In einem Social-Media-Management-Team ist es entscheidend, dass alle Mitglieder nahtlos zusammenarbeiten, wie eine gut geölte Maschine. Wenn Prozesse nicht optimiert sind, kann die Arbeit schnell in Chaos umschlagen.
Stellen Sie sich vor, jeder Mitarbeiter arbeitet in seiner eigenen Welt: Einige schreiben Beiträge, andere suchen nach geeigneten Bildern, und einige haben völlig vergessen, dass sie heute noch etwas veröffentlichen müssen. Infolgedessen stehen wir vor zahlreichen Missverständnissen, inkonsistenten Veröffentlichungen und natürlich verschwendeter Zeit. Und verschwendete Zeit bedeutet verlorenes Geld.
Ständige Nachrichten und der Einsatz von mehreren Google-Dokumenten verkomplizieren die Situation nur. Anstatt sich auf Kreativität und die Interaktion mit Followern zu konzentrieren, verbringt das Team Zeit damit, nach den notwendigen Informationen zu suchen und Aktionen zu koordinieren. Das ist ineffizient und ermüdend.
Wenn Prozesse nicht gut etabliert sind, können ernsthafte Probleme auftreten. Fehler untergraben nicht nur das Vertrauen in Ihr Team, sondern können sich auch negativ auf das Image der Marke auswirken.
Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einen einfachen und klaren Prozess zu schaffen, der für das gesamte Team funktioniert. Wenn jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht und Sie einen einzigen Ort haben, um Informationen zu speichern, wird die Arbeit viel einfacher und effizienter. Infolgedessen kann sich das Team auf Kreativität und Strategie konzentrieren, anstatt endlose Nachrichten zu senden und nach dem richtigen Dokument zu suchen.
Der Postmypost-Dienst kann ein solches Werkzeug sein. Unser Dienst kann nicht nur zur Automatisierung des Veröffentlichungsprozesses verwendet werden, sondern auch, um eine vollwertige Teamarbeit für das gesamte Team zu organisieren. In diesem Artikel erklären wir, wie das geht.
Überblick über die Funktionen
Teamwork bietet die Möglichkeit zur effektiven Zusammenarbeit bei der Erstellung von Beiträgen, deren Freigabe und sicherem Zugriff auf Kommentare, Nachrichten und andere wichtige Aspekte.
Zum Beispiel können Sie die Phasen der Beitragserstellung klar definieren und Verbindungen zwischen ihnen herstellen. Zum Beispiel: Text schreiben → Design → Freigabe → Veröffentlichung.
Beim Wechsel von einer Phase zur anderen können Sie festlegen, wer Benachrichtigungen erhält.
Beispielsweise erhält der zuständige Spezialist sofort eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe, wenn ein Beitrag in die "Design"-Phase wechselt. In der "Freigabe"-Phase wird die Benachrichtigung an Ihren Kunden oder Vorgesetzten gesendet.
Teamwork ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf beliebige Funktionen bereitzustellen. Sie können nicht nur den Zugriff auf Veröffentlichungen, sondern auch auf Kommentare, Analysen oder Nachrichten gewähren. Sie können den Zugriff so konfigurieren, dass eine Person nur auf Kommentare antworten, diese aber nicht löschen kann.
Vorteile der Teamarbeit:
- Zugangskontrolle – Ihre Mitarbeiter und Kunden haben keinen Zugang zu Ihren Social-Media-Passwörtern und arbeiten ausschließlich über Postmypost. Sie können den Zugriff auf jeden Teil der Funktionen festlegen: Zum Beispiel können Sie den Zugriff auf ein Projekt gewähren, damit eine Person einen Beitrag sehen, ihn aber nicht löschen oder bearbeiten kann.
- Ausschluss aus dem Projekt – Sie können jemanden einfach aus dem Projekt entfernen, indem Sie in Postmypost ihren Zugang widerrufen. Es ist nicht notwendig, Passwörter zu ändern.
- Workflow-Phasen – Die Organisation der kollaborativen Arbeit an der Erstellung von Beiträgen wird zum Kinderspiel.
- Benachrichtigungen – Die Möglichkeit, Benachrichtigungen für alle Teilnehmer im Prozess festzulegen.
