Содержание
- Что такое брифинг?
- Зачем нужен брифинг?
- Виды брифингов
- Что стоит обсудить на брифинге?
- Ошибки, которых следует избегать
Что такое брифинг?
Брифинг (briefing) представляет собой первичное общение между заказчиком и исполнителем, во время которого обсуждаются ключевые детали предстоящего проекта. Этот процесс может проходить в различных форматах, таких как анкетирование, личные встречи, видеозвонки, телефонные разговоры или переписка через мессенджеры и электронную почту. Вопросы, формируемые для обсуждения проекта, известны как бриф.
Интересно, что для средств массовой информации термин «брифинг» имеет несколько иное значение. Это публичная встреча с журналистами, где представители бизнеса или власти обсуждают важные темы, такие как изменения в компании или политические решения. Такие брифинги проводятся с целью донесения актуальной информации до медиа и общественности.
Зачем нужен брифинг?
В маркетинговом контексте брифинг играет несколько ключевых ролей:
- Определение сути проекта: Заказчик предоставляет исполнителю ключевые данные о своей компании, целевой аудитории, конкурентах и задачах, которые необходимо решить.
- Расчет стоимости и сроков: На основе обсуждения подрядчик формирует коммерческое предложение, согласовывает скидки и устанавливает сроки выполнения работ.
- Определение контрагента и составление ТЗ: По итогам брифинга стороны принимают решение о дальнейшем сотрудничестве. Если соглашение достигнуто, на основе брифа разрабатывается техническое задание (ТЗ), которое фиксирует все детали проекта.
Для юридической защиты желательно прикреплять ТЗ к договору, что придаст документу юридическую силу и позволит ссылаться на него в случае споров.
Виды брифингов
Брифинги могут быть классифицированы по способу общения:
- Личная офлайн-встреча: На ней присутствуют представители обеих сторон, что позволяет участникам познакомиться, задать вопросы и обсудить проект. Роли в команде стоит распределить заранее для более эффективного общения.
- Дистанционное взаимодействие: Включает видеозвонки, телефонные разговоры и переписку, причем анкетирование является одним из самых удобных форматов. Однако стоит отметить, что текстовые анкеты иногда могут дать недостаточную информацию.
Что стоит обсудить на брифинге?
Темы для обсуждения на брифинге могут варьироваться в зависимости от типа проекта, однако есть несколько общих пунктов, которые важны для всех:
- Общая информация о компании: Название, вид деятельности, достижения и особенности бренда.
- Целевая аудитория: Подробный портрет потенциальных клиентов, включая их интересы и потребности.
- Текущие проблемы: Причины обращения к исполнителю.
- Цели и задачи проекта: Четкое определение того, какого результата необходимо достичь, и какие задачи решать.
- Сроки и бюджет: Определение временных рамок и согласование размеров гонораров.
- Распределение ролей: Уточнение полномочий и ответственности каждой стороны.
- Риски: Обсуждение возможных непредвиденных обстоятельств.
- Ограничения и пожелания: Установление границ в отношении допустимых решений.
- Измерение результатов: Определение критериев для оценки эффективности работы.
- Организационные моменты: Согласование способов и времени связи.
Ошибки, которых следует избегать
Одной из самых распространенных ошибок является недостаточная подготовка к брифингу. Заказчик должен четко сформулировать задачи и проблемы, а исполнитель — собрать максимальное количество информации о клиенте. Также стоит избегать критики работы друг друга и использования узких терминов, чтобы сделать общение максимально понятным для всех участников.
Кроме того, исполнителям рекомендуется заранее подготовить вопросы, соответствующие запросу клиента, особенно если проект требует индивидуального подхода. Так, в контент-агентствах вопросы для брифинга могут варьироваться в зависимости от специфики проекта.