«Cette modification a-t-elle été apportée ?», «Et où est la dernière version du post ?», «Pourquoi le délai est-il dépassé ?» — les spécialistes SMM entendent ces questions plus souvent qu'ils ne le souhaiteraient. Tout cela à cause de l'absence d'un système de communication unifié. Les modifications dans le chat, les validations par e-mail, les délais dans Excel, les idées dans la tête du manager. Au final, cela devient chaotique et les délais sont presque toujours dépassés. Voyons comment y remédier.
Qu'est-ce qui ne va pas avec les chats ?
On pourrait penser qu'il est pratique de modifier des posts dans le chat : on écrit sur Telegram — et voilà, le collègue a reçu le commentaire. Mais cela fonctionne, seulement tant que vous avez un projet et un client. Après, les problèmes commencent.
Les versions se perdent. Dans le chat, il est difficile de comprendre quelle version du texte ou du design est actuelle. Toutes les dernières modifications se trouvent dans différentes branches, et le fichier final est souvent nommé un ensemble aléatoire de lettres.
Il n'y a pas de source unique. Le designer a modifié l'image à la demande du manager, tandis que le client a écrit des commentaires complètement différents dans le chat. Au final, les modifications se chevauchent et se contredisent.
Les validations se mélangent. On ne sait pas qui a donné «le feu vert» — le responsable ou le client.
Les délais vivent leur propre vie. Le post est prêt — mais il reste non consulté, car le client n'a pas eu le temps de revenir au message nécessaire ou l'a simplement manqué.
La conclusion est simple : tant pour le client, que pour le freelance, que pour l'équipe, il est peu pratique de valider des publications dans des messageries. Quelles sont donc les alternatives ?
Comment fonctionne la validation dans Postmypost
Dans Postmypost, il est possible de configurer un système de validation. Chaque post obtient un statut, qui indique qui est responsable de quoi, où le post est bloqué et ce qu'il faut faire pour le rassembler à temps.
En bref sur la mécanique
Chaque post a une carte et un ensemble de statuts — étapes du processus de travail. Le post avance à travers ces étapes : de l'idée à la publication. À chaque étape, il est possible de définir qui est responsable de la vérification et si des validations sont nécessaires.
Ceci est à quoi pourrait ressembler le tableau avec les étapes de travail.
Quels en sont les avantages ?
- On peut voir à quelle étape se trouve le post et qui travaille dessus.
- À chaque étape, il y a un responsable.
- Le statut «En validation» et la planification automatique qui suit empêchent le post de se perdre et de rester en brouillon — il est publié à l'heure prévue.
- Le lien vers le post peut être envoyé au client sans inscription. Il pourra approuver tout d'un clic ou laisser un commentaire directement dans Postmypost.
Comment configurer les étapes et organiser le travail de l'équipe, nous l'avons expliqué dans cet article.
Comment cela fonctionne
Tout commence par la configuration des étapes. Vous créez votre propre processus de travail ou utilisez l'automatique. Nous vous conseillons d'utiliser la séquence suivante :
- brouillon,
- texte,
- design,
- validation,
- planification,
- publication.
Le processus de travail peut être configuré via le menu à gauche.
Dans l'éditeur de post, vous pouvez rassembler le texte et le contenu multimédia, choisir le réseau social pour la publication. Il y a aussi un aperçu. Le post s'affiche exactement comme il apparaîtra sur le réseau social. Cela signifie que le client voit non pas un texte sec dans Google Docs, mais le résultat final, comme dans le fil d'actualités. C'est également pratique pour l'équipe — les erreurs de formatage, les espaces superflus et les émojis incorrects sont immédiatement visibles.
Dans le menu latéral, il est immédiatement visible à quoi ressemblera la publication.
Lorsque tous les spécialistes ont terminé leurs étapes, envoyez le post pour validation. Le client recevra une notification push, un e-mail ou un message d'un bot sur Telegram.
Pourquoi c'est pratique pour le client
La validation est souvent retardée non pas du côté de l'équipe, mais du côté du client. Il a mille tâches et une multitude de chats non lus. Dans Postmypost, le système est conçu pour que le client puisse valider le post le plus facilement possible.
Il n'est pas nécessaire de créer un compte ou de mémoriser un mot de passe. Il lui suffit de recevoir un lien. Le client verra immédiatement le post, pourra laisser des commentaires ou cliquer sur le bouton «Approuver». Cela fait gagner du temps et simplifie le processus, ce qui signifie que le client reporte moins souvent la tâche.
Postmypost envoie des notifications par e-mail, des notifications push dans l'application et sur Telegram. Cela signifie que le client ne manquera pas la tâche. Si le client doit valider non pas un, mais une dizaine de matériaux, c'est aussi pratique. Dans Postmypost, il y a un fil de posts où tous les matériaux en validation sont rassemblés. On peut voir ce qui a déjà été approuvé et ce qui nécessite de l'attention.
Pour configurer le rôle du client, ouvrez la section «Équipe» dans le menu latéral et cliquez sur «Inviter dans l'équipe».
Ensuite, indiquez l'e-mail du client et choisissez l'option «Client» et «Validant». Cliquez sur «Envoyer l'invitation».
Pour plus d'informations sur la configuration des notifications pour l'équipe et dans les chats de groupe, lisez cet article.
Les modifications dans les chats et les délais brûlés ne sont pas une routine de travail, mais un processus mal structuré. Lorsqu'il n'y a pas de système unique, même l'équipe la plus performante commence à perdre du temps uniquement en écrivant.
Essayez de structurer votre processus de validation dans Postmypost — et vous serez surpris de voir à quelle vitesse les délais cesseront d'être dépassés et le travail deviendra plus calme et transparent.
