Время — самый ценный ресурс, поэтому важно использовать его эффективно. Поговорим о техниках управления временем, которые повысят вашу личную эффективность.
Содержание
Что может быть «пожирателем времени»
Что такое тайм-менеджмент
Это наука и практика управления временем. Она помогает людям правильно распределять свои ресурсы, чтобы достигать цели, выполнять задачи и держать под контролем свое рабочее время и жизнь в целом. Задача тайм-менеджмента — помочь человеку рационально использовать времени и не допустить ненужных потерь и отвлечений.
Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com
Зачем нужен тайм-менеджмент
Ответ прост: чтобы улучшить продуктивность, успевать делать больше дел за меньший срок, достигать целей и быть более организованным. Также тайм-менеджмент помогает бороться с прокрастинацией, отвлекающими факторами и стрессом, связанным с нехваткой времени.
Что может быть «пожирателем времени»
Существует специальный термин, обозначающий «пожирателей времени» — это хронофаг. Если ваше занятие не дает полноценного отдыха или пользы, это — хронофаг. Самых распространенных пожирателей времени лучше знать в лицо, чтобы не поддаваться им. Вот они.
Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com
Интернет: видео в TikTok и YouTube, новостные и развлекательные каналы в Telegram, ленты в соцсетях… Все это и многое другое отнимает время от полезных дел, отнимает физические и эмоциональные силы.
Телевидение: бесконечные сериалы и ток-шоу заставляют сопереживать героям. А дела так и остаются несделанными.
Игры: не важно, в телефоне или на десктопе, они одинаково отнимают время. В том числе и время на восстановление сил.
Общение: сюда относятся и созвоны с коллегами, и разговоры с родственниками, общение в мессенджерах. Научитесь отделять важные разговоры от тех, которые можно перенести.
Непреодолимые силы: пробки, погода, сгоревший компьютер — все это отнимет время от важного дела. Но бороться с этим невозможно.
Личностные качества: неумение отказывать и желание быть всем полезным, чрезмерная медлительность и спешка, неумение расставлять приоритеты.
Прокрастинация: это не лень, а подсознательное желание отложить выполнение важной задачи. Обычно это происходит по нескольким причинам:
- задача слишком сложная или есть несколько задач, для которых сложно определить приоритет;
- усталость;
- недостаточная мотивация.
Техники тайм-менеджмента
Существует немало техник управления временем. Давайте разберем самые распространенные и определим, какие из них могут быть полезными именно вам.
Планирование
Планирование — определенная последовательность действий и задач, которые необходимо выполнить для достижения цели. Благодаря планированию можно рационально распределить время и усилия для выполнения задач. Главное правило этой техники — планировать ровно столько дел, сколько вы в состоянии выполнить за день. Лучше перевыполнить план и почувствовать себя героем, чем не выполнить и почувствовать себя неудачником.
Для планирования лучше всего подходят ежедневники или планировщики, причем как в «бумажном виде», так и в виде приложения или сервиса.
Планирование делится на несколько видов:
Долгосрочное — обычно, определяет основные цели и приоритеты на несколько месяцев или даже лет вперед.
Среднесрочное — задачи на несколько недель.
Краткосрочное — ежедневные обязательства.
Кстати, составить контент-план можно при помощи Postmypost AI. Нейросеть за несколько секунд напишет контент-план, а если необходимо- сгенерирует идеи для сторис и рилс, напишет сценарии для них и тексты для постов
Чем полезна техника
- Помогает распределить временные и трудовые ресурсы между разными задачами, что повышает эффективность работы и снижает вероятность перегрузки.
- Позволяет определить наиболее важные задачи, что помогает сосредоточить на них своё внимание.
- Планирование бывает гибким, что даёт возможность действовать спонтанно и успешно адаптироваться к изменяющимся условиям.
- Делает задачи более конкретными, что облегчает их выполнение.
Принцип помидора
Методику придумал Франческо Чирилло в 1980-х годах. Названа она так в честь кухонного таймера, оформленного в виде помидора.
Основная идея принципа помидора заключается в том, чтобы разделить работу на короткие интервалы, называемые «помидоры», продолжительностью 25 минут. После каждого «помидора» следует короткий перерыв на 5 минут, а после четырёх «помидоров» — длинный перерыв на 15-30 минут.
Чем полезна техника
- Позволяет сосредоточиться на одной задаче за раз и повысить производительность.
- Помогает контролировать работу и не дает отвлекаться на посторонние дела.
- Несмотря на то, что каждый «классический» интервал длится 25 минут, его можно изменять продолжительность в зависимости от сложности задачи.
Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com
SMART
Это акроним, который описывает цели и задачи в тайм-менеджменте. SMART состоит из пяти ключевых элементов:
- Specific (конкретный);
- Measurable (измеримый);
- Achievable (достижимый);
- Relevant (значимый);
- Time-bound (ограниченный во времени).
Суть техники заключается в том, чтобы ставить перед собой задачи — конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени. Это помогает сделать задачи более понятными и облегчает их выполнение.
Чем полезна техника
- Помогает сосредоточиться на конкретных результатах, что повышает вероятность их достижения.
- Имеет чёткие критерии измерения, что позволяет отслеживать прогресс и оценивать результаты.
- Требует постановки реалистичных целей, что снижает риск неудачи и повышает мотивацию.
