Contenuto
- Che cos'è una lettera informativa?
- Obiettivi della lettera informativa
- Tipi di lettere informative
- Come redigere una lettera informativa
Che cos'è una lettera informativa?
Una lettera informativa è un messaggio commerciale che contiene informazioni ufficiali importanti su eventi e cambiamenti relativi all'azienda o al settore. Può avvisare su vari aspetti, come un cambio di dati bancari, un aggiornamento delle condizioni contrattuali o l'annuncio di eventi futuri. Nella maggior parte dei casi, tali lettere vengono utilizzate nelle newsletter via email per informare gli abbonati su notizie e eventi attuali.
Tradizionalmente, le lettere informative vengono redatte su carta, numerate e firmate dal dirigente dell'organizzazione. Tuttavia, considerando la velocità necessaria per trasmettere informazioni, le aziende ricorrono spesso all'invio di versioni elettroniche di tali lettere. Per uniformità e per migliorare l'immagine professionale, vengono sviluppati modelli specifici che rispettano lo stile aziendale o le raccomandazioni della normativa.
Obiettivi della lettera informativa
Le lettere informative vengono inviate sia da aziende private che da enti pubblici. Nell'ambito di una strategia di marketing, tali messaggi perseguono diversi obiettivi chiave:
- Informazione: Le lettere comunicano notizie importanti e cambiamenti riguardanti l'attività dell'azienda o del settore.
- Formazione dell'immagine: Aiutano a creare un'immagine e una reputazione per l'azienda agli occhi di partner e consumatori, sottolineando lo status di esperto nel proprio campo.
- Mantenimento dei contatti: Le lettere informative ricordano agli utenti del prodotto o dell'azienda, contribuendo a mantenere i contatti con i clienti.
- Attrazione di traffico: Tali lettere possono suscitare interesse e motivare i lettori a visitare il sito per ulteriori informazioni.
Rispetto alle newsletter pubblicitarie, che promuovono apertamente beni o servizi, le lettere informative trasmettono informazioni importanti senza invitare direttamente il destinatario ad agire.
Tipi di lettere informative
In base al contenuto e agli obiettivi, si distinguono diversi tipi di lettere informative:
- Notifiche: Avvisano su eventi, cambiamenti o fatti, come nuovi dati bancari o cambio di dirigente.
- Promemoria: Ricordano al destinatario la necessità di compiere determinate azioni, come il pagamento di un debito.
- Conferme: Fissano gli accordi raggiunti e registrano eventi accaduti, come il ricevimento di un pagamento o la spedizione di un bene.
- Dichiarazioni: Lettere ufficiali in cui viene espressa la posizione del mittente su una questione specifica, come la risoluzione di un contratto.
- Lettere pubblicitarie-informative: Non promuovono apertamente prodotti, ma informano su novità ed eventi, mantenendo un tono ufficiale.
Come redigere una lettera informativa
Le lettere informative possono essere suddivise in tre gruppi principali. Le lettere ufficiali a nome delle organizzazioni vengono spesso redatte su carta in conformità con le normative. Questo può essere un avviso di cambio di dati bancari o di modifica dei prezzi. La corrispondenza commerciale con i partner viene di solito condotta in modo più informale, evitando eccessiva formalità. Le newsletter via email sono redatte nello stile aziendale.
Esistono principi generali per redigere lettere informative:
- Mantenere un tono ufficiale e sobrio.
- Evita termini complessi e linguaggio burocratico.
- Struttura il testo in blocchi di significato.
- Scrivi in modo conciso e diretto, includendo tutte le informazioni necessarie.
- Controlla il testo per errori ortografici e di punteggiatura prima dell'invio.
È importante ricordare che la lettera informativa deve essere accessibile alla comprensione e redatta secondo gli standard aziendali. Un design attraente, che includa il logo e i dati standard, contribuirà a creare un'immagine più professionale dell'azienda.
