Arbeiten mit Inhalten in großen Teams ist kein einfacher Prozess. Wenn viele Personen an den Aufgaben beteiligt sind, kann alles schnell ins Chaos geraten: versehentlich veröffentlichte Materialien, Verwirrung bei Bearbeitungen, Genehmigung falscher Beiträge.
In solchen Situationen ist es praktisch, dass die Arbeit sequenziell von Schritt zu Schritt, von Aufgabe zu Aufgabe übergeht. In unserem Service ist der Arbeitsablauf in Spalten mit Aufgaben organisiert, zum Beispiel: „Entwurf“ → „Erstellung“ → „Planung“ → „Veröffentlichung“. Dieses Format wird jedem vertraut sein, der bereits mit Trello oder Jira gearbeitet hat.
Für noch mehr Komfort und Fehlerreduktion kann jeder Schritt einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden. Beispielsweise sind Autoren und Designer nur für die Erstellung von Beiträgen verantwortlich, während sich ein technischer Experte ausschließlich um die Datensicherung kümmert.
Der Kunde sieht nur das Endergebnis, ohne in den Prozess involviert zu sein. Die volle Kontrolle bleibt beim Projektadministrator: Er kann alle Schritte überwachen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Dank dieses Systems kann der Autor einen Beitrag nicht versehentlich veröffentlichen, anstatt ihn zu speichern – er hat einfach keinen Zugriff auf diese Funktion. Der Kunde wird nicht mit der Situation konfrontiert, in der ein Beitrag ohne Genehmigung veröffentlicht wurde, da das Material ohne seine Validierung nicht zum nächsten Schritt übergeht.
Wenn jeder Schritt unter der Verantwortung einer bestimmten Person steht, wird die Arbeit organisiert. Sie sehen immer, wo sich der Beitrag befindet, wer dafür verantwortlich ist und welcher der nächste Schritt ist. Es ist ein logisches System, das das Fehlerrisiko minimiert.
In dieser Anleitung erklären wir, wie Sie die Zugriffsrechte der Teammitglieder so konfigurieren, dass sie bestimmten Schritten zugewiesen werden und nur ihre Aufgaben erledigen.
Wie konfiguriert man die Zugriffsrechte?
Schritt 1. Teilnehmer zum Team hinzufügen
Gehen Sie zum Abschnitt „Team“, klicken Sie auf „Einladen“ und wählen Sie den Zugriffstyp aus.
- Das Team sieht alle internen Prozesse.
- Der Kunde sieht nur das, was für ihn bestimmt ist (z. B. Beiträge zur Genehmigung).Schritt 2. Eine Rolle auswählen
Wir verteilen die Rollen so, dass sie alle zentralen Aspekte der SMM-Teamarbeit abdecken – von der Erstellung von Inhalten ohne Veröffentlichungsrecht bis hin zur vollständigen Projektleitung.
Fertige Rollen
Manager – erstellt, bearbeitet, veröffentlicht Beiträge, sieht Analysen und Überwachung, kann jedoch keine Genehmigungsschritte überspringen.
Administrator – voller Zugriff auf die Arbeit im Projekt.
Ersteller – schreibt Texte, lädt Designs hoch, nimmt an Diskussionen teil, veröffentlicht jedoch nicht.
Genehmiger – genehmigt oder lehnt Beiträge nur ab (z. B. ein Anwalt oder technischer Spezialist).
Flexible Einstellungen (wenn die fertigen Rollen nicht passen)
Veröffentlichungsrechte. Kann erstellen/bearbeiten/löschen Beiträge? Kann ohne Genehmigung veröffentlichen?
Zugang zu Analysen und Überwachung. Sieht Statistiken und Kommentare?
Zugang zu Modulen. Kann Integrationen konfigurieren, Dateien hochladen, Vorlagen erstellen?
Administrative Rechte. Kann Personen zum Team hinzufügen, Projekteinstellungen ändern?
Schritt 3. Richten Sie die Arbeitsphasen ein (für volle Kontrolle)
Damit das System reibungslos funktioniert, konfigurieren Sie den Arbeitsablauf. Wie das geht, wurde im vorherigen Leitfaden erklärt.
Zum Beispiel: Entwurf – Text – Design – Interne Genehmigung – Kundengenehmigung – Veröffentlichung.
Der Autor und der Designer arbeiten nur in ihren Phasen, der Kunde sieht den Beitrag nur bei der Genehmigung, und der Manager veröffentlicht erst nach allen Überprüfungen. Wenn in irgendeiner Phase etwas schiefgeht, zum Beispiel wenn der Kunde keine Zeit hat, den Beitrag zu genehmigen, lässt das System nicht zu, dass er veröffentlicht wird.
Fazit
Die Konfiguration von Rechten und Arbeitsphasen ist ein System, das vor Fehlern schützt, die Arbeit beschleunigt und den Prozess transparent macht.
Keine endlosen Chats und Tabellen mehr. Keine versehentliche Veröffentlichung oder Datenverlust. Nur ein klarer Prozess, bei dem jeder seine Aufgabe erfüllt und der Service hilft, Fehler zu vermeiden.
Wenn Sie die Rollen noch nicht konfiguriert haben, versuchen Sie es heute. Sie werden sofort bemerken, wie die Arbeit einfacher und komfortabler wird.
Wenn Sie Ideen oder Vorschläge zur Verbesserung des Dienstes haben, lassen Sie es uns wissen! Gehen Sie zum Abschnitt „Idee teilen“, hinterlassen Sie Ihre Vorschläge, stimmen Sie für Updates ab und nehmen Sie an der Diskussion teil.
