Contenido
- ¿Qué es un briefing?
- ¿Para qué sirve un briefing?
- Tipos de briefings
- ¿Qué se debe discutir en el briefing?
- Errores que se deben evitar
¿Qué es un briefing?
El briefing (briefing) representa la comunicación inicial entre el cliente y el ejecutor, durante la cual se discuten los detalles clave del próximo proyecto. Este proceso puede llevarse a cabo en diferentes formatos, como encuestas, reuniones personales, videollamadas, llamadas telefónicas o correspondencia a través de mensajeros y correo electrónico. Las preguntas formuladas para discutir el proyecto se conocen como briefing.
Es interesante que para los medios de comunicación, el término "briefing" tiene un significado algo diferente. Es una reunión pública con periodistas, donde representantes de negocios o autoridades discuten temas importantes, como cambios en la empresa o decisiones políticas. Estos briefings se realizan con el objetivo de transmitir información actual a los medios y al público.
¿Para qué sirve un briefing?
En el contexto del marketing, el briefing cumple varias funciones clave:
- Definición de la esencia del proyecto: El cliente proporciona al ejecutor datos clave sobre su empresa, público objetivo, competidores y tareas que deben resolverse.
- Cálculo de costos y plazos: Basándose en la discusión, el contratista elabora una propuesta comercial, acuerda descuentos y establece plazos de ejecución.
- Definición del contratista y elaboración del pliego de condiciones: Al final del briefing, las partes deciden sobre la cooperación futura. Si se llega a un acuerdo, se elabora un pliego de condiciones (pliego) basado en el briefing, que fija todos los detalles del proyecto.
Para la protección jurídica, es recomendable adjuntar el pliego de condiciones al contrato, lo que le dará fuerza legal al documento y permitirá hacer referencia a él en caso de disputas.
Tipos de briefings
Los briefings pueden clasificarse según el método de comunicación:
- Reunión personal presencial: En ella participan representantes de ambas partes, lo que permite a los participantes conocerse, hacer preguntas y discutir el proyecto. Es recomendable distribuir roles en el equipo de antemano para una comunicación más efectiva.
- Interacción a distancia: Incluye videollamadas, llamadas telefónicas y correspondencia, siendo la encuesta uno de los formatos más convenientes. Sin embargo, cabe señalar que las encuestas textuales a veces pueden proporcionar información insuficiente.
¿Qué se debe discutir en el briefing?
Los temas para discutir en el briefing pueden variar según el tipo de proyecto, sin embargo, hay varios puntos generales que son importantes para todos:
- Información general sobre la empresa: Nombre, tipo de actividad, logros y características de la marca.
- Público objetivo: Retrato detallado de los clientes potenciales, incluyendo sus intereses y necesidades.
- Problemas actuales: Razones para acudir al ejecutor.
- Objetivos y tareas del proyecto: Definición clara de qué resultado se necesita alcanzar y qué tareas resolver.
- Plazos y presupuesto: Definición de los plazos y acuerdo sobre los honorarios.
- Distribución de roles: Aclaración de los poderes y responsabilidades de cada parte.
- Riesgos: Discusión de posibles circunstancias imprevistas.
- Limitaciones y deseos: Establecimiento de límites en relación con las soluciones aceptables.
- Medición de resultados: Definición de criterios para evaluar la efectividad del trabajo.
- Aspectos organizativos: Aprobación de métodos y tiempos de comunicación.
Errores que se deben evitar
Uno de los errores más comunes es la falta de preparación para el briefing. El cliente debe formular claramente las tareas y problemas, mientras que el ejecutor debe recopilar la mayor cantidad de información sobre el cliente. También se debe evitar la crítica al trabajo del otro y el uso de términos técnicos, para hacer la comunicación lo más comprensible posible para todos los participantes.
Además, se recomienda a los ejecutores preparar de antemano preguntas que se correspondan con la solicitud del cliente, especialmente si el proyecto requiere un enfoque individual. Así, en las agencias de contenido, las preguntas para el briefing pueden variar según la especificidad del proyecto.
