«¿Se realizó esta corrección?», «¿Y dónde está la última versión de la publicación?», «¿Por qué se pasó el plazo?» — los especialistas en SMM escuchan estas preguntas más a menudo de lo que les gustaría. Todo esto se debe a que no hay un sistema único de comunicación. Correcciones en el chat, aprobaciones por correo, plazos en Excel, ideas en la cabeza del gerente. Al final, comienza la confusión y los plazos casi siempre se incumplen. Analicemos cómo solucionarlo.
¿Qué está mal con los chats?
Parece que es conveniente corregir publicaciones en el chat: escribiste en Telegram y tu colega ya recibió el comentario. Pero esto funciona solo mientras tengas un proyecto y un cliente. Luego comienzan los problemas.
Se pierden versiones. En el chat es difícil entender cuál es la versión actual del texto o del diseño. Todas las últimas correcciones están en diferentes hilos, y el archivo final a menudo se llama una combinación aleatoria de letras.
No hay una fuente única. El diseñador corrigió la imagen a pedido del gerente, mientras que el cliente escribió comentarios completamente diferentes en el chat. Al final, las correcciones se cruzan y se contradicen entre sí.
La aprobación se confunde. No está claro quién dio el «visto bueno» — ¿el gerente o el cliente?
Los plazos viven su propia vida. La publicación está lista, pero está sin revisar porque el cliente no ha podido volver al mensaje necesario o simplemente lo pasó por alto.
La conclusión es sencilla: tanto al cliente como al freelancer y al equipo les resulta incómodo aprobar publicaciones en mensajeros. ¿Cuáles son las alternativas?
Cómo funciona la aprobación en Postmypost
En Postmypost se puede configurar un sistema de aprobación. Cada publicación tiene un estatus, a partir del cual se puede ver quién es responsable de qué, dónde se ha estancado la publicación y qué se necesita hacer para poder recopilarla a tiempo.
Brevemente sobre la mecánica
Cada publicación tiene una tarjeta y un conjunto de estatus — etapas del proceso de trabajo. La publicación avanza por estas etapas: desde la idea hasta la publicación. En cada etapa se puede configurar quién es el responsable de la revisión y si se necesitan aprobaciones.
Así puede verse el tablero con las etapas de trabajo.
¿Qué beneficios tiene esto?
- Se puede ver en qué etapa está la publicación y quién está trabajando en ella.
- En cada etapa hay un responsable.
- El estado «En aprobación» y la planificación automática posterior evitan que la publicación se pierda o se quede en borradores — se publica a la hora programada.
- Se puede enviar un enlace a la publicación al cliente sin necesidad de registro. Él podrá aprobar todo con un clic o dejar un comentario directamente en Postmypost.
Cómo configurar las etapas y organizar el trabajo del equipo, lo hemos escrito en este artículo.
Cómo funciona
Todo comienza con la configuración de las etapas. Puedes crear tu propio proceso de trabajo o utilizar uno automático. Te recomendamos usar esta secuencia:
- borrador,
- texto,
- diseño,
- aprobación,
- planificación,
- publicación.
Se puede configurar el proceso de trabajo a través del menú de la izquierda.
En el propio editor de la publicación se puede reunir el texto y contenido multimedia, elegir la red social para la publicación. Aquí también hay una vista previa. La publicación se muestra igual a como aparecerá en la red social. Esto significa que el cliente ve no solo un texto seco en Google Docs, sino el resultado final, como en el feed. Para el equipo también es conveniente — se notan de inmediato los errores de formato, los espacios innecesarios y los emojis incorrectos.
En el menú lateral se puede ver de inmediato cómo se verá la publicación.
Cuando todos los especialistas hayan completado sus etapas, envía la publicación para su aprobación. El cliente recibirá un push, un correo electrónico o un mensaje del bot en Telegram.
¿Por qué es conveniente para el cliente?
La aprobación a menudo se interrumpe no por parte del equipo, sino por parte del cliente. Él tiene mil tareas y un montón de chats no leídos. En Postmypost, el sistema está diseñado para que al cliente le resulte lo más sencillo posible aprobar la publicación.
No necesita crear una cuenta ni recordar una contraseña. Solo necesita recibir un enlace. El cliente verá la publicación de inmediato, podrá dejar comentarios o hacer clic en el botón «Aprobar». Esto ahorra tiempo y simplifica el proceso, por lo que el cliente pospone la tarea con menos frecuencia.
Postmypost envía notificaciones por correo electrónico, push en la aplicación y en Telegram. Esto significa que el cliente no se perderá la tarea. Si el cliente necesita aprobar no solo una, sino una docena de materiales, también es conveniente. En Postmypost hay un feed de publicaciones donde se recopilan todos los materiales en aprobación. Se puede ver lo que ya ha sido aprobado y lo que requiere atención.
Para configurar el rol del cliente, en el menú lateral abre la sección «Equipo» y haz clic en «Invitar al equipo».
Después de eso, indica el correo del cliente y selecciona la opción «Cliente» y «Aprobador». Haz clic en «Enviar invitación».
Más sobre cómo configurar las notificaciones para el equipo y en chats grupales, lee en este material.
Correcciones en chats y plazos incumplidos no son la rutina de trabajo, sino un proceso mal organizado. Cuando no hay un sistema único, incluso el equipo más fuerte comienza a perder tiempo solo en correos.
Intenta organizar tu proceso de aprobación en Postmypost — y te sorprenderás de lo rápido que los plazos dejarán de incumplirse y el trabajo se volverá más tranquilo y transparente.
