Contenido
¿Qué es una factura?
Una factura, o cuenta por cobrar, es un documento internacional que el vendedor emite al comprador como requerimiento de pago. Este documento contiene un listado detallado de los servicios, sus características, las condiciones del trato y la información sobre los participantes. La factura es una confirmación de que el bien o servicio ya ha sido entregado al comprador, y él está obligado a realizar el pago de acuerdo con las condiciones indicadas.
Para recibir el pago por servicios de clientes extranjeros, no es suficiente con emitir una factura estándar. De acuerdo con las normas internacionales, es necesario emitir una factura. Sin embargo, vale la pena señalar que no se requiere factura para todas las transacciones de comercio exterior. Por ejemplo, entre los países de la Unión Económica Euroasiática (UEE) se pueden utilizar cuentas ordinarias y actas de trabajos realizados, lo que excluye la necesidad de facturas.
Tipos de facturas
En la práctica internacional se distinguen dos tipos principales de facturas: la factura comercial y la factura proforma. Vamos a examinar cada una de ellas en detalle.
Factura comercial
La factura comercial, o factura proforma, es un documento de acompañamiento de mercancías que sirve como base para realizar el pago. Es necesaria para el control de divisas, ya que confirma la legalidad de la recepción de fondos desde el extranjero. Al recibir dinero de un cliente extranjero, el banco bloquea temporalmente estos fondos en una cuenta de tránsito, brindando a la empresa 15 días para confirmar la transacción. El paquete de documentos necesarios depende del banco específico y del monto de la transacción. Por ejemplo, para montos de hasta 200 mil rublos, basta con completar un informe electrónico y proporcionar la factura.
Factura proforma
La factura proforma es un presupuesto preliminar que emite el vendedor cuando las condiciones del trato aún no se han acordado. Este documento es necesario si el servicio se proporciona antes de la aprobación final de todas las condiciones o si el cliente realiza un pago anticipado. Por ejemplo, si un cliente desea reservar un lugar con un diseñador web, puede transferir un pago anticipado basado en la factura proforma, incluso si los detalles del acuerdo aún no están acordados. A diferencia de la factura comercial, la proforma no contiene condiciones claras y no requiere la indicación de plazos y cifras definitivas.
Cómo llenar correctamente una factura
Para que la factura sea aceptada por el banco y los fondos se transfieran a la cuenta de la empresa, es necesario llenarla correctamente. El envío tardío o la ignorancia de la factura pueden resultar en una multa de hasta el 100% del monto de la transacción por violación de la legislación cambiaria. Aunque no existe un formato estricto para la factura, en el documento deben figurar los siguientes datos:
- Fecha de emisión y número (opcional).
- Datos del cliente: nombre completo, nombre de la empresa, dirección.
- Objeto de la factura y cantidad de servicios.
- Descripción detallada de cada ítem.
- Precio y monto total de la transacción con indicación de la moneda.
- Datos bancarios del ejecutor y plazo de pago.
- Forma de entrega del objeto del trato.
- Firma de la persona que emite la factura.
- Sello o estampilla (si es posible).
El documento debe estar redactado en el idioma del cliente, siendo el inglés el más común. Se recomienda preparar dos copias, una para cada parte. También puede ser necesario un traducción al español para la confirmación de la transacción.
Ejemplo de factura por servicios
En Internet se pueden encontrar fácilmente ejemplos de facturas y descargar plantillas listas. Por ejemplo, hay plantillas en formato Excel que ayudarán a calcular automáticamente el monto total del pago en base a las horas y costos indicados. Sin embargo, la solución más conveniente es utilizar generadores de facturas especiales, como Zoho Invoice, donde solo es necesario ingresar los datos requeridos y el sistema generará automáticamente el documento.
