Trabajar en contenido en grandes equipos no es el proceso más sencillo. Cuando muchas personas están trabajando en las tareas, todo puede convertirse fácilmente en caos: materiales publicados por error, confusión con las correcciones, aprobación de publicaciones incorrectas.
En tales situaciones es conveniente que el trabajo pase de manera secuencial de una etapa a otra, de tarea a tarea. En nuestro servicio, el proceso de trabajo está organizado en forma de columnas con tareas, por ejemplo: “Borrador” → “Creación” → “Planificación” → “Publicación”. Este formato será familiar para aquellos que han trabajado con Trello o Jira.
Para mayor comodidad y para reducir errores, cada etapa puede ser asignada a un miembro específico del equipo. Por ejemplo, los redactores y diseñadores son responsables únicamente de la creación de publicaciones, y el especialista técnico se encarga exclusivamente de la verificación de datos.
El cliente solo ve el resultado final, sin interferir en el proceso. El control total permanece en manos del administrador del proyecto: él puede rastrear todas las etapas y realizar cambios si es necesario.
Gracias a este sistema, el redactor no podrá publicar accidentalmente una publicación en lugar de guardarla, ya que simplemente no tiene acceso a esa función. El cliente no se enfrentará a la situación en la que una publicación se publique sin aprobación, porque sin su consentimiento el material no avanzará a la siguiente etapa.
Cuando cada etapa es responsabilidad de una persona específica, el trabajo se vuelve ordenado. Siempre ves dónde está la publicación, quién es responsable de ella y cuál es la siguiente etapa. Este es un sistema lógico que minimiza el riesgo de errores.
En esta guía te contaremos cómo configurar los derechos de acceso para los miembros del equipo, de manera que estén asignados a etapas específicas y solo realicen sus tareas.
¿Cómo configurar los derechos de acceso?
Paso 1. Agregar miembros al equipo
Ingresamos en la sección "Equipo", hacemos clic en "Invitar" y elegimos el tipo de acceso.
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El equipo ve todos los procesos internos.
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El cliente solo ve lo que le corresponde (por ejemplo, publicaciones para aprobación)
Paso 2. Elegir rol
Hemos asignado roles para cubrir todas las áreas clave del trabajo del equipo de SMM, desde la creación de contenido sin derechos de publicación hasta la gestión total del proyecto.
Roles predefinidos
Gerente — crea, edita, publica publicaciones, ve análisis y monitoreo, pero no puede omitir las etapas de aprobación.
Administrador — acceso total al trabajo en el proyecto.
Creador — escribe textos, carga diseños, participa en discusiones, pero no publica.
Aprobador — solo aprueba o rechaza publicaciones (por ejemplo, un abogado o especialista técnico).
Ajustes flexibles (si los roles predefinidos no son adecuados)
Derechos de publicación. ¿Puede crear/editar/eliminar publicaciones? ¿Puede publicar sin aprobación?
Acceso a análisis y monitoreo. ¿Ve estadísticas y comentarios?
Acceso a módulos. ¿Puede configurar integraciones, cargar archivos, crear plantillas?
Derechos administrativos. ¿Puede agregar personas al equipo, cambiar configuraciones del proyecto?
Paso 3. Configura las etapas de trabajo (para un control total)
Para que el sistema funcione perfectamente, configura el proceso de trabajo. Cómo hacerlo, lo explicamos en la guía anterior.
Por ejemplo: Borrador — Texto — Diseño — Aprobación interna — Aprobación del cliente — Publicación.
El redactor y el diseñador trabajan solo en sus etapas, el cliente ve la publicación solo para aprobación, y el gerente la publica solo después de todas las verificaciones. Y si en alguna etapa algo sale mal, por ejemplo, si el cliente no pudo aprobar la publicación, el sistema no permitirá su publicación.
Conclusión
Configurar los derechos y etapas de trabajo es un sistema que protege contra errores, acelera el trabajo y hace el proceso transparente.
No más chats interminables y hojas de cálculo. Sin publicaciones accidentales ni pérdida de datos. Solo un proceso claro, donde cada uno cumple con su tarea, y el servicio ayuda a evitar errores.
Si aún no has configurado roles, intenta hacerlo hoy. Notarás de inmediato cuán más fácil y cómodo se vuelve el trabajo.
Si tienes ideas o sugerencias para mejorar el servicio, ¡háznoslo saber! Dirígete a la sección “Compartir idea”, deja tus sugerencias, vota por actualizaciones y únete a la discusión.
