Conteúdo
- O que é um briefing?
- Para que serve o briefing?
- Tipos de briefings
- O que deve ser discutido no briefing?
- Erros a evitar
O que é um briefing?
Briefing é a comunicação inicial entre o cliente e o prestador de serviços, durante a qual são discutidos os detalhes-chave do projeto que está por vir. Esse processo pode ocorrer em vários formatos, como questionários, reuniões pessoais, chamadas de vídeo, telefonemas ou troca de mensagens por aplicativos e e-mail. As questões formuladas para discutir o projeto são conhecidas como briefing.
Curiosamente, para os meios de comunicação, o termo "briefing" tem um significado um pouco diferente. Trata-se de uma reunião pública com jornalistas, onde representantes de negócios ou autoridades discutem temas importantes, como mudanças na empresa ou decisões políticas. Esses briefings são realizados com o objetivo de transmitir informações relevantes à mídia e ao público.
Para que serve o briefing?
No contexto de marketing, o briefing desempenha várias funções-chave:
- Definição da essência do projeto: O cliente fornece ao prestador de serviços dados-chave sobre sua empresa, público-alvo, concorrentes e problemas que precisam ser resolvidos.
- Cálculo de custos e prazos: Com base na discussão, o contratante formula uma proposta comercial, concorda com descontos e estabelece prazos para a execução dos trabalhos.
- Definição do contratante e elaboração do projeto: Após o briefing, as partes tomam uma decisão sobre a continuidade da colaboração. Se um acordo é alcançado, um projeto técnico (PT) é elaborado com base no briefing, que detalha todos os aspectos do projeto.
Para proteção legal, é recomendável anexar o projeto técnico ao contrato, o que confere ao documento validade jurídica e permite referir-se a ele em caso de disputas.
Tipos de briefings
Os briefings podem ser classificados de acordo com o método de comunicação:
- Reunião presencial offline: Nela estão presentes representantes de ambas as partes, o que permite aos participantes se conhecerem, fazerem perguntas e discutirem o projeto. É aconselhável distribuir papéis na equipe com antecedência para uma comunicação mais eficaz.
- Interação remota: Inclui chamadas de vídeo, telefonemas e troca de mensagens, sendo que a aplicação de questionários é um dos formatos mais convenientes. No entanto, vale ressaltar que questionários textuais às vezes podem fornecer informações insuficientes.
O que deve ser discutido no briefing?
Os temas para discussão no briefing podem variar dependendo do tipo de projeto, mas há vários pontos comuns que são importantes para todos:
- Informações gerais sobre a empresa: Nome, tipo de atividade, conquistas e características da marca.
- Público-alvo: Retrato detalhado dos potenciais clientes, incluindo seus interesses e necessidades.
- Problemas atuais: Motivos para procurar o prestador de serviços.
- Objetivos e metas do projeto: Definição clara dos resultados que precisam ser alcançados e quais tarefas devem ser resolvidas.
- Prazos e orçamento: Definição dos prazos e concordância sobre os valores dos honorários.
- Distribuição de papéis: Esclarecimento das competências e responsabilidades de cada parte.
- Riscos: Discussão sobre possíveis imprevistos.
- Limitações e desejos: Estabelecimento de limites em relação a soluções aceitáveis.
- Mensuração de resultados: Definição de critérios para avaliação da eficácia do trabalho.
- Pontos organizacionais: Concordância sobre formas e horários de contato.
Erros a evitar
Um dos erros mais comuns é a falta de preparação para o briefing. O cliente deve formular claramente as tarefas e problemas, e o prestador deve coletar o máximo de informações sobre o cliente. Também é importante evitar críticas ao trabalho um do outro e o uso de termos técnicos, a fim de tornar a comunicação o mais clara possível para todos os participantes.
Além disso, recomenda-se que os prestadores de serviços preparem previamente perguntas que correspondam à solicitação do cliente, especialmente se o projeto exigir uma abordagem individualizada. Assim, em agências de conteúdo, as perguntas para o briefing podem variar dependendo da especificidade do projeto.
