Pubblico target: Un ritratto dettagliato dei potenziali clienti, inclusi interessi e bisogni.
- Problemi attuali: Motivi per cui ci si rivolge al fornitore.
- Obiettivi e compiti del progetto: Definizione chiara del risultato da raggiungere e delle problematiche da risolvere.
- Tempistiche e budget: Definizione dei tempi e accordo sui compensi.
- Distribuzione dei ruoli: Chiarimento delle competenze e delle responsabilità di ciascuna parte.
- Rischi: Discussione delle possibili circostanze impreviste.
- Limitazioni e desideri: Stabilire confini riguardo alle soluzioni consentite.
- Misurazione dei risultati: Definizione dei criteri per valutare l'efficacia del lavoro.
- Questioni organizzative: Concordare modalità e tempi di comunicazione.
Errori da evitare
Uno degli errori più comuni è la preparazione insufficiente al briefing. Il committente deve formulare chiaramente le problematiche e i compiti, mentre il fornitore deve raccogliere il maggior numero possibile di informazioni sul cliente. È inoltre consigliabile evitare critiche reciproche e l’uso di termini tecnici ristretti per rendere la comunicazione il più chiara possibile per tutti i partecipanti.
Inoltre, ai fornitori si consiglia di preparare in anticipo domande che siano in linea con le richieste del cliente, specialmente se il progetto richiede un approccio personalizzato. Così, nelle agenzie di contenuto, le domande per il briefing possono variare a seconda della specificità del progetto.
