Dans une équipe chargée de la gestion des réseaux sociaux, il est important que tous les membres travaillent de manière coordonnée, comme un seul mécanisme. Si les processus ne sont pas réglés, le travail devient chaotique.
Imaginez que chaque employé travaille dans son propre monde : quelqu'un écrit des posts, quelqu'un d'autre cherche des images appropriées, et une autre personne a complètement oublié qu'il fallait publier aujourd'hui. En conséquence, nous faisons face à de nombreux malentendus, des publications non coordonnées, et bien sûr une perte de temps. Et le temps perdu, c'est de l'argent perdu.
Les échanges constants dans les messageries et l'utilisation de nombreux documents Google ne font que compliquer la situation. Au lieu de se concentrer sur la créativité et l'interaction avec les abonnés, l'équipe passe son temps à chercher les informations nécessaires et à coordonner les actions. Cela est inefficace et épuisant.
Si les processus ne sont pas réglés, de graves problèmes peuvent survenir. Les erreurs ne compromettent pas seulement la confiance envers votre équipe, mais peuvent également nuire à l'image de marque.
Pour éviter cela, il est nécessaire de créer un processus simple et clair qui fonctionne pour toute l'équipe. Lorsque tout le monde comprend ses rôles et responsabilités, et que vous avez un endroit unique pour stocker les informations, le travail devient beaucoup plus simple et efficace. En conséquence, l'équipe peut se concentrer sur la créativité et la stratégie, plutôt que sur les échanges infinis et la recherche de documents nécessaires.
Un tel outil pourrait être le service Postmypost. Notre service peut être utilisé non seulement pour automatiser le processus de publication, mais aussi pour organiser un travail complet pour toute l'équipe. Dans cet article, nous vous expliquerons comment y parvenir.
Vue d'ensemble des fonctionnalités
Le travail d'équipe, c'est la possibilité de collaborer efficacement dans la création de posts, leur validation, ainsi que pour garantir un accès partagé aux commentaires, messages et autres aspects importants.
Par exemple : vous pouvez clairement définir les étapes de création des posts et établir des connexions entre elles. Exemple : rédaction du texte > design > validation > publication.
Lors du passage d'une étape à l'autre, vous pouvez configurer qui recevra exactement les notifications.
Par exemple : lorsque le post passe à l'étape "Design", le spécialiste correspondant reçoit immédiatement une notification d'une nouvelle tâche. Et à l'étape "Validation", la notification sera envoyée à votre client ou responsable.
Le travail d'équipe donne la possibilité de fournir l'accès à n'importe quelle fonction. Vous pouvez accorder l'accès non seulement aux publications, mais aussi au travail avec les commentaires, l'analyse ou les messages. Vous pouvez configurer l'accès de telle manière qu'une personne ne puisse que répondre aux commentaires, sans avoir la possibilité de les supprimer.
Avantages du travail d'équipe:
Paramétrage de l'accès — vos employés et clients n'ont pas accès à vos mots de passe sur les réseaux sociaux et travaillent exclusivement via Postmypost. Vous pouvez configurer l'accès à toute fonction : par exemple, vous pouvez accorder l'accès au projet de manière à ce qu'une personne puisse voir le post, mais sans pouvoir le supprimer ou le modifier.
Exclusion du projet — vous pouvez facilement exclure une personne d'un projet dans Postmypost, simplement en annulant son accès. Pas besoin de changer les mots de passe.
Paramétrage des étapes de travail — organiser une collaboration autour de la création des posts devient un jeu d'enfant.
Notifications — possibilité de configurer des notifications pour tous les participants au processus.
Discussion des posts
Notre service dispose d'une fonction de discussion des publications, qui vous permet d'échanger des idées au sein de l'équipe et avec les clients.
Sous chaque publication, dans le coin inférieur droit, vous trouverez une icône pour lancer une discussion. En cliquant dessus, un formulaire s'ouvrira où vous pourrez laisser votre commentaire interne à la publication.
Dès qu'un nouveau commentaire interne apparaît, une cloche jaune s'allumera dans le calendrier des publications et au-dessus de l'icône des commentaires internes.
Paramétrage de l'accès
Chaque projet a sa propre section "Équipe", qui s'affiche dans le menu de gauche dans le projet actif.
Pour donner accès au projet à un autre utilisateur, accédez à la section "Équipe" du projet dont vous avez besoin et cliquez sur le bouton "Ajouter". Vous pourrez choisir parmi les personnes que vous avez déjà ajoutées ou ajouter un nouveau membre en indiquant son email. Le nouveau participant recevra un lien d'invitation direct pour s'inscrire ou rejoindre votre projet.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton "Configurer" à côté de l'option "Accès complet à la section Publications", cochez la case "Accès aux commentaires internes" et cliquez sur "Enregistrer".
Paramétrage des notifications
Vous pouvez configurer des notifications par email ou dans Telegram.
Pour ajouter une notification, accédez à la section des paramètres du projet nécessaire, sélectionnez "Notifications" et cliquez sur "Créer". Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez les notifications souhaitées et spécifiez le canal de réception (email ou Telegram).
Dans le bloc "Travail d'équipe", cochez la case "Nouveau commentaire de l'équipe" et cliquez sur "Enregistrer".
Étapes de travail de l'équipe dans le service Postmypost
La collaboration sur les posts est organisée à l'aide d'étapes/étapes de création des publications, qui aident à réunir tous les membres de l'équipe et les clients autour de votre projet, organisant un travail collaboratif sur la création, la discussion et la validation des posts.
Exemples d'étapes de travail pour une grande équipe
- Le copywriter rédige le texte du post et le transmet à l'étape suivante, au designer. Le designer ajoute des images. Il peut ensuite transmettre le post à l'étape suivante ou le renvoyer au copywriter pour révision.
- Le chef de projet vérifie le post : si tout est en ordre, il l'envoie pour validation.
- Le client approuve les posts.
Ainsi, les étapes seront les suivantes : Copywriting > Design > Vérification > Validation.
Si seuls des posts doivent être approuvés avec le client
Souvent, la fonction de travail d'équipe n'est nécessaire que pour montrer les posts finis au client et les valider.
Dans ce cas, l'interaction entre les participants ressemble à cela :
- Le SMM prépare des posts dans Postmypost. Étape "Création de post".
- Le SMM envoie les posts à l'étape "Validation".
- Le client consulte les posts et les envoie soit pour publication, soit les retourne au manager pour modifications.
Les étapes de travail sont ainsi : Création de post > Validation.
Les exemples donnés ne sont que des variations de collaboration. Les étapes peuvent être ajustées pour s'adapter à la composition spécifique de votre équipe.
Comme vous pouvez le voir, le service Postmypost offre de vastes possibilités pour la gestion de projet. Plus besoin de chats interminables, de documents et de pertes d'accès, de messages et d'informations importantes. Tout en un seul endroit. Essayez gratuitement pendant 7 jours!
