Die Arbeit an Inhalten in großen Teams ist kein einfacher Prozess. Wenn viele Menschen an Aufgaben arbeiten, kann alles schnell in Chaos umschlagen: versehentlich veröffentlichte Materialien, Verwirrung bei den Änderungen, Genehmigung der falschen Beiträge.

In solchen Situationen ist es praktisch, wenn die Arbeit schrittweise von einer Phase zur nächsten, von Aufgabe zu Aufgabe übergeht. In unserem Service ist der Arbeitsprozess in Form von Spalten mit Aufgaben organisiert, zum Beispiel: „Entwurf“ → „Erstellung“ → „Planung“ → „Veröffentlichung“. Dieses Format wird denjenigen bekannt sein, die mit Trello oder Jira gearbeitet haben.

Für noch mehr Komfort und zur Verringerung von Fehlern kann jede Phase einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden. Zum Beispiel sind die Texter und Designer nur für die Erstellung von Beiträgen verantwortlich, während der technische Spezialist ausschließlich für die Überprüfung der Daten zuständig ist.

Der Kunde sieht nur das fertige Ergebnis und greift nicht in den Prozess ein. Die volle Kontrolle bleibt beim Projektadministrator: Er kann alle Phasen verfolgen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Dank dieses Systems kann der Texter nicht versehentlich einen Beitrag veröffentlichen, anstatt ihn zu speichern – er hat einfach keinen Zugriff auf diese Funktion. Der Kunde wird nicht mit der Situation konfrontiert, dass ein Beitrag ohne Genehmigung veröffentlicht wurde, denn ohne seine Zustimmung wird das Material nicht in die nächste Phase übergehen.

Wenn für jede Phase eine bestimmte Person verantwortlich ist, wird die Arbeit geordnet. Sie sehen immer, wo sich der Beitrag befindet, wer dafür verantwortlich ist und welche Phase als Nächstes ansteht. Dies ist ein logisches System, das das Risiko von Fehlern auf ein Minimum reduziert.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie die Zugriffsrechte der Teammitglieder einrichten, sodass sie bestimmten Phasen zugewiesen werden und nur ihre Aufgaben erfüllen.

Wie richten Sie Zugriffsrechte ein?

Schritt 1. Teilnehmer zum Team hinzufügen

Gehen Sie zum Abschnitt „Team“, klicken Sie auf „Einladen“ und wählen Sie den Zugriffstyp.

• Das Team sieht alle internen Prozesse.
• Der Kunde sieht nur das, was für ihn bestimmt ist (zum Beispiel Beiträge zur Genehmigung)

Schritt 2. Rolle auswählen

Wir haben die Rollen so verteilt, dass alle wichtigen Bereiche der Arbeit des SMM-Teams abgedeckt sind – von der Erstellung von Inhalten ohne Veröffentlichungsrechte bis hin zur vollständigen Projektleitung.

Fertige Rollen

Manager – erstellt, bearbeitet, veröffentlicht Beiträge, sieht Analysen und Monitoring, kann jedoch keine Genehmigungsphasen überspringen.

Administrator – vollständiger Zugriff auf die Arbeit am Projekt.

Creator – schreibt Texte, lädt Designs hoch, nimmt an Diskussionen teil, veröffentlicht jedoch nicht.

Genehmiger – genehmigt oder lehnt Beiträge nur ab (zum Beispiel Jurist oder technischer Spezialist).

Flexible Einstellungen (wenn die fertigen Rollen nicht passen)

Veröffentlichungsrechte. Kann er Beiträge erstellen/bearbeiten/löschen? Kann er ohne Genehmigung veröffentlichen?

Zugriff auf Analysen und Monitoring. Sieht er Statistiken und Kommentare?

Zugriff auf Module. Kann er Integrationen einrichten, Dateien hochladen, Vorlagen erstellen?

Administrative Rechte. Kann er Personen zum Team hinzufügen, die Projekteinstellungen ändern?

Schritt 3. Passen Sie die Arbeitsphasen an (für vollständige Kontrolle)

Damit das System perfekt funktioniert, passen Sie den Arbeitsprozess an. Wie das geht, haben wir im vorherigen Leitfaden erklärt.

Zum Beispiel: Entwurf – Text – Design – Interne Genehmigung – Genehmigung durch den Kunden – Veröffentlichung.

Der Texter und der Designer arbeiten nur in ihren Phasen, der Kunde sieht den Beitrag nur zur Genehmigung, und der Manager veröffentlicht ihn erst nach allen Überprüfungen. Und wenn in einer Phase etwas schiefgeht, zum Beispiel der Kunde den Beitrag nicht rechtzeitig genehmigt hat, lässt das System keine Veröffentlichung zu.

Fazit

Die Einrichtung von Rechten und Arbeitsphasen ist ein System, das vor Fehlern schützt, die Arbeit beschleunigt und den Prozess transparent macht.

Keine endlosen Chats und Tabellen mehr. Keine versehentlichen Veröffentlichungen oder Datenverluste. Nur ein klarer Prozess, in dem jeder seine Aufgabe erfüllt, und der Service hilft, Fehler zu vermeiden.

Wenn Sie noch keine Rollen eingerichtet haben, versuchen Sie es heute. Sie werden sofort merken, wie viel einfacher und angenehmer die Arbeit wird.

Wenn Sie Ideen oder Vorschläge zur Verbesserung des Services haben, lassen Sie es uns wissen! Gehen Sie zum Abschnitt „Idee teilen“, hinterlassen Sie Ihre Vorschläge, stimmen Sie für Updates ab und nehmen Sie an der Diskussion teil.