Contenido
- ¿Qué es BPM?
- Ventajas de los sistemas BPM
- ¿Quiénes necesitan sistemas BPM?
- ¿Cómo funcionan los sistemas BPM?
- ¿Cómo elegir un sistema BPM?
- Diferencias de BPM con otros sistemas
¿Qué es BPM?
BPM (Gestión de Procesos de Negocio) es un sistema diseñado para organizar y optimizar los procesos de negocio en una empresa. En términos simples, es una plataforma que permite descomponer procesos complejos en etapas comprensibles, asignar responsables, crear recordatorios y rastrear el estado de las tareas. Por ejemplo, en el sistema BPM "Bitrix24" se puede gestionar el proceso de "Aprobación de facturas", añadiendo participantes y definiendo resultados en cada etapa. La principal característica de BPM es la automatización de los procesos de negocio, lo que los hace más estructurados y eficientes. El sistema garantiza que el paso a la siguiente etapa solo ocurra después de completar la anterior, así como recuerda los pasos importantes que no se pueden omitir.
Ventajas de los sistemas BPM
La implementación de soluciones BPM puede aportar numerosas ventajas para el negocio. Veamos las principales ventajas:
- Sistematización del trabajo: BPM permite visualizar y estructurar procesos, lo que ayuda a entender la secuencia de tareas y sus plazos de ejecución.
- Precisión y transparencia de los procesos: La estandarización de los procesos de trabajo reduce la cantidad de errores y permite rastrear el estado de las tareas, lo que simplifica la recopilación de información para los directivos.
- Aumento de la gestionabilidad: BPM facilita la coordinación del trabajo entre departamentos, proporcionando a cada empleado acceso a información actualizada sobre el proceso.
- Automatización de tareas rutinarias: La plataforma puede automatizar muchas tareas repetitivas, permitiendo a los empleados concentrarse en proyectos más significativos.
- Analítica y control: El sistema BPM recopila datos sobre todas las etapas del trabajo, identificando puntos débiles y permitiendo realizar ajustes.
- Flexibilidad: Los sistemas BPM se adaptan fácilmente a las necesidades de la empresa e integran otros servicios, lo que garantiza la transferencia automática de datos.
¿Quiénes necesitan sistemas BPM?
Los sistemas BPM son demandados en diversas industrias y son especialmente útiles para empresas grandes y medianas con estructuras complejas. Veamos en qué áreas su aplicación es más relevante:
- Manufactura: Para controlar todas las etapas de producción y gestionar el inventario de materias primas.
- Comercio electrónico: Para organizar los procesos de ventas, logística y análisis de eficiencia.
- Comercio minorista: Para optimizar la cadena de suministro y mejorar el servicio al cliente.
- Sector IT: Para controlar el desarrollo de proyectos y la distribución de recursos.
- Sector financiero: Para automatizar el procesamiento de solicitudes y simplificar el trabajo con los datos de los clientes.
¿Cómo funcionan los sistemas BPM?
Los sistemas BPM constan de tres componentes principales:
- Panel administrativo: Para la configuración de procesos por parte de los especialistas.
- Núcleo del sistema: Para la ejecución de todos los procesos establecidos.
- Interfaz de usuario: Para la interacción de los empleados con el sistema.
El trabajo con BPM comienza con la modelación de procesos utilizando herramientas intuitivas. A continuación, el sistema rastrea la ejecución de tareas, envía notificaciones y actualiza bases de datos. En tiempo real, los usuarios pueden ver los estados de las tareas y recibir notificaciones sobre desviaciones.
¿Cómo elegir un sistema BPM?
Al elegir un sistema BPM, es importante considerar los siguientes criterios:
- Necesidades de la empresa: Determine qué procesos requieren optimización.
- Funcionalidad: Asegúrese de que el sistema soporte las funciones necesarias de modelado y automatización.
- Facilidad de uso: La interfaz debe ser intuitiva para todos los empleados.
- Flexibilidad y escalabilidad: Evalúe cuán fácil es adaptar el sistema a las necesidades específicas de la empresa.
- Seguridad de los datos: Asegúrese de que el sistema proporcione protección de la información.
- Soporte técnico: Preste atención a la disponibilidad de soporte y materiales de capacitación.
- Costo: Considere diferentes formatos de entrega y sus costos.
Diferencias de BPM con otros sistemas
La principal diferencia de los sistemas BPM con respecto a otras soluciones de software radica en su enfoque en los procesos de negocio en su totalidad. A diferencia de los CRM, que están orientados a ventas y marketing, BPM abarca todos los aspectos del proceso, incluidos la contratación de empleados, marketing, comunicaciones y logística. Esto permite que los sistemas BPM se adapten de manera flexible a las necesidades de la organización y optimicen todo el negocio.
