Top.Mail.Ru
Съешьте жабу и заведите помидор: как управлять временем с помощью тайм-менеджмента
RU EN

Съешьте жабу и заведите помидор: как управлять временем с помощью тайм-менеджмента

14.03.2024
Читать 23 Минуты
Блог
Назад

Время — самый ценный ресурс, поэтому важно использовать его эффективно. Поговорим о техниках управления временем, которые повысят вашу личную эффективность.

Содержание

Что такое тайм-менеджмент

Зачем нужен тайм-менеджмент

Что может быть «пожирателем времени»

Техники тайм-менеджмента

Заключение

Что такое тайм-менеджмент

Это наука и практика управления временем. Она помогает людям правильно распределять свои ресурсы, чтобы достигать цели, выполнять задачи и держать под контролем свое рабочее время и жизнь в целом. Задача тайм-менеджмента — помочь человеку рационально использовать времени и не допустить ненужных потерь и отвлечений.

pexels-thegiansepillo-7228442.jpg

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

Зачем нужен тайм-менеджмент

Ответ прост: чтобы улучшить продуктивность, успевать делать больше дел за меньший срок, достигать целей и быть более организованным. Также тайм-менеджмент помогает бороться с прокрастинацией, отвлекающими факторами и стрессом, связанным с нехваткой времени.

Что может быть «пожирателем времени»

Существует специальный термин, обозначающий «пожирателей времени» — это хронофаг. Если ваше занятие не дает полноценного отдыха или пользы, это — хронофаг. Самых распространенных пожирателей времени лучше знать в лицо, чтобы не поддаваться им. Вот они.

pexels-pixabay-39396 (1).jpg

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

Интернет: видео в TikTok и YouTube, новостные и развлекательные каналы в Telegram, ленты в соцсетях… Все это и многое другое отнимает время от полезных дел, отнимает физические и эмоциональные силы.

Телевидение: бесконечные сериалы и ток-шоу заставляют сопереживать героям. А дела так и остаются несделанными.

Игры: не важно, в телефоне или на десктопе, они одинаково отнимают время. В том числе и время на восстановление сил.

Общение: сюда относятся и созвоны с коллегами, и разговоры с родственниками, общение в мессенджерах. Научитесь отделять важные разговоры от тех, которые можно перенести.

Непреодолимые силы: пробки, погода, сгоревший компьютер — все это отнимет время от важного дела. Но бороться с этим невозможно.

Postmypost — Первый сервис для ведения СММ-проектов с искуственным интеллектом!
Составляй контент-план с помощью ИИ, планируй посты на месяц вперед — попробуй 7 дней свободы бесплатно!
Попробовать бесплатно

Личностные качества: неумение отказывать и желание быть всем полезным, чрезмерная медлительность и спешка, неумение расставлять приоритеты.

Прокрастинация: это не лень, а подсознательное желание отложить выполнение важной задачи. Обычно это происходит по нескольким причинам:

  • задача слишком сложная или есть несколько задач, для которых сложно определить приоритет;
  • усталость;
  • недостаточная мотивация.

Техники тайм-менеджмента

Существует немало техник управления временем. Давайте разберем самые распространенные и определим, какие из них могут быть полезными именно вам.

Планирование

Планирование — определенная последовательность действий и задач, которые необходимо выполнить для достижения цели. Благодаря планированию можно рационально распределить время и усилия для выполнения задач. Главное правило этой техники — планировать ровно столько дел, сколько вы в состоянии выполнить за день. Лучше перевыполнить план и почувствовать себя героем, чем не выполнить и почувствовать себя неудачником.

Для планирования лучше всего подходят ежедневники или планировщики, причем как в «бумажном виде», так и в виде приложения или сервиса.

Планирование делится на несколько видов:

Долгосрочное — обычно, определяет основные цели и приоритеты на несколько месяцев или даже лет вперед.

Среднесрочное — задачи на несколько недель.

Краткосрочное — ежедневные обязательства.

