Dans une équipe de gestion des réseaux sociaux, il est crucial que tous les membres travaillent ensemble harmonieusement, comme une machine bien huilée. Si les processus ne sont pas rationalisés, le travail peut rapidement se transformer en chaos.
Imaginez chaque employé travaillant dans son propre monde : certains écrivent des publications, d'autres recherchent des images appropriées, et certains ont complètement oublié qu'ils doivent publier quelque chose aujourd'hui. En conséquence, nous faisons face à de nombreux malentendus, des publications incohérentes et, bien sûr, du temps perdu. Et le temps perdu signifie de l'argent perdu.
Les messages constants et l'utilisation de multiples documents Google ne font que compliquer la situation. Au lieu de se concentrer sur la créativité et l'engagement avec les abonnés, l'équipe passe du temps à chercher les informations nécessaires et à coordonner les actions. Cela est inefficace et épuisant.
Si les processus ne sont pas bien établis, des problèmes sérieux peuvent survenir. Les erreurs non seulement sapent la confiance dans votre équipe, mais peuvent également nuire à l'image de la marque.
Pour éviter cela, il est essentiel de créer un processus simple et clair qui fonctionne pour toute l'équipe. Lorsque chacun comprend ses rôles et responsabilités, et que vous disposez d'un lieu unique pour stocker les informations, le travail devient beaucoup plus facile et efficace. En conséquence, l'équipe peut se concentrer sur la créativité et la stratégie plutôt que sur des messages interminables et la recherche du bon document.
Le service Postmypost peut être un tel outil. Notre service peut être utilisé non seulement pour automatiser le processus de publication, mais aussi pour organiser un travail d'équipe à part entière pour toute l'équipe. Dans cet article, nous expliquerons comment faire cela.
Aperçu des fonctionnalités
Le travail d'équipe offre une opportunité de collaboration efficace sur la création de publications, leur approbation et l'assurance d'un accès partagé aux commentaires, messages et autres aspects importants.
Par exemple, vous pouvez définir clairement les étapes de création des publications et établir des connexions entre elles. Par exemple : rédaction de texte → design → approbation → publication.
Lors du passage d'une étape à une autre, vous pouvez définir qui recevra les notifications.
Par exemple, lorsqu'une publication passe à l'étape "Design", le spécialiste concerné reçoit immédiatement une notification concernant la nouvelle tâche. À l'étape "Approbation", la notification sera envoyée à votre client ou superviseur.
Le travail d'équipe vous permet de fournir l'accès à n'importe quelles fonctions. Vous pouvez accorder l'accès non seulement aux publications mais aussi aux commentaires, analyses ou messages. Vous pouvez configurer l'accès de sorte qu'une personne puisse uniquement répondre aux commentaires mais ne puisse pas les supprimer.
Avantages du travail d'équipe :
- Contrôle d'accès – Vos employés et clients n'ont pas accès à vos mots de passe de réseaux sociaux et travaillent exclusivement via Postmypost. Vous pouvez définir l'accès à n'importe quelle partie des fonctions : par exemple, vous pouvez fournir l'accès à un projet pour qu'une personne puisse voir une publication mais ne puisse pas la supprimer ou la modifier.
- Exclusion du projet – Vous pouvez facilement retirer quelqu'un du projet dans Postmypost en révoquant simplement son accès. Il n'est pas nécessaire de changer les mots de passe.
- Étapes du flux de travail – L'organisation du travail collaboratif sur la création des publications devient un jeu d'enfant.
- Notifications – La possibilité de définir des notifications pour tous les participants au processus.
Discussion des publications
Notre service dispose d'une fonctionnalité de discussion qui vous permet de partager vos idées aussi bien au sein de l'équipe qu'avec les clients.
Sous chaque publication, dans le coin inférieur droit, vous trouverez une icône pour démarrer une discussion. En cliquant dessus, un formulaire s'ouvrira où vous pourrez laisser votre commentaire interne sur la publication.
Dès qu'un nouveau commentaire interne apparaît, une cloche jaune s'allume dans le calendrier de publication et au-dessus de l'icône des commentaires internes.
Paramètres d'accès
Chaque projet a sa section "Équipe", qui est affichée dans le menu de gauche du projet actif.
Pour accorder l'accès au projet à un autre utilisateur, accédez à la section "Équipe" du projet souhaité et cliquez sur le bouton "Ajouter". Vous pouvez choisir parmi une liste de personnes ajoutées précédemment ou en ajouter une nouvelle en fournissant son adresse email. Le nouveau participant recevra un lien d'invitation direct pour l'enregistrement ou pour rejoindre votre projet.
Dans la fenêtre ouverte, cliquez sur le bouton "Configurer" à côté de "Accès complet à la section Publications", cochez la case à côté de "Accès aux commentaires internes", et cliquez sur "Enregistrer".
Paramètres de notification
Vous pouvez configurer les notifications par email ou Telegram.
Pour ajouter une notification, allez dans la section des paramètres du projet nécessaire, sélectionnez "Notifications" et cliquez sur "Créer". Dans la fenêtre ouverte, choisissez les notifications souhaitées et spécifiez le canal pour les recevoir (email ou Telegram).
Dans le bloc "Travail d'équipe", cochez la case à côté de "Nouveau commentaire d'équipe" et cliquez sur "Enregistrer".
Étapes du flux de travail en équipe dans Postmypost
Le travail collaboratif sur les publications est organisé à travers les étapes de création des publications, ce qui aide à unir tous les membres de l'équipe et les clients autour de votre projet, facilitant la collaboration pour créer, discuter et approuver les publications.
Exemples d'étapes du flux de travail pour une grande équipe
- Le rédacteur rédige le texte de la publication et le transmet à l'étape suivante, le designer. Le designer ajoute les images. Ensuite, ils peuvent soit passer la publication à l'étape suivante, soit la retourner au rédacteur pour révision.
- Le chef de projet vérifie la publication : si tout est en ordre, il l'envoie pour approbation.
- Le client approuve les publications.
Ainsi, les étapes seront les suivantes : Rédaction > Design > Révision > Approbation.
Si seule l'approbation du client des publications est requise
Souvent, la fonction de travail d'équipe est nécessaire uniquement pour montrer les publications terminées au client et obtenir leur approbation.
Dans ce cas, l'interaction entre les participants ressemble à ceci :
- Le SMM prépare les publications dans Postmypost. Stade "Création de publication."
- Le SMM envoie les publications à l'étape "Approbation."
- Le client examine les publications et les envoie soit pour publication, soit les retourne au gestionnaire pour révision.
Les étapes du flux de travail sont : Création de publication > Approbation.
Les exemples fournis ne sont que des options de travail collaboratif. Les étapes peuvent être personnalisées pour s'adapter à la composition spécifique de votre équipe.
Comme vous pouvez le voir, Postmypost offre de vastes possibilités de gestion de projet. Plus de discussions interminables, documents et accès perdus, messages et informations importantes. Tout est au même endroit. Essayez-le gratuitement pendant 7 jours !
