Imaginez : un rédacteur écrit un texte dans Google Docs, un designer envoie une maquette sur Telegram, un manager fixe des délais dans Excel, et un client demande d'envoyer le tout dans un seul fichier par e-mail. Au final, le post est publié en retard, les corrections se perdent dans les échanges, et le spécialiste SMM essaie de comprendre quelle version du texte publier au lieu de laisser libre cours à sa créativité.
Pourtant, il est possible de travailler différemment : sans passer sans cesse d'un service à l'autre et sans erreurs. Il suffit d'organiser le processus de manière à ce que chacun connaisse son rôle et que les tâches avancent selon un système clair. Dans cet article, nous allons voir comment rassembler une équipe dans un même espace de travail et transformer le chaos en processus fluide.
Tableau dans Postmypost
Si vous avez déjà utilisé Trello, le format des tableaux vous est familier : les tâches apparaissent sous forme de cartes et avancent dans des colonnes d'étape en étape. Mais ces outils ont un inconvénient : ils ne sont pas liés à la publication sur les réseaux sociaux. Autrement dit, il est pratique de planifier, mais il faut ensuite courir à nouveau d'un service à l'autre : des tableaux séparés, des messageries distinctes, un service pour la publication programmée.
Dans Postmypost, nous avons regroupé toutes les étapes au même endroit et créé un tableau conçu pour le travail des équipes SMM. Vous créez un post, rédigez un cahier des charges pour le rédacteur et le designer, validez le contenu au sein de l'équipe, le montrez au client ou au responsable, et fixez immédiatement la date de publication. Vous n'avez donc pas besoin de passer d'une application à l'autre.
Chaque post sur le tableau vit dans sa propre colonne. Les colonnes représentent les étapes du processus de travail : « Brouillon », « Création », « Validation », « Planification », « Publié ». Mais le plus pratique, c'est que vous pouvez les adapter à votre format. Par exemple, ajouter une étape « Design » ou « Vérification juridique ».
En fait, le tableau dans Postmypost est le parcours du post, de l'idée à la publication sur les réseaux sociaux. Vous voyez toujours à quelle étape il se trouve et qui en est responsable. Les détails sur le fonctionnement du tableau sont disponibles dans cet article.
Étapes de travail
Vous pouvez configurer les étapes vous-même, mais il existe une option de base — elle convient à la plupart des équipes.
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Brouillon. Ici, le chef de projet ou le spécialiste SMM collecte toutes les idées et ébauches. Dans la carte, vous pouvez rédiger des points clés, la structure du post ou un cahier des charges pour le rédacteur et le designer. Ce sont des notes rapides qui se transformeront plus tard en contenu. Vous pouvez également choisir la date et l'heure de publication.
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Rédaction. À ce stade, le spécialiste écrit le texte en se basant sur le cahier des charges fourni.
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Design. Le designer, voyant la tâche du spécialiste SMM et du rédacteur, crée et attache des images.
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Validation. Lorsque l'équipe est prête à montrer le résultat, le post est envoyé pour validation au client. Il ne voit que cette étape — il ne s'immisce pas dans les brouillons ni dans les discussions internes.
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Planification. Si le client est satisfait, il clique sur le bouton « Valider » et le post passe à l'étape de planification — il n'est pas nécessaire de publier manuellement. Le service de publication automatique Postmypost s'en chargera pour vous.
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Publication. Si le post est à ce stade, cela signifie qu'il a été publié avec succès.
Dans la section « Processus de travail », vous pouvez modifier les étapes selon vos besoins.
Pour que personne ne manque son étape, vous pouvez activer des notifications via Telegram, e-mail et notifications push dans l'application. En savoir plus à ce sujet — dans le guide.
Lorsque le post passe, par exemple, à l'étape « Design », le designer reçoit immédiatement un message à ce sujet. Il en va de même pour le client lors de l'étape de validation — il reçoit une notification et peut immédiatement suivre le lien.
Les notifications se configurent dans la section « Équipe » du menu à droite.
Rôles et droits d'accès
Dans Postmypost, il existe un système de rôles et de droits d'accès. Chaque spécialiste travaille dans sa zone de responsabilité — le processus global est géré par l'administrateur.
Le manager crée et édite des posts, les publie, travaille avec l'analyse et la surveillance. Mais il ne peut pas sauter les étapes de validation.
L'administrateur a un contrôle total. Gestion du projet, accès à toutes les fonctions et paramètres.
Le créateur est responsable du contenu. Il écrit des textes, télécharge des visuels, participe aux discussions. Mais il ne peut pas publier de posts.
Il y a aussi un valideur — une personne qui se contente d'accepter ou de rejeter les matériaux. Par exemple, un juriste.
Si les rôles disponibles ne suffisent pas, vous pouvez configurer des droits flexibles.
Vous pouvez configurer les rôles dans la section « Équipe ».
Pourquoi c'est bénéfique pour l'équipe
Lorsque tout le monde travaille dans un même espace, le chaos n'a tout simplement pas le temps d'émerger. Quels sont les autres avantages ?
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Un service au lieu de trois. Il n'est plus nécessaire de sauter entre tableaux, messageries et Trello. Tout vit dans Postmypost.
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Gain de temps. Moins il y a de changements et d'actions inutiles, plus il reste de temps pour la créativité et la stratégie.
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Sécurité. Les mots de passe des réseaux sociaux ne sont pas transmis de main en main. Tout le monde travaille via Postmypost avec le niveau d'accès dont il a besoin.
Essayez de configurer les rôles et les étapes de travail dans Postmypost et vous ressentirez immédiatement la différence. Au lieu d'approbations sans fin et de tableaux, vous aurez un système clair qui économise le temps et les nerfs de toute l'équipe.
