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¿Qué es la automatización de procesos empresariales?
La automatización de procesos empresariales es el proceso de delegar tareas laborales rutinarias a servicios especializados de automatización. Según una encuesta reciente, el 74% de las empresas rusas están implementando activamente proyectos de automatización, lo que indica un creciente interés en mejorar la eficiencia operativa.
Las áreas más populares para la automatización incluyen:
- Gestión documental (por ejemplo, Diadoc, Directum)
- Contabilidad (como 1C)
- Interacción con clientes y público objetivo (por ejemplo, Bitrix24, amoCRM, Megaplan)
- Gestión de proyectos (como Jira, Asana, Trello)
El servicio "Megaplan" ofrece a los usuarios la posibilidad de elegir plantillas para crear y automatizar procesos empresariales según la especificidad de su actividad.
¿Para qué se necesita la automatización?
La necesidad de automatización generalmente surge en condiciones de crecimiento de la empresa. Por ejemplo, si un gerente puede procesar 10 solicitudes al día, procesar 100 solicitudes se convierte en una tarea laboriosa que requiere la contratación de personal adicional. En su lugar, es más eficiente utilizar la automatización: garantiza que ninguna solicitud se pierda y permite reducir los costos laborales.
La automatización ofrece una serie de ventajas clave:
- Aumento de ganancias: Antes de implementar la automatización, es importante realizar un análisis de los procesos empresariales actuales, identificar debilidades y elegir las herramientas necesarias. Aunque los costos iniciales pueden ser significativos, los beneficios a largo plazo a menudo superan la inversión.
- Optimización del trabajo de los empleados: Liberar tiempo para tareas estratégicas permite que el negocio crezca e implemente innovaciones.
- Reducción de errores: Configurar algoritmos una vez permite eliminar el factor humano de las operaciones posteriores.
- Construcción de informes financieros transparentes: Los servicios modernos de automatización ayudan a rastrear indicadores de negocio en tiempo real y a generar informes basados en datos actualizados.
Automatización de procesos de marketing
La automatización juega un papel clave en marketing, permitiendo:
- Optimizar el procesamiento de solicitudes entrantes;
- Recopilar datos sobre clientes y segmentar audiencias;
- Gestionar campañas publicitarias;
- Establecer una comunicación efectiva con los clientes.
Todas estas acciones están dirigidas a crear un embudo de ventas efectivo que guíe al usuario desde el conocimiento del producto hasta la compra. Las herramientas de automatización ayudan en este proceso, reemplazando las tareas rutinarias de los gerentes por algoritmos automáticos.
Por ejemplo, para automatizar la recepción de solicitudes, los especialistas en marketing utilizan herramientas como pop-ups, chats en línea y chatbots. Los pop-ups son ventanas emergentes en el sitio con formularios u ofertas que ayudan a recopilar contactos para interacciones futuras. Los chats en línea y chatbots aumentan significativamente la eficiencia del trabajo de los gerentes, permitiéndoles comunicarse con varios clientes al mismo tiempo y procesar más solicitudes.
Automatización de la gestión de proyectos
Gestionar proyectos sin herramientas de automatización puede ser un proceso laborioso. Los sistemas modernos de gestión de proyectos ofrecen muchas oportunidades para la automatización, tales como:
- Asignación de tareas mediante plantillas o disparadores;
- Informes automáticos sobre tareas completadas y vencidas;
- Notificaciones a los participantes del proyecto sobre nuevas tareas y cambios en los planes.
Estas funciones no solo simplifican la ejecución de tareas, sino que también ayudan al equipo a concentrarse en aspectos más importantes del trabajo.
¿Cómo implementar la automatización de procesos empresariales?
Para una implementación exitosa de la automatización, es necesario que beneficie tanto al negocio como a los empleados. Antes de comenzar el proceso, es importante asegurarse de los siguientes aspectos:
- Comprensión clara de los objetivos y tareas que necesitan mejorarse;
- Los costos proyectados para herramientas y capacitación no superan las ganancias esperadas;
- Estabilidad y claridad de los procesos empresariales.
Después de esto, se puede pasar a la etapa de planificación. Es importante analizar el recorrido del cliente y determinar qué etapas se pueden automatizar para aumentar las ventas. Por ejemplo, si una empresa vende flores a través de redes sociales, la implementación de un chatbot con función de pago en línea puede facilitar significativamente el trabajo de los gerentes y aumentar la cantidad de ventas.
Si surgen dificultades en el proceso de automatización, se recomienda consultar a especialistas que puedan ayudar a analizar los procesos empresariales actuales y desarrollar un plan de automatización personalizado.
