Trabalhar com conteúdo em grandes equipes não é um processo simples. Quando muitas pessoas estão envolvidas nas tarefas, tudo pode rapidamente se transformar em caos: materiais publicados acidentalmente, confusão com edições, aprovação de postagens erradas.

Nessas situações, é conveniente que o trabalho transite de forma sequencial de etapa para etapa, de tarefa para tarefa. No nosso serviço, o fluxo de trabalho é organizado em colunas com tarefas, por exemplo: “Rascunho” → “Criação” → “Planejamento” → “Publicação”. Esse formato será familiar para quem já trabalhou com Trello ou Jira.

Para ainda mais conveniência e redução de erros, cada etapa pode ser atribuída a um participante específico da equipe. Por exemplo, redatores e designers são responsáveis apenas pela criação de postagens, enquanto um especialista técnico cuida exclusivamente da verificação dos dados.

O cliente vê apenas o resultado final, sem se envolver no processo. O controle total permanece com o administrador do projeto: ele pode monitorar todas as etapas e fazer alterações quando necessário.

Graças a esse sistema, o redator não poderá publicar acidentalmente uma postagem em vez de salvá-la — ele simplesmente não tem acesso a essa função. O cliente não se deparará com a situação em que uma postagem foi publicada sem aprovação, pois sem sua validação, o material não avançará para a próxima etapa.

Quando cada etapa é responsabilidade de uma pessoa específica, o trabalho se torna organizado. Você sempre verá onde está a postagem, quem é o responsável por ela e qual é a próxima etapa. É um sistema lógico que minimiza o risco de erros.

Neste guia, vamos explicar como configurar os direitos de acesso dos membros da equipe, para que sejam atribuídos a etapas específicas e realizem apenas suas tarefas.

Como configurar os direitos de acesso?

Passo 1. Adicionando participantes à equipe

Acesse a seção “Equipe”, clique em “Convidar” e escolha o tipo de acesso.

• A equipe vê todos os processos internos.
• O cliente vê apenas o que lhe é destinado (por exemplo, postagens para aprovação).Passo 2. Escolhendo um papel

Distribuímos os papéis de forma a abranger todas as direções-chave do trabalho da equipe de SMM — desde a criação de conteúdo sem direitos de publicação até a gestão completa do projeto.

Papeis prontos

Gerente — cria, edita, publica postagens, visualiza análises e monitoramento, mas não pode pular etapas de aprovação.

Administrador — acesso total ao trabalho no projeto.

Criador — escreve textos, carrega designs, participa de discussões, mas não publica.

Aprovador — apenas aprova ou rejeita postagens (por exemplo, um advogado ou especialista técnico).

Configurações flexíveis (caso os papéis prontos não se adequem)

Direitos de publicação. Pode criar/editar/excluir postagens? Pode publicar sem aprovação?

Acesso a análises e monitoramento. Vê estatísticas e comentários?

Acesso a módulos. Pode configurar integrações, carregar arquivos, criar modelos?

Direitos administrativos. Pode adicionar pessoas à equipe, mudar as configurações do projeto?

Passo 3. Configure as etapas de trabalho (para controle total)

Para que o sistema funcione perfeitamente, configure o fluxo de trabalho. Como fazer isso foi explicado no guia anterior.

Por exemplo: Rascunho — Texto — Design — Aprovação interna — Aprovação com o cliente — Publicação.

O redator e o designer trabalham apenas em suas etapas, o cliente vê a postagem apenas na aprovação, e o gerente a publica somente após todas as verificações. E se em alguma etapa algo der errado, por exemplo, se o cliente não tiver tempo de aprovar a postagem, o sistema não permitirá que ela seja publicada.

Conclusão

Configurar direitos e etapas de trabalho é um sistema que protege contra erros, acelera o trabalho e torna o processo transparente.

Chega de chats intermináveis e tabelas. Nenhuma publicação acidental ou perda de dados. Apenas um processo claro, onde cada um realiza sua tarefa, e o serviço ajuda a evitar erros.

Se você ainda não configurou os papéis, tente fazê-lo hoje. Você perceberá imediatamente como o trabalho se tornará mais fácil e confortável.

Se você tiver ideias ou sugestões para melhorar o serviço, nos avise! Vá para a seção “Compartilhar ideia”, deixe suas sugestões, vote em atualizações e junte-se à discussão.