Travailler sur du contenu dans de grandes équipes n'est pas le processus le plus simple. Lorsque de nombreuses personnes travaillent sur des tâches, tout peut facilement se transformer en chaos : des matériaux publiés par erreur, des confusions avec les révisions, des approbations des mauvais posts.
Dans de telles situations, il est pratique que le travail passe de manière séquentielle d'une étape à l'autre, d'une tâche à l'autre. Dans notre service, le processus de travail est organisé sous la forme de colonnes avec des tâches, par exemple : « Brouillon » → « Création » → « Planification » → « Publication ». Ce format sera familier à ceux qui ont travaillé avec Trello ou Jira.
Pour encore plus de commodité et pour réduire les erreurs, chaque étape peut être assignée à un membre spécifique de l'équipe. Par exemple, les rédacteurs et les designers ne sont responsables que de la création de posts, tandis que le spécialiste technique est uniquement chargé de la vérification des données.
Le client ne voit que le résultat final, sans s'impliquer dans le processus. Le contrôle total reste entre les mains de l'administrateur du projet : il peut suivre toutes les étapes et apporter des modifications si nécessaire.
Grâce à ce système, le rédacteur ne pourra pas accidentellement publier un post à la place de l'enregistrer - il n'a tout simplement pas accès à cette fonction. Le client ne rencontrera pas de situation où un post est publié sans approbation, car sans son approbation, le matériel ne passera pas à l'étape suivante.
Lorsque chaque étape est sous la responsabilité d'une personne spécifique, le travail devient ordonné. Vous voyez toujours où en est le post, qui en est responsable et quelle est la prochaine étape. C'est un système logique qui minimise le risque d'erreurs.
Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment définir les droits d'accès des membres de l'équipe afin qu'ils soient assignés à certaines étapes et n'exécutent que leurs tâches.
Comment définir les droits d'accès ?
Étape 1. Ajouter des membres à l'équipe
Allez dans la section « Équipe », cliquez sur « Inviter » et choisissez le type d'accès.
- L'équipe voit tous les processus internes.
- Le client ne voit que ce qui lui est destiné (par exemple, les posts en attente d'approbation)
Étape 2. Choisir un rôle
Nous avons réparti les rôles de manière à couvrir tous les domaines clés du travail de l'équipe SMM - de la création de contenu sans droits de publication à la gestion complète du projet.
Rôles prêts à l'emploi
Manager - crée, édite, publie des posts, consulte les analyses et le suivi, mais ne peut pas sauter les étapes d'approbation.
Administrateur - accès complet au travail sur le projet.
Créateur - rédige des textes, télécharge des designs, participe aux discussions, mais ne publie pas.
Approuveur - se contente d'approuver ou de rejeter des posts (par exemple, un juriste ou un spécialiste technique).
Paramètres flexibles (si les rôles prêts à l'emploi ne conviennent pas)
Droits de publication. Peut-il créer/éditer/supprimer des posts ? Peut-il publier sans approbation ?
Accès à l'analyse et au suivi. Voit-il les statistiques et les commentaires ?
Accès aux modules. Peut-il configurer des intégrations, télécharger des fichiers, créer des modèles ?
Droits administratifs. Peut-il ajouter des personnes à l'équipe, modifier les paramètres du projet ?
Étape 3. Configurez les étapes de travail (pour un contrôle total)
Pour que le système fonctionne parfaitement, configurez le processus de travail. Comment faire cela est expliqué dans le guide précédent.
Par exemple : Brouillon - Texte - Design - Approbation interne - Approbation avec le client - Publication.
Le rédacteur et le designer ne travaillent que sur leurs étapes, le client voit le post uniquement lors de l'approbation, et le manager ne le publie qu'après toutes les vérifications. Et si à une étape quelque chose ne va pas, par exemple, le client n'a pas eu le temps d'approuver le post, le système ne permettra pas de le publier.
Conclusion
La configuration des droits et des étapes de travail est un système qui protège contre les erreurs, accélère le travail et rend le processus transparent.
Plus de discussions interminables et de tableaux. Pas de publications accidentelles ou de pertes de données. Un processus clair, où chacun exécute sa tâche, et le service aide à éviter les erreurs.
Si vous n'avez pas encore configuré les rôles, essayez de le faire aujourd'hui. Vous remarquerez immédiatement à quel point le travail devient plus simple et plus confortable.
Si vous avez des idées ou des suggestions pour améliorer le service, faites-le nous savoir ! Rendez-vous dans la section « Partager une idée », laissez vos suggestions, votez pour les mises à jour et rejoignez la discussion.
