En un equipo de gestión de redes sociales, es crucial que todos los miembros trabajen juntos sin problemas, como una máquina bien engrasada. Si los procesos no están optimizados, el trabajo puede convertirse rápidamente en caos.
Imagina a cada empleado trabajando en su propio mundo: algunos escriben publicaciones, otros buscan imágenes adecuadas, y algunos han olvidado por completo que necesitan publicar algo hoy. Como resultado, nos enfrentamos a numerosos malentendidos, publicaciones inconsistentes y, por supuesto, tiempo perdido. Y el tiempo perdido significa dinero perdido.
La mensajería constante y el uso de múltiples documentos de Google solo complican la situación. En lugar de centrarse en la creatividad y en interactuar con los seguidores, el equipo pasa tiempo buscando la información necesaria y coordinando acciones. Esto es ineficiente y agotador.
Si los procesos no están bien establecidos, pueden surgir serios problemas. Los errores no solo socavan la confianza en tu equipo, sino que también pueden impactar negativamente la imagen de la marca.
Para evitar esto, es esencial crear un proceso simple y claro que funcione para todo el equipo. Cuando todos entienden sus roles y responsabilidades, y tienes un lugar único para almacenar información, el trabajo se vuelve mucho más fácil y eficiente. Como resultado, el equipo puede centrarse en la creatividad y la estrategia en lugar de en una mensajería interminable y en buscar el documento correcto.
El servicio Postmypost puede ser una herramienta tal. Nuestro servicio se puede utilizar no solo para automatizar el proceso de publicación sino también para organizar un trabajo en equipo completo para todo el equipo. En este artículo, explicaremos cómo hacer esto.
Resumen de Funciones
El trabajo en equipo proporciona una oportunidad para la colaboración efectiva en la creación de publicaciones, su aprobación y asegurar el acceso compartido a comentarios, mensajes y otros aspectos importantes.
Por ejemplo, puedes definir claramente las etapas de creación de publicaciones y establecer conexiones entre ellas. Por ejemplo: redacción de texto → diseño → aprobación → publicación.
Al pasar de una etapa a otra, puedes establecer quién recibirá notificaciones.
Por ejemplo, cuando una publicación pasa a la etapa de "Diseño", el especialista relevante recibe inmediatamente una notificación sobre la nueva tarea. En la etapa de "Aprobación", la notificación se enviará a tu cliente o supervisor.
El trabajo en equipo te permite proporcionar acceso a cualquier función. Puedes otorgar acceso no solo a las publicaciones, sino también a comentarios, analíticas o mensajes. Puedes configurar el acceso para que una persona solo pueda responder a comentarios pero no eliminarlos.
Beneficios del Trabajo en Equipo:
- Control de Acceso – Tus empleados y clientes no tienen acceso a tus contraseñas de redes sociales y trabajan exclusivamente a través de Postmypost. Puedes establecer acceso a cualquier parte de las funciones: por ejemplo, puedes proporcionar acceso a un proyecto para que una persona pueda ver una publicación pero no eliminarla ni editarla.
- Exclusión del Proyecto – Puedes eliminar fácilmente a alguien del proyecto en Postmypost simplemente revocando su acceso. No hay necesidad de cambiar contraseñas.
- Etapas del Flujo de Trabajo – Organizar el trabajo colaborativo en la creación de publicaciones se convierte en algo fácil.
- Notificaciones – La capacidad de establecer notificaciones para todos los participantes en el proceso.
Discusión de Publicaciones
Nuestro servicio tiene una característica de discusión que te permite compartir pensamientos tanto dentro del equipo como con los clientes.
Debajo de cada publicación, en la esquina inferior derecha, encontrarás un ícono para iniciar una discusión. Al hacer clic en él se abrirá un formulario donde podrás dejar tu comentario interno sobre la publicación.
Tan pronto como aparezca un nuevo comentario interno, una campana amarilla se encenderá en el calendario de publicaciones y sobre el ícono de comentarios internos.
Configuración de Acceso
Cada proyecto tiene su sección "Equipo", que se muestra en el menú izquierdo del proyecto activo.
Para conceder acceso al proyecto a otro usuario, ve a la sección "Equipo" del proyecto deseado y haz clic en el botón "Agregar". Puedes elegir de una lista de personas que has añadido anteriormente o añadir una nueva proporcionando su dirección de correo electrónico. El nuevo participante recibirá un enlace de invitación directa para registrarse o unirse a tu proyecto.
En la ventana abierta, haz clic en el botón "Configurar" junto a "Acceso completo a la sección de Publicaciones", marca la casilla junto a "Acceso a comentarios internos" y haz clic en "Guardar."
Configuración de Notificaciones
Puedes configurar notificaciones por correo electrónico o Telegram.
Para agregar una notificación, ve a la sección de configuración del proyecto necesario, selecciona "Notificaciones" y haz clic en "Crear". En la ventana abierta, elige las notificaciones deseadas y especifica el canal para recibirlas (correo electrónico o Telegram).
En el bloque "Trabajo en Equipo", marca la casilla junto a "Nuevo comentario del equipo" y haz clic en "Guardar."
Etapas del Flujo de Trabajo en Equipo en Postmypost
El trabajo colaborativo en publicaciones se organiza a través de etapas/pasos de creación de publicaciones, que ayudan a unir a todos los miembros del equipo y a los clientes alrededor de tu proyecto, facilitando la colaboración en la creación, discusión y aprobación de publicaciones.
Ejemplos de Etapas del Flujo de Trabajo para un Gran Equipo
- El redactor escribe el texto de la publicación y lo pasa a la siguiente etapa, el diseñador. El diseñador añade imágenes. Después de eso, pueden pasar la publicación a la siguiente etapa o devolverla para revisión al redactor.
- El gestor de proyectos revisa la publicación: si todo está en orden, la envía para aprobación.
- El cliente aprueba las publicaciones.
Así, las etapas serán las siguientes: Redacción > Diseño > Revisión > Aprobación.
Si Solo se Requiere la Aprobación del Cliente de las Publicaciones
A menudo, la función de trabajo en equipo es necesaria únicamente para mostrar las publicaciones terminadas al cliente y obtener su aprobación.
En este caso, la interacción entre los participantes se ve así:
- El SMM prepara las publicaciones en Postmypost. Etapa "Creación de Publicaciones."
- El SMM envía las publicaciones a la etapa de "Aprobación."
- El cliente revisa las publicaciones y ya sea las envía para publicación o las devuelve al gestor para revisión.
Las etapas del flujo de trabajo son: Creación de Publicaciones > Aprobación.
Los ejemplos proporcionados son solo opciones para el trabajo colaborativo. Las etapas se pueden personalizar para adaptarse a la composición específica de tu equipo.
Como puedes ver, Postmypost ofrece amplias posibilidades para la gestión de proyectos. No más chats interminables, documentos y accesos perdidos, mensajes e información importante. Todo está en un solo lugar. ¡Pruébalo gratis durante 7 días!
