Imagina: un copywriter escribe texto en Google Docs, un diseñador envía un diseño por Telegram, un gerente establece plazos en Excel, y un cliente pide que se envíe todo en un solo archivo por correo. El resultado: la publicación se retrasa, las correcciones se pierden en la correspondencia, y el especialista en SMM, en lugar de ser creativo, intenta entender qué versión del texto publicar.
Pero se puede trabajar de otra manera: sin constantes cambios entre servicios y errores. Basta con organizar el proceso de tal manera que cada uno conozca su rol y las tareas avancen según un sistema claro. En este artículo analizaremos cómo reunir al equipo en un solo espacio de trabajo y convertir el caos en un proceso optimizado.
Tablero en Postmypost
Si alguna vez has utilizado Trello, el formato de tableros te será familiar: las tareas se muestran como tarjetas y se mueven por columnas de una etapa a otra. Pero estos tipos de herramientas tienen un inconveniente: por sí solas no están conectadas a la publicación en redes sociales. Es decir, planificar es conveniente, pero luego hay que volver a saltar entre servicios: tablas por un lado, mensajeros por otro, y un servicio para publicaciones programadas.
En Postmypost hemos unido todas las etapas en un solo lugar y hemos creado un tablero diseñado para el trabajo del equipo de SMM. Tú creas la publicación, defines el briefing para el copywriter y el diseñador, apruebas el material dentro del equipo, se lo muestras al cliente o al líder y estableces de inmediato la fecha de publicación. Es decir, no es necesario cambiar entre aplicaciones.
Cada publicación en el tablero vive en su propia columna. Las columnas son las etapas del proceso de trabajo: "Borrador", "Creación", "Aprobación", "Planificación", "Publicado". Pero lo más conveniente es que se pueden ajustar a tu formato. Por ejemplo, agregar un paso separado de "Diseño" o "Revisión Legal".
En esencia, el tablero en Postmypost es la ruta de la publicación, desde la idea hasta su aparición en redes sociales. Siempre puedes ver en qué etapa se encuentra y quién es el responsable. Para más detalles sobre el uso del tablero, consulta este material.
Etapas de trabajo
Puedes configurar las etapas tú mismo, pero hay una opción básica que se adapta a la mayoría de los equipos.
- Borrador. Aquí el project manager o el especialista en SMM recopila todas las ideas y bocetos. En la tarjeta se pueden escribir los puntos clave, la estructura de la publicación o el briefing para el copywriter y el diseñador. Son notas rápidas que más tarde se convertirán en contenido. También puedes seleccionar de inmediato la fecha y hora de publicación.
- Redacción. En esta etapa, el especialista escribe el texto, basándose en el briefing dejado.
- Diseño. El diseñador, al ver la tarea del especialista en SMM y del copywriter, crea y adjunta imágenes.
- Aprobación. Cuando el equipo está listo para mostrar el resultado, la publicación se envía para aprobación al cliente. Él solo ve esta etapa — no se involucra en borradores ni en discusiones internas.
- Planificación. Si al cliente le gusta todo, hace clic en el botón "Aprobar" y la publicación pasa a la etapa de programadas — no es necesario publicarla manualmente. El servicio de auto-publicación Postmypost hará todo por ti.
- Publicación. Si la publicación está en esta etapa, significa que ha salido con éxito.
En la sección "Proceso de trabajo" puedes editar las etapas a tu medida.
Para que nadie se pierda su etapa, puedes activar notificaciones a través de Telegram, correo electrónico y push en la aplicación. Más detalles sobre esto — en la guía.
Cuando la publicación pasa, por ejemplo, a la etapa de "Diseño", el diseñador recibe inmediatamente un mensaje sobre esto. Lo mismo ocurre con el cliente en la etapa de aprobación — recibe una notificación y puede acceder al enlace de inmediato.
Las notificaciones se configuran en la sección "Equipo" en el menú de la derecha.
Roles y derechos de acceso
En Postmypost hay un sistema de roles y derechos de acceso. Cada especialista trabaja en su zona de responsabilidad — el administrador gestiona el proceso general.
El gerente crea y edita publicaciones, las publica, trabaja con análisis y monitoreo. Pero no puede omitir las etapas de aprobación.
El administrador tiene control total. Gestión del proyecto, acceso a cualquier función y configuración.
El creador es responsable del contenido. Escribe textos, carga visuales, participa en discusiones. Pero no puede publicar las publicaciones.
También hay un aprobador — la persona que solo acepta o rechaza materiales. Por ejemplo, un abogado.
Si las funciones disponibles no son suficientes, se pueden configurar derechos flexibles.
Puedes configurar roles en la sección "Equipo".
Por qué es beneficioso para el equipo
Cuando todos trabajan en un mismo espacio, el caos simplemente no tiene tiempo de surgir. ¿Cuáles son los otros beneficios?
- Un servicio en lugar de tres. Ya no es necesario saltar entre tablas, mensajeros y Trello. Todo vive en Postmypost.
- Ahorro de tiempo. Cuanto menos cambios y acciones innecesarias, más tiempo queda para la creatividad y la estrategia.
- Seguridad. Las contraseñas de las redes sociales no se pasan de mano en mano. Todos trabajan a través de Postmypost con el nivel de acceso que necesitan.
Prueba a configurar roles y etapas de trabajo en Postmypost y sentirás la diferencia de inmediato. En lugar de aprobaciones infinitas y tablas, tendrás un sistema claro que ahorra tiempo y nervios a todo el equipo.
