Bei der Arbeit mit Kunden geht die meiste Zeit nicht für die Erstellung von Inhalten, sondern für die Organisation des Prozesses drauf. Unklar ist, wer was überprüfen soll, welche Beiträge bereits fertig sind und wo die letzte Version verloren ging. Postmypost hilft, überflüssige Schritte zu beseitigen.

In diesem Artikel erläutern wir, wie man eine bequeme Genehmigung einrichtet und Berichte schneller schreibt.

Zuerst - Aufteilung in Phasen

Phasen sind die Grundlage des Arbeitsprozesses in Postmypost. Sie zeigen dem Team, in welchem Schritt sich jeder Beitrag befindet, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und welche Aufgaben Aufmerksamkeit erfordern. Dank der flexiblen Anpassung lassen sich die Phasen leicht an den eigenen Arbeitsstil anpassen - für einen Spezialisten, ein kleines Team oder ein mehrstufiges Unternehmen.

Phasen lösen mehrere typische Probleme auf einmal: verschwundene Dateien, Verwirrung in Chats und endlose Nachfragen "Was ist mit diesem Beitrag?".

Um die Schritte an Ihre Aufgaben anzupassen, klicken Sie auf den Bereich "Arbeitsprozess" und die Schaltfläche "Phase erstellen". Benennen Sie die Phase und wählen Sie die Logik des Übergangs.

Ein Schritt zurück kann auf die vorherige Phase oder eine andere eingestellt werden.

Ein Schritt nach vorne kann ebenfalls zur nächsten Phase oder zu einer bestimmten führen. Dies ist besonders nützlich, wenn der Prozess in Ihrem Team nicht linear ist: Zum Beispiel geht der Beitrag nach den Korrekturen direkt zum Designer zur Aktualisierung des visuellen Inhalts.

Jede Phase erscheint auf dem Board als Spalte. Beiträge lassen sich leicht zwischen diesen Spalten verschieben - so versteht das Team schnell, wo alles nach Plan läuft und wo es zu Verzögerungen gekommen ist.

Zum Beispiel sieht der SMM-Spezialist, dass die Texte schon lange in der Phase "Design" sind, aber das visuelle Material fehlt noch. Und der Kunde, der das Board öffnet, versteht sofort, welche Materialien auf Genehmigung warten - und fragt nicht im Chat nach.

Das Phasenboard ist eine visuelle Karte mit dem Status aller Aufgaben.

Wenn die Phasen bereits eingerichtet sind, erhält das Team eine klare Struktur, nach der jeder Beitrag voranschreitet. Aber nur die Reihenfolge der Schritte reicht nicht aus - am häufigsten treten Verzögerungen später, bei der Genehmigung, auf. Dort bleiben Materialien stecken, wenn unklar ist, wer und wann sie überprüfen soll. Daher ist das nächste wichtige Element des Arbeitsprozesses die sinnvolle Einrichtung der Genehmigungen.

Genehmigung einrichten

Die Genehmigung kann ebenfalls an Ihr Team angepasst werden - von der Veröffentlichung mit einem Klick bis hin zur mehrstufigen Überprüfung. Das flexible System ermöglicht es, überflüssige Fragen zu beseitigen: Wer genehmigt, innerhalb welcher Fristen und was nach der Genehmigung passiert.

Es gibt mehrere Optionen:

• Fakultative Genehmigung - Sie aktivieren sie manuell, wenn Sie die Meinung eines Kollegen oder Kunden einholen möchten. Beispiel: Der Designer hat das visuelle Material fertiggestellt, aber der Text ist noch nicht vollständig. Sie senden den Beitrag zur fakultativen Prüfung, damit ein anderer Redakteur Empfehlungen gibt, ohne die gesamte Veröffentlichungsreihe zu blockieren.
• Verpflichtende Genehmigung - Nach der ausgewählten Phase geht der Inhalt automatisch zur Prüfung. Der Beitrag wird nicht weiterverarbeitet, bis jemand mit ausreichenden Rechten ihn genehmigt. Beispiel: Der endgültige Text für die sozialen Netzwerke geht sofort nach der Prüfung durch den Redakteur zur Genehmigung an den Projektmanager. Dies gewährleistet, dass die Materialien nicht ohne finale Kontrolle veröffentlicht werden.
• Mehrstufige Genehmigung - wenn das Material mehrere Stufen durchläuft: Text - visuelles Material - finale Genehmigung durch den Kunden. Für jede Ebene werden eigene Verantwortliche benannt. Beispiel: In einem Team von drei Personen ist einer für den Text verantwortlich, der zweite für das Design, und der Kunde - für die finale Bestätigung. Der Beitrag bewegt sich nicht weiter, bis alle Stufen durchlaufen sind.

