Содержание
- Что такое информационное письмо?
- Задачи информационного письма
- Виды информационных писем
- Как составить информационное письмо
Что такое информационное письмо?
Информационное письмо представляет собой деловое сообщение, которое содержит важные официальные сведения о событиях и изменениях, касающихся компании или отрасли. Оно может уведомлять о различных аспектах, таких как смена реквизитов, обновление условий договора или анонс предстоящих мероприятий. В большинстве случаев такие письма используются в email-рассылках для оповещения подписчиков о новостях и актуальных событиях.
Традиционно информационные письма оформляются на бумаге, нумеруются и подписываются руководителем организации. Однако учитывая скорость, с которой требуется передавать информацию, компании часто прибегают к отправке электронных версий таких писем. Для унификации и повышения профессионального имиджа разрабатываются специальные шаблоны, которые соответствуют фирменному стилю компании или рекомендациям ГОСТа.
Задачи информационного письма
Информационные письма рассылаются как частными компаниями, так и государственными учреждениями. В рамках маркетинговой стратегии такие сообщения решают несколько ключевых задач:
- Информирование: Письма сообщают важные новости и изменения, касающиеся работы компании или отрасли.
- Формирование имиджа: Они помогают создать образ и репутацию компании в глазах партнеров и потребителей, подчеркивая статус эксперта в своей области.
- Поддержание связи: Информационные письма напоминают пользователям о продукте или компании, что способствует поддержанию контакта с клиентами.
- Привлечение трафика: Такие письма могут вызывать интерес и мотивировать читателей перейти на сайт для получения дополнительной информации.
В отличие от рекламных рассылок, которые открыто продвигают товары или услуги, информационные письма передают важную информацию, не призывая получателя к действию напрямую.
Виды информационных писем
В зависимости от содержания и целей, выделяют несколько видов информационных писем:
- Уведомления: Уведомляют о событиях, изменениях или фактах, таких как новые реквизиты или смена руководителя.
- Напоминания: Подсказывают получателю о необходимости выполнить определенные действия, например, об оплате задолженности.
- Подтверждения: Закрепляют достигнутые договоренности и фиксируют произошедшие события, такие как получение оплаты или отгрузка товара.
- Заявления: Официальные письма, в которых раскрывается позиция отправителя по конкретному вопросу, например, о расторжении договора.
- Рекламно-информационные письма: Не открыто продвигают продукты, а информируют о новинках и событиях, сохраняя официальный тон.
Как составить информационное письмо
Информационные письма можно разделить на три основные группы. Официальные письма от имени организаций чаще всего оформляются в бумажном виде в соответствии с ГОСТом. Это может быть уведомление о смене реквизитов или изменении цен. Деловая переписка с партнерами обычно ведется в более свободной форме, избегая лишней формальности. Email-рассылки оформляются в фирменном стиле компании.
Существуют общие принципы составления информационных писем:
- Сохраняйте официальный и сдержанный тон.
- Избегайте сложных терминов и канцеляризмов.
- Структурируйте текст на смысловые блоки.
- Пишите кратко и по делу, включая всю необходимую информацию.
- Проверяйте текст на наличие орфографических и пунктуационных ошибок перед отправкой.
Важно помнить, что информационное письмо должно быть доступным для восприятия, а также оформлено с учетом корпоративных стандартов. Привлекательный дизайн, включающий логотип и стандартные реквизиты, поможет создать более профессиональный имидж компании.