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Che cos'è una fattura?
La fattura, o conto da pagare, è un documento internazionale che il venditore emette al compratore come richiesta di pagamento. Questo documento contiene un elenco dettagliato dei servizi, le loro caratteristiche, le condizioni dell'accordo e le informazioni sui partecipanti. La fattura è una conferma che il bene o il servizio sono già stati trasferiti al compratore e che egli è obbligato a effettuare il pagamento secondo le condizioni indicate.
Per ricevere un pagamento per i servizi da clienti stranieri, non è sufficiente semplicemente emettere un conto standard. Secondo gli standard internazionali è necessario redigere una fattura. Tuttavia, va notato che la fattura non è richiesta per tutte le transazioni economiche internazionali. Ad esempio, tra i paesi dell'Unione Economica Eurasiatica (UEE) è possibile utilizzare conti normali e atti di lavoro svolto, il che esclude la necessità di fatture.
Tipi di fatture
Nella pratica internazionale si distinguono due principali tipi di fatture: fattura commerciale e fattura proforma. Esaminiamo ciascuna di esse più nel dettaglio.
Fattura commerciale
La fattura commerciale, o fattura di vendita, è un documento di accompagnamento dei beni che serve da base per il pagamento. È necessaria per il controllo valutario, in quanto conferma la legalità della ricezione di fondi dall'estero. Quando arrivano i soldi da un cliente straniero, la banca blocca temporaneamente questi fondi su un conto di transito, fornendo all'azienda 15 giorni per confermare la transazione. Il pacchetto di documenti necessari dipende dalla banca specifica e dall'importo della transazione. Ad esempio, per importi fino a 200.000 rubli è sufficiente compilare un rapporto elettronico e fornire la fattura.
Fattura proforma
La fattura proforma è un conto preliminare emesso dal venditore quando le condizioni dell'accordo non sono ancora concordate. Questo documento è necessario se il servizio viene fornito prima dell'approvazione finale di tutte le condizioni o se il cliente effettua un pagamento anticipato. Ad esempio, se un cliente desidera prenotare un posto da un web designer, può trasferire un pagamento anticipato sulla base della fattura proforma, anche se i dettagli della transazione non sono ancora stati concordati. A differenza della fattura commerciale, la proforma non contiene condizioni chiare e non richiede l'indicazione di scadenze e cifre definitive.
Come compilare correttamente una fattura
Affinché la fattura venga accettata dalla banca e i fondi vengano trasferiti sul conto dell'azienda, è necessario compilarla correttamente. L'invio tardivo o l'ignoranza della fattura possono comportare una multa fino al 100% dell'importo della transazione per violazione della legislazione valutaria. Anche se non esiste un modulo rigoroso per la fattura, nel documento devono essere indicati i seguenti dati:
- Data di emissione e numero (a piacere).
- Informazioni sul committente: nome e cognome, nome dell'azienda, indirizzo.
- Oggetto della fattura e numero di servizi.
- Descrizione dettagliata di ciascuna voce.
- Prezzo e importo totale della transazione con l'indicazione della valuta.
- Coordinate bancarie del prestatore e scadenza del pagamento.
- Modalità di trasferimento dell'oggetto della transazione.
- Firma della persona che emette la fattura.
- Timbro o sigillo (se possibile).
Il documento deve essere redatto nella lingua del committente, più spesso in inglese. È consigliabile preparare due copie - una per ciascuna parte. Potrebbe anche essere necessaria una traduzione in russo per confermare la transazione.
Esempio di fattura per servizi
Su internet è facile trovare esempi di fatture e scaricare modelli pronti. Ad esempio, ci sono modelli in formato Excel che aiutano a calcolare automaticamente l'importo finale del pagamento sulla base delle ore e dei costi indicati. Tuttavia, la soluzione più comoda è utilizzare generatori di fatture specializzati, come Zoho Invoice, dove è sufficiente inserire i dati necessari e il sistema genererà automaticamente il documento.