Dieser Ansatz spart Zeit durch Transparenz: Jeder weiß, wann und was er bestätigen muss - Benachrichtigungen kommen über Telegram, die App oder per E-Mail, je nach Wahl.

Wie man Benachrichtigungen einrichtet, haben wir in diesem Artikel beschrieben.

Nach der Einrichtung der Genehmigungen arbeitet das Team bereits strukturierter: Jeder erhält genau die Aufgaben, die zu seiner Rolle gehören. Der nächste Schritt besteht darin, die Arbeit mit dem Kunden noch einfacher zu gestalten und die letzten Barrieren auf dem Weg zur Genehmigung von Inhalten zu beseitigen.

Kunden einbinden

Häufig verzögert sich die Genehmigung von Inhalten, weil es für den Kunden schwierig ist, zur Veröffentlichung zu gelangen. Er hat keine Zeit, den richtigen Chat und die benötigten Inhalte zu suchen. In Postmypost gibt es diese Barriere nicht.

Der Kunde muss kein Konto erstellen - es reicht, den Link zu öffnen. Er sieht sofort den Beitrag, kann einen Kommentar hinterlassen oder auf "Genehmigen" klicken. Wenn es viele Materialien gibt, hilft ein praktischer Feed, in dem alle Beiträge angezeigt werden, die auf Aufmerksamkeit warten.

Den Kunden einfach in den Dienst einzubinden: Gehen Sie zum Abschnitt "Team", geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein und weisen Sie die Rolle "Kunde" und "Genehmiger" zu.

Nach diesem Schritt funktioniert der gesamte Prozess automatisch, und das Team verbringt weniger Zeit mit der Organisation.

Aber es reicht nicht, Inhalte zu veröffentlichen - sie müssen auch analysiert werden. Zum Komfort werden Berichte in Postmypost automatisch erstellt - das bedeutet, dass Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht von Vermutungen getroffen werden können.

Bericht erstellen

Alle Arbeitsschritte in Postmypost sind automatisiert - sogar die Analytik. Der Dienst überwacht die Statistiken und aktualisiert sie täglich. Dies ermöglicht es dem Team, aktuelle Kennzahlen ohne überflüssige manuelle Eingriffe zu sehen.

Im Abschnitt "Analytik" sind die wichtigsten Kennzahlen zu Konten und Beiträgen gesammelt:

• Wachstum der Abonnenten,
• Engagement,
• Reaktionen auf bestimmte Veröffentlichungen,
• Dynamik des Publikums nach Geschlecht, Städten und Ländern.

So sieht der Marketer sofort, dass der Beitrag über die neue Aktion das größte Echo beim Publikum in Moskau ausgelöst hat, während die Veröffentlichungen über das Produkt X besser bei Frauen im Alter von 25-34 Jahren funktionieren. Das hilft, Inhalte effektiver zu planen.

Hier können auch die Ergebnisse der beworbenen Beiträge verglichen, die Veröffentlichungsgeschichte angesehen und die Effektivität verschiedener Inhaltstypen bewertet und die beste Zeit für die Veröffentlichung von Materialien ausgewählt werden.

Übrigens haben wir untersucht, wann es am besten ist, auf Telegram zu posten. Die Ergebnisse haben wir in einem Artikel zusammengestellt.

Um einen Bericht in Postmypost zu erhalten, genügt es, die "Analytik" zu öffnen.

Klicken Sie auf "Exportieren".

Wählen Sie die Plattform aus und klicken Sie auf "Erstellen".

Der Dienst erstellt ein fertiges Dokument. Berichte können im PDF-Format exportiert und Diagramme als Bilder gespeichert werden. Bei Bedarf können Branding-Elemente wie Logo, Überschrift und Beschreibung (White Label-Modus) leicht hinzugefügt werden.

In Postmypost ist jeder Schritt so durchdacht, dass die Arbeit des Teams verständlich und transparent ist, und der Kunde ohne überflüssige Handlungen einbezogen wird. Das Ergebnis sind weniger Fehler und Fragen wie "Bei wem hängt der Beitrag?". Probieren Sie es aus!

* Das Unternehmen Meta, dem die sozialen Netzwerke Facebook und Instagram gehören, wird in Russland als extremistische Organisation anerkannt und ist im Land verboten.