Бизнес-процестерді автоматтандыру дегеніміз не?

Бизнес-процестерді автоматтандыру - бұл арнайы автоматтандыру қызметтеріне күнделікті жұмыс міндеттерін тапсыру процесі. Жақында жүргізілген сауалнаманың мәліметтері бойынша, ресейлік компаниялардың 74% автоматтандыру жобаларын белсенді түрде іске асыруда, бұл операциялық тиімділікті арттыруға деген өсіп келе жатқан қызығушылықты көрсетеді.

Автоматтандыруды қажет ететін ең танымал салалар мыналарды қамтиды:

• Құжат айналымы (мысалы, Диадок, Directum)
• Бухгалтерлік есеп (мысалы, 1С)
• Клиенттермен және мақсатты аудиториямен өзара әрекеттесу (мысалы, Bitrix24, amoCRM, Мегаплан)
• Жобаларды басқару (мысалы, Jira, Asana, Trello)

«Мегаплан» қызметі қолданушыларға олардың қызметінің ерекшеліктеріне байланысты бизнес-процестерді құру мен автоматтандыруға арналған шаблондарды таңдауға мүмкіндік береді.

Неге автоматтандыру қажет?

Автоматтандыру қажеттілігі әдетте компанияның өсуі барысында туындайды. Мысалы, күніне 10 өтінімді өңдеу бір менеджермен атқарылуы мүмкін болса, 100 өтінімді өңдеу қосымша қызметкерлерді тартуды қажет ететін ауыр жұмысқа айналады. Оның орнына автоматтандыруды қолдану тиімдірек: ол ешбір өтінімнің өңсіз қалмауына кепілдік береді және еңбек шығындарын азайтуға мүмкіндік береді.

Автоматтандыру бірнеше негізгі артықшылықтарды ұсынады:

• Табыс арттыру: Автоматтандыруды енгізудің алдында ағымдағы бизнес-процестерді талдап, әлсіз жақтарды анықтап, қажетті құралдарды таңдау өте маңызды. Бастапқы шығындар айтарлықтай болса да, ұзақ мерзімді пайда көбінесе инвестицияларды асып түседі.
• Қызметкерлердің жұмысын оңтайландыру: Стратегиялық міндеттерге уақыт босату бизнеске даму мен инновациялар енгізуге мүмкіндік береді.
• Қателерді азайту: Алгоритмдерді бір рет орнатып, оларды кейінгі операциялардан адами факторды жоюға мүмкіндік береді.
• Қаржылық есептіліктің мөлдірлігін құру: Қазіргі заманғы автоматтандыру қызметтері бизнес көрсеткіштерін нақты уақытта бақылауға және өзекті дереккөздер негізінде есептер құруға көмектеседі.

Маркетингтік процестерді автоматтандыру

Автоматтандыру маркетингте негізгі рөл атқарып, мыналарды жүзеге асыруға мүмкіндік береді:

• Кіріс сұрауларды өңдеуді оңтайландыру;
• Клиенттер туралы деректерді жинау және аудиторияларды сегменттеу;
• Жарнамалық кампанияларды басқару;
• Клиенттермен тиімді коммуникацияны құру.

Барлық осы әрекеттер пайдаланушыны өніммен танысудан сатып алуға дейін бағыттайтын тиімді автоворонка жасауға бағытталған. Автоматтандыру құралдары менеджерлердің күнделікті міндеттерін автоматтандырылған алгоритмдерге ауыстыру арқылы осы процесті жеңілдетеді.

Мысалы, сұрауларды қабылдауды автоматтандыру үшін маркетологтар попаптар, онлайн-чаттар және чат-боттар сияқты құралдарды қолданады. Попаптар сайтта контактілерді одан әрі өзара әрекеттесу үшін жинауға көмектесетін формалар немесе ұсыныстармен қосымша терезелерді білдіреді. Онлайн-чаттар және чат-боттар менеджерлердің жұмыс тиімділігін арттырып, бірнеше клиенттермен бір уақытта сөйлесуге және көп сұрауларды өңдеуге мүмкіндік береді.

Жобаларды басқаруды автоматтандыру

Автоматтандыру құралдарынсыз жобаларды басқару қиын процесс болуы мүмкін. Қазіргі заманғы жоба басқару жүйелері көптеген автоматтандыру мүмкіндіктерін ұсынады, мысалы:

• Шаблон немесе триггер бойынша тапсырма қою;
• Орындаған және уақытында бітірілмеген тапсырмалар бойынша автоматты есеп беру;
• Жоба қатысушыларын жаңа тапсырмалар және жоспардағы өзгерістер туралы хабарлау.

Бұл функциялар тапсырмаларды орындауды жеңілдетіп қана қоймай, команданың маңызды жұмыс аспектілеріне шоғырлануына көмектеседі.

Бизнес-процестерді автоматтандыруды қалай енгізу қажет?

Автоматтандыруды сәтті енгізу бизнеске де, қызметкерлерге де пайда әкелуі қажет. Процесті бастамас бұрын келесі аспектілерді анықтау маңызды:

• Жақсартуды қажет ететін мақсаттар мен міндеттердің айқын түсінігі;
• Құралдар мен оқытуға арналған болжамды шығындар күтілетін табыстардан асып кетпеуі;
• Бизнес-процестердің тұрақтылығы мен анықтығы.

Осыдан кейін жоспарлау кезеңіне көшуге болады. Клиент жолын талдап, сатуды арттыру үшін қандай кезеңдерді автоматтандыруға болатынын анықтау маңызды. Мысалы, егер компания әлеуметтік желілер арқылы гүл сататын болса, онлайн-төлем функциясы бар чат-ботты енгізу менеджерлердің жұмысын едәуір жеңілдетеді және сатуды арттырады.

Автоматтандыру процесінде қиындықтар туындаса, қазіргі бизнес-процестерді талдап, жеке автоматтандыру жоспарын әзірлеуге көмектесетін мамандарға жүгіну ұсынылады.