Кстати, составить контент-план можно при помощи Postmypost AI. Нейросеть за несколько секунд напишет контент-план, а если необходимо- сгенерирует идеи для сторис и рилс, напишет сценарии для них и тексты для постов

Чем полезна техника

  • Помогает распределить временные и трудовые ресурсы между разными задачами, что повышает эффективность работы и снижает вероятность перегрузки.
  • Позволяет определить наиболее важные задачи, что помогает сосредоточить на них своё внимание.
  • Планирование бывает гибким, что даёт возможность действовать спонтанно и успешно адаптироваться к изменяющимся условиям.
  • Делает задачи более конкретными, что облегчает их выполнение.

Принцип помидора

Методику придумал Франческо Чирилло в 1980-х годах. Названа она так в честь кухонного таймера, оформленного в виде помидора.

Основная идея принципа помидора заключается в том, чтобы разделить работу на короткие интервалы, называемые «помидоры», продолжительностью 25 минут. После каждого «помидора» следует короткий перерыв на 5 минут, а после четырёх «помидоров» — длинный перерыв на 15-30 минут.

Чем полезна техника

  • Позволяет сосредоточиться на одной задаче за раз и повысить производительность.
  • Помогает контролировать работу и не дает отвлекаться на посторонние дела.
  • Несмотря на то, что каждый «классический» интервал длится 25 минут, его можно изменять продолжительность в зависимости от сложности задачи.
pexels-karolina-grabowska-4968719.jpg

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

SMART

Это акроним, который описывает цели и задачи в тайм-менеджменте. SMART состоит из пяти ключевых элементов:

  • Specific (конкретный);
  • Measurable (измеримый);
  • Achievable (достижимый);
  • Relevant (значимый);
  • Time-bound (ограниченный во времени).

Суть техники заключается в том, чтобы ставить перед собой задачи — конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени. Это помогает сделать задачи более понятными и облегчает их выполнение.

Чем полезна техника

  • Помогает сосредоточиться на конкретных результатах, что повышает вероятность их достижения.
  • Имеет чёткие критерии измерения, что позволяет отслеживать прогресс и оценивать результаты.
  • Требует постановки реалистичных целей, что снижает риск неудачи и повышает мотивацию.
  • Имеет значение для организации или индивида, что увеличивает мотивацию и приверженность их достижению.
  • Имеет конкретные сроки выполнения, что помогает организовать работу и контролировать процесс достижения целей.

Закон Парето

Основная идея этой техники заключается в сосредоточении на выполнении задач, которые наиболее важны, так как дают отдачу. Задач, которые не приносят значительных результатов, согласно закону Парето, можно избегать.

Вильфредо Парето вывел закон, который гласит: 80% результатов достигаются за счет 20% усилий. Например, 20% команды выполняют основную часть работы, 20% эффективных действий сработают на достижение 80% результата.

Одним из эффективных инструментов для достижения результата по регулярному выходу публикаций в соцсетях является Postmypost. В сервисе можно запланировать публикации на любое время и день и таким образом сэкономить как собственные усилия, так и время на выполнение задач.

Чем полезна техника

  • Помогает сосредоточить внимание задачах, которые более важны. Это позволяет эффективно использовать собственные силы.
  • Позволяет выявить приоритетные задачи, которые приносят наибольшую отдачу.
  • Помогает в определении областей, требующих улучшения производительности.

Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Эйзенхауэр создал матрицу распределения задач в зависимости от их приоритета. Возьмите ручку и нарисуйте на листке бумаги квадрат, разделенный на четыре части. Затем оцените каждую задачу, ответил всего на два вопроса: «Это срочная задача?» и «Это важная задача?». После этого определите, к какой категории она относится.

  • Срочно и важно: задачи, требующие срочного решения, их нельзя откладывать. Это могут быть срочные вопросы на работе, решение неотложных проблем со здоровьем.
  • Важно, но не срочно: задачи, которые важны, но не являются срочными. Их тоже необходимо решать, но можно отложить на потом. Например, это планирование отпуска или обучение новым навыкам.
  • Срочно, но не важно: Задачи вроде «ответить на все входящие звонки и письма», «участие в непродуктивном совещании» можно игнорировать, а лучше — делегировать.
  • Не срочно и не важно: бесполезные или отвлекающие задачи, которые необходимо игнорировать. Сюда можно отнести ленты в соцсетях и ненужные разговоры.

