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Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung, oder Zahlungsaufforderung, ist ein internationales Dokument, das der Verkäufer dem Käufer als Zahlungsforderung ausstellt. Dieses Dokument enthält eine detaillierte Auflistung der Dienstleistungen, deren Merkmale, die Bedingungen des Geschäfts und Informationen über die Beteiligten. Die Rechnung ist der Nachweis, dass die Ware oder Dienstleistung bereits an den Käufer übergeben wurde und dieser verpflichtet ist, die Zahlung gemäß den angegebenen Bedingungen zu leisten.
Um eine Zahlung für Dienstleistungen von ausländischen Kunden zu erhalten, reicht es nicht aus, einfach eine Standardrechnung auszustellen. Gemäß internationalen Standards muss eine Rechnung erstellt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass eine Rechnung nicht für alle Außenwirtschaftsgeschäfte erforderlich ist. Beispielsweise können zwischen den Ländern der Eurasischen Wirtschaftsunion (EAWU) gewöhnliche Rechnungen und Leistungsnachweise verwendet werden, was die Notwendigkeit von Rechnungen ausschließt.
Arten von Rechnungen
In der internationalen Praxis werden zwei Hauptarten von Rechnungen unterschieden: die Handelsrechnung und die Proforma-Rechnung. Lassen Sie uns jede dieser Arten näher betrachten.
Handelsrechnung
Die Handelsrechnung, oder Rechnungsfaktura, ist ein Begleitdokument für Waren, das als Grundlage für die Durchführung der Zahlung dient. Sie ist für die Währungsüberwachung notwendig, da sie die Legalität des Erhalts von Mitteln aus dem Ausland bestätigt. Bei Eingang von Geldern von einem ausländischen Kunden blockiert die Bank diese Mittel vorübergehend auf einem Transitskonto und gibt dem Unternehmen 15 Tage Zeit zur Bestätigung des Geschäfts. Das Paket der erforderlichen Dokumente hängt von der jeweiligen Bank und der Höhe des Geschäfts ab. Beispielsweise reicht für Beträge bis 200.000 Rubel die Ausfüllung eines elektronischen Berichts und die Vorlage der Rechnung aus.
Proforma-Rechnung
Die Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vom Verkäufer ausgestellt wird, wenn die Bedingungen des Geschäfts noch nicht vereinbart sind. Dieses Dokument ist notwendig, wenn die Dienstleistung vor der endgültigen Genehmigung aller Bedingungen erbracht wird oder wenn der Kunde eine Vorauszahlung leistet. Beispielsweise kann ein Kunde, der einen Platz bei einem Webdesigner reservieren möchte, eine Vorauszahlung auf der Grundlage der Proforma-Rechnung leisten, auch wenn die Einzelheiten des Geschäfts noch nicht vereinbart sind. Im Gegensatz zur Handelsrechnung enthält die Proforma keine klaren Bedingungen und erfordert keine Angabe endgültiger Fristen und Zahlen.
Wie man eine Rechnung richtig ausfüllt
Damit die Rechnung von der Bank akzeptiert wird und die Mittel auf das Konto des Unternehmens überwiesen werden, muss sie korrekt ausgefüllt werden. Eine verspätete Einreichung oder das Ignorieren der Rechnung kann zu einer Geldstrafe von bis zu 100 % des Betrags des Geschäfts wegen Verstoßes gegen das Währungsrecht führen. Obwohl es kein strenges Formular für Rechnungen gibt, müssen im Dokument die folgenden Angaben gemacht werden:
- Datum der Ausstellung und Nummer (nach Wunsch).
- Angaben zum Auftraggeber: Name, Firmenbezeichnung, Adresse.
- Gegenstand der Rechnung und Anzahl der Dienstleistungen.
- Detaillierte Beschreibung jeder Position.
- Preis und Gesamtsumme des Geschäfts mit Angabe der Währung.
- Bankverbindung des Auftragnehmers und Zahlungsfrist.
- Übergabemodus des Gegenstands des Geschäfts.
- Unterschrift der Person, die die Rechnung ausstellt.
- Stempel oder Siegel (wenn möglich).
Das Dokument sollte in der Sprache des Auftraggebers verfasst sein, häufig auf Englisch. Es wird empfohlen, zwei Exemplare vorzubereiten - eines für jede Seite. Es kann auch eine Übersetzung ins Russische erforderlich sein, um das Geschäft zu bestätigen.
Beispiel einer Rechnung für Dienstleistungen
Im Internet kann man leicht Beispiele für Rechnungen finden und fertige Vorlagen herunterladen. Zum Beispiel gibt es Vorlagen im Excel-Format, die helfen, den Gesamtbetrag der Zahlung automatisch basierend auf den angegebenen Stunden und Kosten zu berechnen. Eine der bequemsten Lösungen ist jedoch die Verwendung spezieller Rechnungsgeneratoren wie Zoho Invoice, bei denen es ausreicht, die erforderlichen Daten einzugeben, und das System automatisch das Dokument erstellt.
