«Эту правку внесли?», «А где последняя версия поста?», «Почему дедлайн просрочили?» — SMM-специалисты слышат эти вопросы чаще, чем хотелось бы. Все из-за того, что нет единой системы коммуникации. Правки в чате, согласования на почте, сроки в Excel, идеи в голове у менеджера. В итоге начинается суматоха и дедлайны почти всегда сорваны. Разбираемся, как это исправить.
Что не так с чатами?
Кажется, что править посты в чате удобно: написал в Telegram — и вот уже коллега получил комментарий. Но это работает, только пока у вас один проект и один заказчик. Дальше начинаются проблемы.
Теряются версии. В чате сложно понять, какой вариант текста или дизайна актуальный. Все последние правки лежат в разных ветках, а финальный файл чаще всего назван случайным набором букв.
Нет единого источника. Дизайнер поправил картинку по просьбе менеджера, а клиент в это время написал совсем другие комментарии в чате. В итоге правки пересекаются и противоречат друг другу.
Согласование путается. Непонятно, кто дал «добро» — руководитель или клиент.
Дедлайны живут своей жизнью. Пост готов — но лежит непросмотренным, потому что клиент не успел вернуться к нужному сообщению или просто его пропустил.
Вывод простой: и заказчику, и фрилансеру, и команде неудобно согласовывать публикации в мессенджерах. Какие же есть альтернативы?
Как работает согласование в Postmypost
В Postmypost можно настроить систему согласования. У каждого поста появляется статус, по которому видно, кто за что отвечает, где пост застрял и что нужно сделать, чтобы успеть собрать его вовремя.
Коротко о механике
У каждого поста есть карточка и набор статусов — этапов рабочего процесса. Пост движется по этим этапам: от идеи до публикации. На каждом этапе можно настроить, кто отвечает за проверку и нужны ли согласования.
Так может выглядеть доска с этапами работы.
Что это дает?
- Видно, на каком этапе пост и у кого он в работе.
- На каждом этапе есть ответственный.
- Статус «На согласовании» и последующее автоматическое планирование не дают посту потеряться и зависнуть в черновиках — он публикуется в назначенное время.
- Ссылку на пост можно отправить клиенту без регистрации. Он утвердит все одним кликом или оставит комментарий прямо в Postmypost.
Как настроить этапы и выстроить работу команды, мы писали в этой статье.
Как это работает
Все начинается с настройки этапов. Вы создаете собственный рабочий процесс или пользуетесь автоматическим. Мы советуем использовать такую последовательность:
- черновик,
- текст,
- дизайн,
- согласование,
- планирование,
- публикация.
Настроить рабочий процесс можно через меню слева.
В самом редакторе поста можно собрать текст и медиаконтент, выбрать соцсеть для публикации. Здесь же есть предпросмотр. Пост отображается так же, как будет выглядеть в соцсети. Это значит, что клиент видит не сухой текст в Google Docs, а финальный результат, как в ленте. Команде это тоже удобно — сразу заметны ошибки в форматировании, лишние пробелы и неверные эмодзи.
В боковом меню сразу видно, как будет выглядеть публикация.
Когда все специалисты выполнили свои этапы, отправьте пост на согласование. Клиент получит push, e-mail или сообщение от бота в Telegram.
Чем это удобно для клиента
Согласование часто срывается не на стороне команды, а на стороне клиента. У него тысяча задач и куча непрочитанных чатов. В Postmypost система устроена так, чтобы заказчику было максимально просто согласовать пост.
Ему не нужно создавать аккаунт или запоминать пароль. Достаточно получить ссылку. Клиент сразу увидит пост, сможет оставить комментарии или нажать кнопку «Согласовать». Это экономит время и упрощает процесс, поэтому заказчик реже откладывает задачу.
Postmypost присылает уведомления по e-mail, push в приложении и в Telegram. Это значит, что клиент не пропустит задачу. Если клиенту нужно согласовать не один, а десяток материалов, это тоже удобно. В Postmypost есть лента постов, где собраны все материалы на согласовании. Видно, что уже утверждено, а что требует внимания.
Чтобы настроить роль клиента, в боковом меню откройте раздел «Команда» и нажмите «Пригласить в команду».
После этого укажите почту заказчика и выберите вариант «Клиент» и «Утверждающий». Нажмите «Отправить приглашение».
Подробнее о том, как настроить уведомления для команды и в групповых чатах, читайте в этом материале.
Правки в чатах и сгоревшие дедлайны — это не рабочая рутина, а плохо выстроенный процесс. Когда нет единой системы, даже самая сильная команда начинает тратить время только на переписки.
Попробуйте выстроить свой процесс согласования в Postmypost — и вы удивитесь, как быстро дедлайны перестанут срываться, а работа станет спокойнее и прозрачнее.
