Lavorare sul contenuto in grandi team non è il processo più semplice. Quando molte persone lavorano su compiti, tutto può facilmente trasformarsi in caos: materiali pubblicati per errore, confusione con le modifiche, approvazione di post sbagliati.
In queste situazioni è comodo quando il lavoro passa in modo sequenziale da una fase all'altra, da un compito all'altro. Nel nostro servizio, il flusso di lavoro è organizzato in colonne con compiti, ad esempio: "Bozza" → "Creazione" → "Pianificazione" → "Pubblicazione". Questo formato sarà familiare a chi ha lavorato con Trello o Jira.
Per ulteriore comodità e per ridurre gli errori, ogni fase può essere assegnata a un membro specifico del team. Ad esempio, i copywriter e i designer sono responsabili solo della creazione dei post, mentre il tecnico si occupa esclusivamente della verifica dei dati.
Il cliente vede solo il risultato finale, senza interferire nel processo. Il pieno controllo rimane all'amministratore del progetto: può monitorare tutte le fasi e apportare modifiche se necessario.
Grazie a questo sistema, il copywriter non potrà pubblicare accidentalmente un post invece di salvarlo: semplicemente non ha accesso a questa funzione. Il cliente non si troverà mai nella situazione in cui un post è stato pubblicato senza approvazione, perché senza la sua approvazione il materiale non passerà alla fase successiva.
Quando ogni fase è responsabilità di una persona specifica, il lavoro diventa ordinato. Vedi sempre dove si trova il post, chi è responsabile per esso e quale sarà la fase successiva. È un sistema logico che riduce al minimo il rischio di errori.
In questa guida ti spiegheremo come impostare i diritti di accesso per i membri del team, affinché siano assegnati a fasi specifiche e svolgano solo i loro compiti.
Come impostare i diritti di accesso?
Passo 1. Aggiungiamo membri al team
Accedi alla sezione "Team", clicca su "Invita" e scegli il tipo di accesso.
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Il team vede tutti i processi interni.
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Il cliente vede solo ciò che gli è destinato (ad esempio, post in fase di approvazione)
Passo 2. Scegliamo il ruolo
Abbiamo distribuito i ruoli in modo da coprire tutte le aree chiave del lavoro del team SMM — dalla creazione di contenuti senza diritti di pubblicazione alla gestione completa del progetto.
Ruoli predefiniti
Manager — crea, modifica, pubblica post, visualizza analisi e monitoraggio, ma non può saltare le fasi di approvazione.
Amministratore — accesso completo al lavoro sul progetto.
Creatore — scrive testi, carica design, partecipa a discussioni, ma non pubblica.
Approvante — approva o rifiuta solo i post (ad esempio, avvocato o tecnico).
Impostazioni flessibili (se i ruoli predefiniti non si adattano)
Diritti di pubblicazione. Può creare/modificare/eliminare post? Può pubblicare senza approvazione?
Accesso ad analisi e monitoraggio. Vede le statistiche e i commenti?
Accesso ai moduli. Può configurare integrazioni, caricare file, creare modelli?
Diritti amministrativi. Può aggiungere persone al team, modificare le impostazioni del progetto?
Passo 3. Imposta le fasi di lavoro (per un controllo completo)
Affinché il sistema funzioni perfettamente, imposta il flusso di lavoro. Come farlo è descritto nella guida precedente.
Ad esempio: Bozza — Testo — Design — Approvazione interna — Approvazione con il cliente — Pubblicazione.
Il copywriter e il designer lavorano solo nelle loro fasi, il cliente vede il post solo in fase di approvazione e il manager lo pubblica solo dopo tutte le verifiche. E se in una fase qualcosa non va, ad esempio, il cliente non ha avuto il tempo di approvare il post, il sistema non permetterà di pubblicarlo.
Conclusione
Impostare diritti e fasi di lavoro è un sistema che protegge dagli errori, accelera il lavoro e rende il processo trasparente.
Niente più chat infinite e fogli di calcolo. Niente pubblicazioni casuali o perdite di dati. Solo un processo chiaro, dove ciascuno svolge il proprio compito e il servizio aiuta a evitare errori.
Se non hai ancora impostato i ruoli, prova a farlo oggi. Noterai subito quanto sarà più semplice e confortevole lavorare.
Se hai idee o suggerimenti per migliorare il servizio, faccelo sapere! Visita la sezione "Condividi un'idea", lascia le tue proposte, vota per gli aggiornamenti e unisciti alla discussione.
