Contenu
- Qu'est-ce qu'une lettre d'information ?
- Objectifs de la lettre d'information
- Types de lettres d'information
- Comment rédiger une lettre d'information
Qu'est-ce qu'une lettre d'information ?
Une lettre d'information est un message professionnel qui contient des informations officielles importantes sur des événements et des changements concernant une entreprise ou un secteur. Elle peut notifier divers aspects, tels que le changement de coordonnées, la mise à jour des conditions contractuelles ou l'annonce d'événements à venir. Dans la plupart des cas, ces lettres sont utilisées dans des envois par e-mail pour informer les abonnés des nouvelles et des événements actuels.
Traditionnellement, les lettres d'information sont rédigées sur papier, numérotées et signées par le dirigeant de l'organisation. Cependant, compte tenu de la rapidité avec laquelle il est nécessaire de transmettre l'information, les entreprises ont souvent recours à l'envoi de versions électroniques de ces lettres. Pour l'uniformité et l'amélioration de l'image professionnelle, des modèles spéciaux sont élaborés, conformes à l'identité visuelle de l'entreprise ou aux recommandations de la norme.
Objectifs de la lettre d'information
Les lettres d'information sont envoyées à la fois par des entreprises privées et des institutions publiques. Dans le cadre d'une stratégie marketing, ces messages remplissent plusieurs fonctions clés :
- Information : Les lettres communiquent des nouvelles importantes et des changements concernant l'activité de l'entreprise ou du secteur.
- Création d'image : Elles contribuent à créer une image et une réputation de l'entreprise aux yeux des partenaires et des consommateurs, soulignant son statut d'expert dans son domaine.
- Maintien du contact : Les lettres d'information rappellent aux utilisateurs le produit ou l'entreprise, ce qui aide à maintenir le contact avec les clients.
- Attraction de trafic : Ces lettres peuvent susciter de l'intérêt et motiver les lecteurs à visiter le site pour obtenir plus d'informations.
Contrairement aux envois publicitaires, qui promeuvent ouvertement des produits ou des services, les lettres d'information transmettent des informations importantes sans appeler directement le destinataire à l'action.
Types de lettres d'information
Selon le contenu et les objectifs, plusieurs types de lettres d'information peuvent être distingués :
- Notifications : Elles informent des événements, des changements ou des faits, tels que de nouvelles coordonnées ou un changement de direction.
- Rappels : Elles indiquent au destinataire la nécessité d'effectuer certaines actions, par exemple, le paiement d'une dette.
- Confirmations : Elles consolident les accords atteints et enregistrent les événements survenus, tels que la réception d'un paiement ou l'expédition d'un produit.
- Déclarations : Lettres officielles qui exposent la position de l'expéditeur sur une question spécifique, par exemple, concernant la résiliation d'un contrat.
- Lettres publicitaires et informatives : Elles ne promeuvent pas ouvertement des produits, mais informent des nouveautés et des événements tout en conservant un ton officiel.
Comment rédiger une lettre d'information
Les lettres d'information peuvent être divisées en trois groupes principaux. Les lettres officielles au nom des organisations sont le plus souvent rédigées sur papier conformément à la norme. Cela peut être une notification de changement de coordonnées ou de modification des prix. La correspondance commerciale avec les partenaires est généralement menée dans un format plus libre, évitant une formalité excessive. Les envois par e-mail sont rédigés dans le style de l'entreprise.
Il existe des principes généraux pour rédiger des lettres d'information :
- Maintenez un ton officiel et réservé.
- Évitez les termes complexes et le jargon bureaucratique.
- Structurez le texte en blocs de sens.
- Écrivez de manière concise et pertinente, en incluant toutes les informations nécessaires.
- Vérifiez le texte pour détecter les fautes d'orthographe et de ponctuation avant l'envoi.
Il est important de se rappeler qu'une lettre d'information doit être accessible à la compréhension et rédigée en tenant compte des normes d'entreprise. Un design attrayant, incluant le logo et les coordonnées standard, aidera à créer une image plus professionnelle de l'entreprise.
