«È stata apportata questa modifica?», «E dove si trova l'ultima versione del post?», «Perché la scadenza è stata superata?» — Gli specialisti SMM sentono queste domande più frequentemente di quanto vorrebbero. Tutto a causa della mancanza di un sistema di comunicazione unificato. Modifiche in chat, approvazioni via email, scadenze in Excel, idee nella testa del manager. Alla fine, inizia il caos e le scadenze vengono quasi sempre saltate. Cerchiamo di capire come correggerlo.
Cosa non va con le chat?
Sembra che modificare i post in chat sia comodo: scrivi su Telegram — e voilà, il collega riceve il commento. Ma questo funziona solo finché hai un progetto e un cliente. Poi iniziano i problemi.
Si perdono le versioni. In chat è difficile capire quale sia l'opzione di testo o design attuale. Tutte le ultime modifiche sono sparse in diversi thread, e il file finale è spesso chiamato con una serie casuale di lettere.
Non c'è una fonte unica. Il designer ha modificato l'immagine su richiesta del manager, mentre il cliente nel frattempo ha scritto commenti completamente diversi in chat. Alla fine, le modifiche si sovrappongono e si contraddicono.
Le approvazioni si confondono. Non è chiaro chi abbia dato il "via libera" — il responsabile o il cliente.
Le scadenze vivono di vita propria. Il post è pronto — ma rimane non visionato, perché il cliente non è riuscito a tornare al messaggio giusto o semplicemente lo ha perso.
La conclusione è semplice: sia il cliente, sia il freelance, sia il team trovano scomodo approvare le pubblicazioni nei messaggeri. Quali sono dunque le alternative?
Come funziona l'approvazione in Postmypost
In Postmypost è possibile impostare un sistema di approvazione. Ogni post ha uno stato che indica chi è responsabile di cosa, dove il post si è bloccato e cosa deve essere fatto per raccoglierlo in tempo.
In breve sulla meccanica
Ogni post ha una scheda e un insieme di stati — fasi del processo di lavoro. Il post si muove attraverso queste fasi: dall'idea alla pubblicazione. In ogni fase puoi impostare chi è responsabile del controllo e se sono necessarie approvazioni.
Questa potrebbe essere l'aspetto della bacheca con le fasi di lavoro.
Cosa offre questo?
- È visibile a che punto è il post e da chi è in lavorazione.
- In ogni fase c'è un responsabile.
- Lo stato "In approvazione" e la successiva pianificazione automatica impediscono al post di perdersi e di rimanere nei bozze — viene pubblicato all'orario stabilito.
- Il link al post può essere inviato al cliente senza registrazione. Potrà approvarlo con un clic o lasciare un commento direttamente in Postmypost.
Come impostare le fasi e organizzare il lavoro del team, ne abbiamo parlato in questo articolo.
Come funziona
Tutto inizia con l'impostazione delle fasi. Puoi creare il tuo processo di lavoro o utilizzare quello automatico. Ti consigliamo di utilizzare questa sequenza:
- bozza,
- testo,
- design,
- approvazione,
- pianificazione,
- pubblicazione.
È possibile configurare il processo di lavoro tramite il menu a sinistra.
Nell'editor del post puoi raccogliere il testo e il contenuto multimediale, scegliere il social network per la pubblicazione. Qui c'è anche un'anteprima. Il post appare come apparirà nel social network. Questo significa che il cliente vede non solo un testo secco in Google Docs, ma il risultato finale, come nel feed. Anche per il team è comodo — gli errori di formattazione, gli spazi vuoti e le emoji errate sono subito evidenti.
Nel menu laterale è subito chiaro come apparirà la pubblicazione.
Quando tutti gli specialisti hanno completato le loro fasi, invia il post per approvazione. Il cliente riceverà una notifica push, un'email o un messaggio da un bot su Telegram.
Perché è comodo per il cliente
L'approvazione spesso salta non dalla parte del team, ma da quella del cliente. Ha mille compiti e un sacco di chat non lette. In Postmypost, il sistema è progettato in modo che per il cliente sia il più semplice possibile approvare il post.
Non è necessario creare un account o ricordare una password. È sufficiente ricevere un link. Il cliente vedrà immediatamente il post, potrà lasciare commenti o premere il pulsante "Approva". Questo fa risparmiare tempo e semplifica il processo, quindi il cliente rimanda meno spesso il compito.
Postmypost invia notifiche via email, notifiche push nell'app e su Telegram. Questo significa che il cliente non perderà la scadenza. Se il cliente deve approvare non uno, ma una dozzina di materiali, è comunque comodo. In Postmypost c'è un feed di post, dove sono raccolti tutti i materiali in approvazione. È chiaro cosa è già stato approvato e cosa richiede attenzione.
Per impostare il ruolo del cliente, nel menu laterale apri la sezione "Team" e fai clic su "Invita nel team".
Dopo di che, indica l'email del cliente e seleziona le opzioni "Cliente" e "Approvante". Fai clic su "Invia invito".
Ulteriori dettagli su come impostare le notifiche per il team e nelle chat di gruppo, leggi in questo articolo.
Modifiche in chat e scadenze mancate — non sono una routine lavorativa, ma un processo mal strutturato. Quando non c'è un sistema unico, anche il team più forte inizia a perdere tempo solo per le comunicazioni.
Prova a costruire il tuo processo di approvazione in Postmypost — e rimarrai sorpreso di quanto rapidamente le scadenze smetteranno di saltare, e il lavoro diventerà più tranquillo e trasparente.
