Растау-хат дегеніміз не?

Растау-хат, сондай-ақ confirmation email ретінде белгілі, клиенттің әрекетіне жауап ретінде жіберілетін автоматты транзакциялық хабарлама болып табылады. Бұл хаттар алушыға оның әрекеті байқалғанын, қабылданғанын және өңделгенін хабарлау үшін қызмет етеді. Пайдаланушылар әдетте осындай хаттар алуды күтеді және оларды жиі ашады, бұл оларды клиенттермен қарым-қатынаста маңызды құрал етеді.

Растау-хат мынадай жағдайларда пайдаланушыға жіберіледі:

• email-қа жазылса;
• интернет-дүкенде тапсырыс берсе;
• вебинарға қатысуға өтінім қалдырса;
• оқыту курсында тіркелсе;
• техникалық қолдау қызметіне жазса.

Маңыздысы, растау-хат қарапайым және түсінікті болуы керек, қажетті ақпаратты қамтуы және мүмкін болған жағдайда клиентке келесі қадамды ұсынуы қажет, мысалы, жазылымды растау, тапсырысты төлеу немесе қосымша тауарларды таңдау.

Растау хаттарының түрлері

Әрқайсысы өзіндік ерекше мақсатқа қызмет ететін бірнеше түрлі растау хаттар бар:

Тапсырысты растау

Бұл хат сайтта тапсырыс бергеннен кейін клиентке дереу жіберіледі. Онда тапсырыс туралы негізгі ақпарат, соның ішінде тапсырыс нөмірі, тауарлар тізімі, сомасы және рәсімдеу күні қамтылады. Сондай-ақ, дүкенмен байланыс үшін байланыс ақпараты көрсетілуі мүмкін.

Төлемді растау

Тапсырысты растағаннан кейін, клиент өз төлемінің сәтті өткенін хабарлайтын хат алады. Бұл хатта төлемді растайтын чек немесе электронды құжатқа сілтеме тіркелуі мүмкін.

Жеткізуді растау

Бұл хат клиентке төлем процесі аяқталғаннан кейін келеді. Онда тапсырысты жеткізу күні мен орны, қажет болса, сәлемдемені бақылау нөмірі көрсетіледі.

Брондауды растау

Бұл хат қызмет немесе өнім, мысалы, ұшақ билеті немесе қонақ үй нөмірін сәтті брондаудан кейін жіберіледі. Онда кіріс және шығу күні, қонақ үй мекен-жайы және карта сілтемесі сияқты маңызды мәліметтер көрсетіледі.

Тіркеуді растау

Клиент сайтта тіркелгеннен кейін логин және пароль бар бұл хатты алады. Сондай-ақ, ол вебинар сияқты іс-шараға тіркелгенде жіберіледі.

Жазылымды растау

Бұл хабарлама клиент email-жазылымға жазылғаннан кейін келеді. Хаттың ең маңызды элементі — email-адресін растау үшін батырма.

Өтінімді алғанды растау

Мұндай хат қолдау қызметіне жүгінген клиентке жіберіледі. Өтінішті қабылданғанын растау ғана емес, сондай-ақ клиент жауапты қашан күте алатынын хабарлау маңызды.

Неге растау хаттарын жіберу керек?

Растау хаттары бизнес-коммуникацияда бірнеше маңызды функцияларды атқара отырып, негізгі рөл атқарады:

• Call-орталыққа жүктемені азайту;
• Клиентке оның тапсырысы немесе әрекеті тіркелгеніне сенімділік беру;
• Компаниямен өзара әрекеттесу процесінде келесі қадамды көрсету;
• Клиентке қамқорлық көрсету және компанияның сенімділігін көрсету.

Маркетингтік мүмкіндіктер

Растау хаттары клиенттерге ақпарат беріп қана қоймай, сонымен қатар маркетингтік мақсаттарды жүзеге асыру үшін де қолданылады:

• Қосымша сату немесе сатуды арттыру. Хатқа қосымша тауарларды ұсынатын шағын жарнамалық блок енгізуге болады;
• Клиентпен жеке байланыс орнату арқылы кері байланыс сұраулары немесе басқа хаттарды жіберуге рұқсат алу;
• Клиенттердің алдын ала ұнатулары туралы деректерді жинау, әрі оңтайландырылған жіберілімдерді жүзеге асыру;
• Хаттардың бірегей стилі арқылы брендті таныстыру.

Растау-хатты қалай жасауға болады

Растау-хатты құру әдетте CRM-жүйелер немесе мамандандырылған сервистер арқылы атқарылады. Процесті автоматтандыруға болады, осылайша клиент әрекетінен кейін хат дереу жіберіледі. Егер сіз оны өз бетіңізбен жасауға шешім қабылдасаңыз, келесі ұсынымдарға сүйеніңіз:

• Қарапайым және қол жетімді тақырыпты таңдаңыз, оқырман бірден не туралы екенін түсінсін;
• Логотип пен фирмалық түстерді қосып, брендіңізге сәйкес шаблон жасаңыз;
• Артық жарнама жасамай, қысқа және ақпараттық мәтін құрастырыңыз;
• Мысалы, клиентке қосымша тауарларды ұсынатын қадам жасауға шақырыңыз;
• Байланыс деректері мен байланыс жолдарын көрсетіңіз;
• Жіберуден бұрын әр түрлі құрылғыларда хаттың қалай көрінетінін тексеріңіз.