Contenido
- ¿Qué es una factura?
- ¿Quién debe emitir la factura?
- Tipos y formatos de facturas
- Ejemplo de llenado de factura
- Errores comunes al emitir facturas
¿Qué es una factura?
La factura es un documento contable que sirve como comprobante de la recepción de mercancía por parte del comprador. Es una herramienta importante en los negocios y juega un papel clave en las operaciones financieras entre las partes de la transacción. Para el comprador, este documento es necesario para obtener la deducción del impuesto sobre el valor añadido (IVA), mientras que el vendedor lo utiliza para determinar la cantidad de IVA que debe pagar al presupuesto estatal.
La factura contiene información sobre las partes de la transacción, incluyendo datos sobre el comprador y el vendedor, descripción de los productos o servicios, su costo, así como el monto del IVA y otros puntos clave. Toda la información indicada debe ser actual y coincidir con los datos de otros documentos relacionados con la transacción. Es importante destacar que el formato de la factura debe cumplir con los últimos requisitos establecidos por la legislación.
¿Quién debe emitir la factura?
Cuando un empresario registra una nueva entidad jurídica o formaliza el estatus de empresario individual, debe elegir un sistema tributario bajo el cual realizará los pagos. El estado ofrece diferentes opciones, como el sistema general de tributación, el simplificado, el de patente y el impuesto único agrícola. La elección del sistema depende del estatus jurídico del negocio y del monto de los ingresos anuales.
La mayoría de estos sistemas incluyen el IVA, que es un impuesto sobre el valor añadido. Todas las empresas y empresarios individuales que están obligados a pagar el IVA deben emitir facturas. El pago del IVA se realiza sobre la base de la diferencia entre el precio del producto o servicio y su costo. El impuesto se paga al presupuesto, deduciendo el monto del IVA pagado a los proveedores de la suma total de la obligación tributaria.
La obligación de emitir facturas recae en todas las empresas, a excepción de aquellos casos en que venden productos o servicios exentos de impuestos. La lista de dichos productos y servicios es limitada y se indica en el artículo 149 del Código Fiscal de Rusia.
Tipos y formatos de facturas
Existen cuatro tipos principales de facturas: de entrega, anticipada, de corrección y rectificada. El proveedor debe elegir el tipo de documento correspondiente según la situación específica. Por ejemplo, la factura anticipada se emite si el pago se recibió antes de la entrega del producto, y la de entrega, después. En caso de detectar errores en la factura emitida, se debe elaborar un documento de corrección o uno rectificado.
Para todos los tipos, excepto el de corrección, se utiliza el mismo formato. El documento de corrección tiene una plantilla separada. La legislación permite emitir facturas tanto en formato impreso como en formato electrónico. Normalmente, la elaboración de esta documentación es realizada por el departamento de contabilidad de la empresa. Al crear una factura en papel, es necesario elaborar dos copias, que son firmadas por el contador principal y el director de la empresa.
Después de la firma, una copia se entrega al comprador y la otra se queda con el vendedor. Ambas partes deben registrar la entrega del documento en sus libros de ventas y compras.
Ejemplo de llenado de factura
La emisión de facturas puede realizarse utilizando la gestión electrónica de documentos (GED). Estos son programas especializados, gestionados por empresas operadoras aprobadas por el Servicio Federal de Impuestos (SFT). La conexión a la GED es posible en cualquier momento después de registrar la entidad jurídica o al empresario individual.
El proceso de gestión electrónica de documentos incluye varios pasos: el iniciador crea la factura, la firma con su firma electrónica y la envía al comprador a través del programa GED. El comprador recibe el documento, lo revisa y, si todo está en orden, también lo firma. De lo contrario, puede devolver el documento con las razones indicadas. Después de la aprobación de la factura, el programa GED la agrega a los libros de compras y ventas.
Errores comunes al emitir facturas
Existen errores comunes que pueden llevar a la denegación de la deducción del IVA. Estos incluyen datos incorrectos que impiden que el SFT identifique a las partes de la transacción o determine correctamente el nombre y costo de los productos. Los errores más frecuentes incluyen:
- Datos desactualizados del comprador, como una dirección incorrecta.
- Uso de precios de versiones antiguas de contratos o acuerdos.
- Selección incorrecta de la tasa impositiva, por ejemplo, 20% en lugar de 10%.
- Inconsistencia del nombre del producto o servicio con otros documentos.
- Código de moneda incorrecto.
Los contadores deben verificar cuidadosamente todos los datos, comparándolos con los documentos actuales, ya que los errores pueden ser la causa de la denegación de la deducción fiscal. Si el comprador recibe una factura incorrecta, debe comunicarse de inmediato con el vendedor para corregir los errores.