- Имеет значение для организации или индивида, что увеличивает мотивацию и приверженность их достижению.
- Имеет конкретные сроки выполнения, что помогает организовать работу и контролировать процесс достижения целей.
Закон Парето
Основная идея этой техники заключается в сосредоточении на выполнении задач, которые наиболее важны, так как дают отдачу. Задач, которые не приносят значительных результатов, согласно закону Парето, можно избегать.
Вильфредо Парето вывел закон, который гласит: 80% результатов достигаются за счет 20% усилий. Например, 20% команды выполняют основную часть работы, 20% эффективных действий сработают на достижение 80% результата.
Одним из эффективных инструментов для достижения результата по регулярному выходу публикаций в соцсетях является Postmypost. В сервисе можно запланировать публикации на любое время и день и таким образом сэкономить как собственные усилия, так и время на выполнение задач.
Чем полезна техника
- Помогает сосредоточить внимание задачах, которые более важны. Это позволяет эффективно использовать собственные силы.
- Позволяет выявить приоритетные задачи, которые приносят наибольшую отдачу.
- Помогает в определении областей, требующих улучшения производительности.
Матрица Эйзенхауэра
Президент США Дуайт Эйзенхауэр создал матрицу распределения задач в зависимости от их приоритета. Возьмите ручку и нарисуйте на листке бумаги квадрат, разделенный на четыре части. Затем оцените каждую задачу, ответил всего на два вопроса: «Это срочная задача?» и «Это важная задача?». После этого определите, к какой категории она относится.
- Срочно и важно: задачи, требующие срочного решения, их нельзя откладывать. Это могут быть срочные вопросы на работе, решение неотложных проблем со здоровьем.
- Важно, но не срочно: задачи, которые важны, но не являются срочными. Их тоже необходимо решать, но можно отложить на потом. Например, это планирование отпуска или обучение новым навыкам.
- Срочно, но не важно: Задачи вроде «ответить на все входящие звонки и письма», «участие в непродуктивном совещании» можно игнорировать, а лучше — делегировать.
- Не срочно и не важно: бесполезные или отвлекающие задачи, которые необходимо игнорировать. Сюда можно отнести ленты в соцсетях и ненужные разговоры.
Используя эту технику, можно сделать управление своим временем более эффективным, концентрировать внимание на приоритетных задачах и игнорируя бесполезные задачи.
Чем полезна техника
- Матрица Эйзенхауэра помогает определиться с приоритетами задач и сконцентрировать своё внимание на тех, которые более важны.
- Упрощает управление временем за счёт разделения задач на разные категории.
- Учит отличать срочные задачи от бесполезных и игнорировать отвлекающие факторы.
Съешьте жабу на завтрак
Никаких жаб, конечно, есть не нужно. Эта техника предполагает распределение задач на две группы: «жабы» и «вкусные завтраки».
«Жабы» — неприятные, и скучные задачи, которые необходимо выполнить первыми. «Вкусные завтраки» — приятные, лёгкие и интересные задачи. Их можно оставить на потом, после выполнения «жаб».
Цель техники — сделать так, чтобы процесс выполнения «жаб» был приятным и не стрессовым, переключаясь на «вкусные завтраки» после их выполнения. Это может помочь повысить мотивацию и улучшить настроение в течение дня.
Чем полезна техника
- Помогает разбить задачи на более управляемые части, делая их менее стрессовыми.
- Повышает мотивацию благодаря переключению между приятными и неприятными задачами.
- Может улучшить настроение и снизить уровень стресса в течение дня.
Фотограф: Tima Miroshnichenko/pexels.com
10-3-2-1-0
Формула 10-3-2-1-0 может изменить вашу жизнь. Можно будет и поспать подольше, и успеть переделать все дела. Суть техники проста:
10: за 10 часов до сна — никакого кофеина.
3: за 3 часа до сна — никакой еды и алкоголя.
2: за 2 часа до сна — никакой работы.
1: за 1 час до сна — никаких экранов.
0: вставайте с постели по первому звонку будильника (0 нажатий на кнопку «Отложить»).
Чем полезна техника
- Позволяет установить график работы и отдых.
- Увеличивает продуктивность за счет гармоничного сочетания отдыха и работы и грамотного планирования.
Техника Глеба Архангельского
Суть техники — разделить все задачи по нескольким уровням приоритетности, от требующих немедленного выполнения до несрочных, выполнение которых можно отложить.
Данный подход предполагает использование различных инструментов и методов, таких как составление списков задач, использование таймеров и напоминаний, планирование рабочего дня и недели.
Все это помогает повысить достичь поставленных целей.
Чем полезна техника
- Позволяет более результативно управлять своим временем, с помощью разделения задач по уровням приоритетности и распределяя их по временным промежуткам.
- Помогает сконцентрироваться на наиболее приоритетных задачах, игнорируя отвлекающие факторы и второстепенные дела.
- Помогает лучше планировать и организовывать работу. Это повышает производительность и улучшает качество работы.
Заключение
Тайм-менеджмент позволяет достигать больших результатов за счет рационального использования своих ресурсов. Это умение является ключевым навыком для плодотворной работы и жизни в гармонии.
Изучайте различные техники тайм-менеджмента и находите те, которые подходят именно вам, чтобы сделать свою жизнь более организованной и продуктивной.