Содержание
Что такое инвойс?
Инвойс, или счет на оплату, представляет собой международный документ, который продавец выставляет покупателю в качестве требования к оплате. Этот документ содержит детализированный перечень услуг, их характеристики, условия сделки и информацию о ее участниках. Инвойс является подтверждением того, что товар или услуга уже переданы покупателю, и он обязан произвести оплату в соответствии с указанными условиями.
Для того чтобы получить оплату за услуги от иностранных клиентов, недостаточно просто выставить стандартный счет. В соответствии с международными стандартами необходимо оформлять инвойс. Однако стоит отметить, что инвойс не требуется для всех внешнеэкономических сделок. Например, между странами Евразийского экономического союза (ЕАЭС) можно использовать обычные счета и акты выполненных работ, что исключает необходимость в инвойсах.
Типы инвойсов
В международной практике выделяют два основных типа инвойсов: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс, или инвойс-фактура, представляет собой товаросопроводительный документ, который служит основанием для осуществления оплаты. Он необходим для валютного контроля, так как подтверждает легальность получения средств из-за границы. При поступлении денег от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете, предоставляя компании 15 дней для подтверждения сделки. Пакет необходимых документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Например, для сумм до 200 тысяч рублей достаточно заполнить электронный отчет и предоставить инвойс.
Проформа-инвойс
Проформа-инвойс — это предварительный счет, который выставляется продавцом, когда условия сделки еще не согласованы. Этот документ необходим, если услуга предоставляется до окончательного утверждения всех условий или если клиент вносит предоплату. Например, если клиент хочет забронировать место у веб-дизайнера, он может перевести предоплату на основании проформа-инвойса, даже если детали сделки еще не согласованы. В отличие от коммерческого инвойса, проформа не содержит четких условий и не требует указания окончательных сроков и цифр.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы инвойс был принят банком и средства были переведены на счет компании, его необходимо правильно заполнить. Несвоевременная отправка или игнорирование инвойса может привести к штрафу до 100% от суммы сделки за нарушение валютного законодательства. Хотя строгой формы инвойса не существует, в документе должны быть указаны следующие сведения:
- Дата оформления и номер (по желанию).
- Сведения о заказчике: ФИО, наименование компании, адрес.
- Предмет инвойса и количество услуг.
- Детальное описание каждой позиции.
- Цена и общая сумма сделки с указанием валюты.
- Реквизиты банковского счета исполнителя и срок платежа.
- Порядок передачи предмета сделки.
- Подпись лица, выставляющего инвойс.
- Штамп или печать (по возможности).
Документ должен быть оформлен на языке заказчика, чаще всего на английском. Рекомендуется подготовить два экземпляра — по одному для каждой стороны. Также может понадобиться перевод на русский язык для подтверждения сделки.
Образец инвойса на услуги
В интернете можно легко найти примеры инвойсов и скачать готовые шаблоны. Например, есть шаблоны в формате Excel, которые помогут автоматически рассчитать итоговую сумму оплаты на основании указанных часов и стоимости. Однако наиболее удобным решением является использование специальных генераторов инвойсов, таких как Zoho Invoice, где достаточно ввести необходимые данные, и система автоматически сформирует документ.