«Essa correção foi feita?», «E onde está a versão mais recente do post?», «Por que o prazo foi perdido?» — os especialistas em SMM ouvem essas perguntas com mais frequência do que gostariam. Tudo isso devido à falta de um sistema de comunicação unificado. Correções no chat, aprovações por e-mail, prazos em Excel, ideias na cabeça do gerente. No final, começa a confusão e os prazos quase sempre são perdidos. Vamos ver como corrigir isso.

O que há de errado com os chats?

Parece que corrigir posts no chat é conveniente: escreveu no Telegram — e lá está seu colega com o comentário. Mas isso funciona apenas enquanto você tem um projeto e um cliente. Depois, começam os problemas.

Versões se perdem. No chat, é difícil entender qual versão do texto ou design é a atual. Todas as últimas alterações estão em diferentes tópicos, e o arquivo final geralmente é nomeado com uma combinação aleatória de letras.

Não há uma fonte única. O designer ajustou a imagem a pedido do gerente, enquanto o cliente escreveu comentários completamente diferentes no chat. No final, as correções se sobrepõem e se contradizem.

A aprovação se confunde. Não está claro quem deu o "ok" — o gerente ou o cliente.

Prazos vivem sua própria vida. O post está pronto — mas fica sem ser visto, porque o cliente não conseguiu voltar à mensagem certa ou simplesmente a ignorou.

A conclusão é simples: tanto o cliente quanto o freelancer e a equipe têm dificuldade em aprovar publicações em mensageiros. Quais são as alternativas?

Como funciona a aprovação no Postmypost

No Postmypost, você pode configurar um sistema de aprovação. Cada post recebe um status, pelo qual é possível ver quem é responsável por quê, onde o post está travado e o que precisa ser feito para que seja concluído a tempo.

Resumidamente sobre a mecânica

Cada post tem um cartão e um conjunto de status — etapas do processo de trabalho. O post avança por essas etapas: da ideia à publicação. Em cada etapa, você pode configurar quem é responsável pela verificação e se são necessárias aprovações.

Assim pode parecer o quadro com as etapas de trabalho.

O que isso traz?

1. É possível ver em que etapa está o post e com quem ele está em andamento.
2. Em cada etapa, há um responsável.
3. O status "Em aprovação" e o planejamento automático subsequente evitam que o post se perca e fique preso em rascunhos — ele é publicado no horário designado.
4. O link para o post pode ser enviado ao cliente sem registro. Ele pode aprovar tudo com um clique ou deixar um comentário diretamente no Postmypost.

Como configurar as etapas e organizar o trabalho da equipe, escrevemos neste artigo.

Como isso funciona

Tudo começa com a configuração das etapas. Você cria seu próprio processo de trabalho ou usa o automático. Recomendamos usar a seguinte sequência:

• rascunho,
• texto,
• design,
• aprovação,
• planejamento,
• publicação.

Configurar o processo de trabalho pode ser feito pelo menu à esquerda.

No próprio editor de posts, você pode compor o texto e o conteúdo multimídia, escolher a rede social para publicação. Aqui também há uma prévia. O post é exibido da mesma forma que aparecerá na rede social. Isso significa que o cliente vê não apenas um texto seco no Google Docs, mas o resultado final, como aparece no feed. Para a equipe, isso também é conveniente — os erros de formatação, espaços em excesso e emojis incorretos são facilmente notados.

No menu lateral, é possível ver imediatamente como será a publicação.

Quando todos os especialistas concluírem suas etapas, envie o post para aprovação. O cliente receberá uma notificação por push, e-mail ou mensagem de um bot no Telegram.

Por que isso é conveniente para o cliente

A aprovação muitas vezes falha não do lado da equipe, mas do lado do cliente. Ele tem mil tarefas e uma montanha de chats não lidos. No Postmypost, o sistema é estruturado de forma que seja o mais simples possível para o cliente aprovar o post.

Ele não precisa criar uma conta ou lembrar de uma senha. Basta receber o link. O cliente verá imediatamente o post, poderá deixar comentários ou clicar no botão "Aprovar". Isso economiza tempo e simplifica o processo, assim, o cliente adia menos a tarefa.

O Postmypost envia notificações por e-mail, push no aplicativo e no Telegram. Isso significa que o cliente não perderá a tarefa. Se o cliente precisar aprovar não apenas um, mas uma dúzia de materiais, isso também é conveniente. No Postmypost, há um feed de posts, onde todos os materiais em aprovação estão reunidos. É possível ver o que já foi aprovado e o que requer atenção.

Para configurar o papel do cliente, no menu lateral, abra a seção "Equipe" e clique em "Convidar para a equipe".

Depois disso, insira o e-mail do cliente e escolha as opções "Cliente" e "Aprovador". Clique em "Enviar convite".

Para saber mais sobre como configurar notificações para a equipe e em chats em grupo, leia este material.

Correções em chats e prazos perdidos não são uma rotina de trabalho, mas um processo mal estruturado. Quando não há um sistema unificado, até a equipe mais forte começa a perder tempo apenas com mensagens.

Tente estruturar seu processo de aprovação no Postmypost — e você ficará surpreso com a rapidez com que os prazos deixarão de ser perdidos e o trabalho se tornará mais tranquilo e transparente.