Используя эту технику, можно сделать управление своим временем более эффективным, концентрировать внимание на приоритетных задачах и игнорируя бесполезные задачи.

Чем полезна техника

  • Матрица Эйзенхауэра помогает определиться с приоритетами задач и сконцентрировать своё внимание на тех, которые более важны.
  • Упрощает управление временем за счёт разделения задач на разные категории.
  • Учит отличать срочные задачи от бесполезных и игнорировать отвлекающие факторы.

Съешьте жабу на завтрак

Никаких жаб, конечно, есть не нужно. Эта техника предполагает распределение задач на две группы: «жабы» и «вкусные завтраки».

«Жабы» — неприятные, и скучные задачи, которые необходимо выполнить первыми. «Вкусные завтраки» — приятные, лёгкие и интересные задачи. Их можно оставить на потом, после выполнения «жаб».

Цель техники — сделать так, чтобы процесс выполнения «жаб» был приятным и не стрессовым, переключаясь на «вкусные завтраки» после их выполнения. Это может помочь повысить мотивацию и улучшить настроение в течение дня.

Чем полезна техника

  • Помогает разбить задачи на более управляемые части, делая их менее стрессовыми.
  • Повышает мотивацию благодаря переключению между приятными и неприятными задачами.
  • Может улучшить настроение и снизить уровень стресса в течение дня.

pexels-tima-miroshnichenko-8327550.jpg

Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com

10-3-2-1-0

Формула 10-3-2-1-0 может изменить вашу жизнь. Можно будет и поспать подольше, и успеть переделать все дела. Суть техники проста:

10: за 10 часов до сна — никакого кофеина.

3: за 3 часа до сна — никакой еды и алкоголя.

2: за 2 часа до сна — никакой работы.

1: за 1 час до сна — никаких экранов.

0: вставайте с постели по первому звонку будильника (0 нажатий на кнопку «Отложить»).

Чем полезна техника

  • Позволяет установить график работы и отдых.
  • Увеличивает продуктивность за счет гармоничного сочетания отдыха и работы и грамотного планирования.

Техника Глеба Архангельского

Суть техники — разделить все задачи по нескольким уровням приоритетности, от требующих немедленного выполнения до несрочных, выполнение которых можно отложить.

Данный подход предполагает использование различных инструментов и методов, таких как составление списков задач, использование таймеров и напоминаний, планирование рабочего дня и недели.

Все это помогает повысить достичь поставленных целей.

Чем полезна техника

  • Позволяет более результативно управлять своим временем, с помощью разделения задач по уровням приоритетности и распределяя их по временным промежуткам.
  • Помогает сконцентрироваться на наиболее приоритетных задачах, игнорируя отвлекающие факторы и второстепенные дела.
  • Помогает лучше планировать и организовывать работу. Это повышает производительность и улучшает качество работы.

Заключение

Тайм-менеджмент позволяет достигать больших результатов за счет рационального использования своих ресурсов. Это умение является ключевым навыком для плодотворной работы и жизни в гармонии. 

Изучайте различные техники тайм-менеджмента и находите те, которые подходят именно вам, чтобы сделать свою жизнь более организованной и продуктивной.

Похожие статьи
Все статьи
23.04.2024
Читать 6 Минут
Блог
Включаете приложение Instagram*, а оно тормозит. Телефон бьёт тревогу о недостатке памяти. В чём проблема? Скорее всего это значит, что в приложении накопились...
Екатерина Новикова
19.04.2024
Читать 9 Минут
Блог
Хочется отдохнуть от соцсетей или профиль в Инстаграме* временно стал неактуальным, и вы решили его удалить? Объясняем, как сделать это, сохранив все самые...
18.04.2024
Читать 7 Минут
Блог
У ВКонтакте есть функция, позволяющая скрывать подписчиков. Если активировать ее, на главной странице будет отражаться лишь число подписчиков, но не их имена....
Екатерина Новикова