Trabajar en una agencia de SMM es como hacer malabares: decenas de clientes, cientos de publicaciones, miles de mensajes de seguidores y colegas. Mientras un cliente espera la aprobación del contenido, otro ya pregunta por el informe de la semana pasada.
En este flujo es fácil cometer errores. Pero se pueden evitar. Te contamos cómo Postmypost ayuda a establecer un proceso transparente y manejable.
Planifica las etapas de trabajo
El servicio tiene un sistema de etapas flexible. Permite adaptar el proceso de trabajo a tu estilo y estructura de equipo, desde un especialista individual hasta una gran agencia con aprobación multinivel.
La interfaz se asemeja a Trello. Las etapas son columnas visuales en tu tablero. Por ejemplo: borrador — revisión — aprobación — publicación. Cada miembro del equipo ve dónde se encuentra la publicación y qué hacer con ella.
Cómo crear etapas para tu proceso
Ve a la sección "Proceso de trabajo" y haz clic en el más y "Crear etapa".
Dale un nombre, por ejemplo, "Aprobación con el cliente" o "Edición", y haz clic en "Guardar".
Allí mismo configura la lógica de transiciones:
- hacia atrás — se puede devolver la publicación a revisión o a cualquier etapa anterior;
- hacia adelante — enviarla al siguiente paso o directamente a la sección necesaria.
Activa la aprobación y la publicación automática
Cuando varias personas trabajan en el contenido — copywriter, diseñador, marketero y cliente — es fácil pasar algo por alto. Uno no notó un error tipográfico, otro no entendió la tarea, el tercero envió accidentalmente la publicación a la publicación. Para evitar esto, se puede configurar un sistema de aprobación. Garantiza que ninguna publicación se publique en redes sociales antes de su aprobación.
Es conveniente orientarse en tres formatos de aprobación:
- No obligatoria — cuando solo se necesita revisar publicaciones específicas;
- Obligatoria — la publicación se envía automáticamente a revisión después de una etapa determinada (por ejemplo, al agregar una imagen). Mientras al menos una persona responsable no apruebe el material, la publicación no se llevará a cabo;
- Aprobación multinivel — solución para agencias con múltiples niveles de revisión. Para cada nivel asignas un especialista diferente.
Cómo configurar las etapas de aprobación lo explicamos detalladamente en este artículo.
Con las etapas de aprobación, el cliente solo ve el contenido listo — sin borradores ni discusiones internas. Y el gerente está seguro de que todo el contenido ha sido aprobado y cumple con los estándares de la marca.
Cómo configurar el sistema a tu medida
En cada agencia hay un ritmo y una composición de equipo diferentes, por lo que en Postmypost las etapas se pueden ajustar a tu manera.
Si llevas un proyecto solo, la estructura puede ser lo más simple posible:
idea — borrador — revisión — programados — publicados
Para pequeñas agencias o startups, un esquema lineal es adecuado:
borradores — aprobación — programados — publicados
A los equipos grandes y agencias les importa especialmente la estructura, ya que puede haber varias personas involucradas en la aprobación. En este caso, se pueden configurar etapas como estas:
texto — revisión de texto — diseño — verificación visual — aprobación por el marketero — aprobación por el director — aprobación por el cliente — publicación
Si tienes un equipo de proyecto con contratistas externos, la cadena puede ser así:
Pliego de condiciones — ejecución — verificación por el marketero — aprobación por el cliente — publicación
Así, todas las tareas se cumplirán a tiempo. Los especialistas ven qué pliegos de condiciones pueden tomar para trabajar y qué publicaciones necesitan ser formalizadas. Y el marketero y el cliente reciben notificaciones solo cuando el material está listo para su revisión.
Cómo configurar los roles del equipo en Postmypost, puedes leer en este artículo.
Cuando todo es sistemático, el equipo respira más fácil. Con esto ayuda Postmypost: el especialista sabe su área de trabajo, se cumplen los plazos y el cliente ve el resultado final. Intenta construir tu proceso a través de nuestro servicio — y verás que gestionar contenido puede hacerse sin pánico.
