Inhalt
- Was ist ein Dankesschreiben?
- Warum und an wen werden Dankesschreiben gerichtet?
- Arten von Dankesschreiben
- Aufbau eines Dankesschreibens
- Besonderheiten elektronischer Dankesschreiben
Was ist ein Dankesschreiben?
Ein Dankesschreiben ist ein Dokument, in dem Dankbarkeit gegenüber einem bestimmten Unternehmen, Team oder Individuum für geleistete Arbeit, erfolgreiche Zusammenarbeit oder erhaltene Hilfe ausgedrückt wird. Es ist mehr als nur ein Text – es ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur und ein effektives Marketinginstrument. Solche Briefe können sowohl in Papierform als auch elektronisch versendet werden, oft werden sie gestaltet und an sichtbaren Stellen im Büro ausgehängt, um an die Leistungen zu erinnern und ein positives Unternehmensimage zu schaffen.
Warum und an wen werden Dankesschreiben gerichtet?
Das Ziel des Schreibens eines Dankesschreibens ist die Stärkung der Geschäftsbeziehungen und die Schaffung eines positiven Images unter Mitarbeitern, Partnern und Kunden. Solche Nachrichten können auch dienen zur:
- Erinnerung an das Unternehmen;
- Hervorhebung im Wettbewerb;
- Einbindung des Empfängers, was die Loyalität erhöht;
- Werbung für Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens.
Empfänger von Dankesschreiben können sein:
- Bestimmte Mitarbeiter und Kunden;
- Abteilungen oder Teams innerhalb der Organisation;
- Das gesamte Unternehmen.
Arten von Dankesschreiben
Es gibt drei Haupttypen von Dankesschreiben:
- Briefe an Mitarbeiter: Diese Briefe betonen die Leistungen und den Beitrag bestimmter Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens. Sie helfen, ein Gefühl der Wertschätzung bei den Mitarbeitern zu schaffen und motivieren sie zu weiterer produktiver Arbeit.
- Dankesschreiben an Kunden: Sie zielen darauf ab, die Loyalität zu stärken und Gelegenheitskäufer in Stammkunden zu verwandeln. Die Gründe für Dankbarkeit können vielfältig sein, von erfolgreichen Geschäften bis hin zur Anmeldung für Newsletter.
- Dankesschreiben an Partner: Diese Briefe dienen der Pflege guter Beziehungen zu Auftragnehmern und können als soziale Beweise verwendet werden.
Aufbau eines Dankesschreibens
Obwohl ein Dankesschreiben ein offizielles Dokument ist, gibt es keine strengen Anforderungen an seine Gestaltung. Es gibt jedoch allgemein akzeptierte Regeln, die beachtet werden sollten:
- Kopfzeile: Dies ist der Bereich, in dem die Informationen über den Absender platziert werden, einschließlich Logo, Name und Kontaktdaten.
- Überschrift: In Papierbriefen kann die Überschrift „Dankesschreiben“ oder „Dankbarkeit“ lauten, während sie in elektronischen Versionen oft weggelassen wird.
- Anrede: Eine personalisierte Anrede an den Empfänger, die eine wärmere Atmosphäre schafft.
- Hauptinhalt: Hier wird der Dank selbst ausgedrückt und auf konkrete Leistungen hingewiesen.
- Unterschrift: Am Ende wird angegeben, wer das Schreiben tatsächlich verfasst hat, mit einer obligatorischen Unterschrift und einem Stempel in der Papierform.
Besonderheiten elektronischer Dankesschreiben
Elektronische Dankesschreiben sind ein wichtiges Werkzeug im E-Mail-Marketing. Sie können automatisch als Antwort auf verschiedene Aktionen von Kunden, wie z.B. die Bezahlung einer Bestellung oder die Anmeldung zum Newsletter, versendet werden. Die wichtigsten Merkmale elektronischer Briefe sind:
- Betreff und Preheader: Diese Elemente sind das Erste, was der Empfänger sieht, daher ist es wichtig, bereits hier den Dank auszudrücken.
- Personalisierung: Verwenden Sie automatische Platzhalter für den Namen und andere Daten des Kunden, um das Schreiben individueller zu gestalten.
- Einfache Sprache: In elektronischen Briefen sollte man komplizierte Formulierungen vermeiden und einen informelleren Kommunikationsstil wählen.
Elektronische Dankesschreiben können ein effektives Instrument zur Bewerbung zusätzlicher Produkte und Dienstleistungen sein, da sie die Möglichkeit für unaufdringliche Werbung schaffen.