Diskussion von Beiträgen
Unser Service verfügt über eine Diskussionsfunktion, die Ihnen erlaubt, Gedanken sowohl innerhalb des Teams als auch mit Kunden zu teilen.
Unter jeder Veröffentlichung finden Sie unten rechts ein Symbol, um eine Diskussion zu starten. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Formular, in dem Sie Ihren internen Kommentar zur Veröffentlichung hinterlassen können.
Sobald ein neuer interner Kommentar erscheint, leuchtet eine gelbe Glocke im Veröffentlichungskalender und über dem Symbol für interne Kommentare auf.
Zugangseinstellungen
Jedes Projekt hat seinen eigenen Abschnitt "Team", der im linken Menü des aktiven Projekts angezeigt wird.
Um einem anderen Benutzer Zugriff auf das Projekt zu gewähren, gehen Sie zum Abschnitt "Team" des gewünschten Projekts und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Sie können aus einer Liste von Personen auswählen, die Sie zuvor hinzugefügt haben oder eine neue Person hinzufügen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben. Der neue Teilnehmer erhält einen direkten Einladungslink zur Registrierung oder zum Beitritt zu Ihrem Projekt.
Im geöffneten Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" neben "Vollzugriff auf den Veröffentlichungsbereich", aktivieren das Kontrollkästchen neben "Zugriff auf interne Kommentare" und klicken auf "Speichern".
Benachrichtigungseinstellungen
Sie können Benachrichtigungen per E-Mail oder Telegram einrichten.
Um eine Benachrichtigung hinzuzufügen, gehen Sie zum Einstellungsbereich des benötigten Projekts, wählen Sie "Benachrichtigungen" und klicken Sie auf "Erstellen". Im geöffneten Fenster wählen Sie die gewünschten Benachrichtigungen und geben den Kanal für deren Empfang an (E-Mail oder Telegram).
Im Block "Teamarbeit" aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Neuer Teamkommentar" und klicken auf "Speichern".
Team-Workflow-Phasen in Postmypost
Die kollaborative Arbeit an Beiträgen wird durch Phasen/Schritte der Veröffentlichungserstellung organisiert, die alle Teammitglieder und Kunden um Ihr Projekt herum vereinen und die Zusammenarbeit bei der Erstellung, Diskussion und Freigabe von Beiträgen erleichtern.
Beispiele für Workflow-Phasen für ein großes Team
- Der Texter schreibt den Beitragstext und gibt ihn zur nächsten Phase an den Designer weiter. Der Designer fügt Bilder hinzu. Danach können sie den Beitrag entweder zur nächsten Phase weiterleiten oder zur Überarbeitung an den Texter zurückgeben.
- Der Projektmanager überprüft den Beitrag: Wenn alles in Ordnung ist, sendet er ihn zur Freigabe.
- Der Kunde genehmigt die Beiträge.
Die Phasen sehen daher so aus: Texterstellung > Design > Überprüfung > Freigabe.
Wenn nur die Kundenfreigabe von Beiträgen erforderlich ist
Oft wird die Teamwork-Funktion nur benötigt, um dem Kunden die fertigen Beiträge zu zeigen und deren Freigabe zu erhalten.
In diesem Fall sieht die Interaktion zwischen den Teilnehmern so aus:
- Der SMM bereitet Beiträge in Postmypost vor. Phase "Beitragserstellung."
- Der SMM sendet die Beiträge zur Phase "Freigabe".
- Der Kunde überprüft die Beiträge und sendet sie entweder zur Veröffentlichung oder zur Überarbeitung an den Manager zurück.
Die Workflow-Phasen sind: Beitragserstellung > Freigabe.
Die bereitgestellten Beispiele sind nur Optionen für kollaborative Arbeit. Die Phasen können angepasst werden, um der spezifischen Zusammensetzung Ihres Teams zu entsprechen.
Wie Sie sehen können, bietet Postmypost umfangreiche Möglichkeiten für das Projektmanagement. Keine endlosen Chats, Dokumente und verlorene Zugänge, Nachrichten und wichtige Informationen mehr. Alles an einem Ort. Testen Sie es kostenlos für 7 Tage!
